Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel: Heizkosten und Zwischenablesung

Wechselt der Mieter mitten im Abrechnungsjahr, erstellst du trotzdem nur eine Jahresabrechnung für das Haus und teilst den Anteil der Wohnung auf Alt- und Neumieter auf: die Verbrauchskosten für Heizung und Warmwasser nach der Zwischenablesung (§ 9b HeizkostenV), die Grundkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die übrigen Betriebskosten nach Tagen. Jeder Mieter bekommt eine eigene Abrechnung für seine Mietzeit, zum regulären Termin und spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Eine Zwischenabrechnung beim Auszug musst du nicht erstellen. Hier findest du den Ablauf, die Regeln für Heizkosten, Gradtagszahlen und Wasser, ein Rechenbeispiel mit Stichtag und eine Checkliste.

Eine Jahresabrechnung, zwei Mieteranteile

Du musst beim Auszug nicht sofort abrechnen. Nach § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB bist du zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Du rechnest wie immer nach Ende des Abrechnungszeitraums ab und ordnest dann jedem Mieter die Kosten und Vorauszahlungen seiner Mietzeit zu:

• Altmieter: Abrechnung vom Beginn des Abrechnungszeitraums (oder seinem Einzug) bis zum Ende seines Mietverhältnisses.
• Neumieter: Abrechnung vom Beginn seines Mietverhältnisses bis zum Ende des Abrechnungszeitraums.

Für beide gilt dieselbe Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Der Auszug verschiebt diesen Stichtag nicht. Versäumst du die Frist, kannst du keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 3). § 556 Abs. 3 BGB schließt nur die Nachforderung aus; ein Guthaben des Mieters bleibt nach der Rechtsprechung bestehen.

In der Regel nicht sachgerecht ist es, dem aktuellen Mieter die Kosten des ganzen Jahres in Rechnung zu stellen oder die Kosten einfach durch zwei zu teilen, außer bei einer abweichenden wirksamen Vereinbarung (vgl. § 9b Abs. 4 HeizkostenV für Heiz- und Warmwasserkosten). Wie du die Anteile im Detail berechnest, zeigt der Ratgeber Nebenkosten anteilig berechnen. Wechselt nicht der Mieter, sondern der Eigentümer, gilt etwas anderes: Das behandelt der Ratgeber Nebenkosten bei Eigentümerwechsel.

Zwischenablesung und Zwischenabrechnung: was § 9b HeizkostenV verlangt

Für Heizung und Warmwasser ist der Nutzerwechsel gesetzlich geregelt. Zu unterscheiden sind zwei Dinge: die Zwischenablesung ist Pflicht, eine Zwischenabrechnung nicht.

• Zwischenablesung (Abs. 1): Bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums musst du als Gebäudeeigentümer die Heizkostenverteiler, Wärme- und Warmwasserzähler der betroffenen Räume ablesen lassen, in der Regel über den Messdienst.
• Aufteilung (Abs. 2): Die nach Verbrauch zu verteilenden Kosten werden nach den Ablesewerten auf Alt- und Neumieter aufgeteilt. Die übrigen Heizkosten (Grundkosten) verteilst du nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig.
• Keine brauchbare Ablesung (Abs. 3): Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder wegen des Zeitpunkts des Wechsels technisch nicht hinreichend genau, teilst du die gesamten Kosten nach den Maßstäben für die übrigen Kosten auf: Heizung nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, Warmwasser zeitanteilig.
• Abweichende Vereinbarungen (Abs. 4): Abweichende rechtsgeschäftliche Bestimmungen bleiben unberührt, zum Beispiel eine abweichende Regelung im Mietvertrag. Ob und wie weit sie wirkt, hängt vom Einzelfall ab.

Die Heizkostenabrechnung selbst kommt trotzdem erst nach Ende des Abrechnungszeitraums. Da du nach § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet bist, kann der Mieter keine Zwischenabrechnung zum Auszug verlangen. Mehr dazu im Ratgeber zu Grund- und Verbrauchskosten.

Heizkostenabrechnung bei Mieterwechsel: wer trägt welchen Teil

Die Heizkosten eines Hauses bestehen aus Verbrauchs- und Grundkosten. Zwischen Alt- und Neumieter gilt:

Die Grundkosten der Heizung musst du also nicht tagesgenau aufteilen. Gradtagszahlen sind hier oft genauer, weil im Winter mehr geheizt wird als im Sommer. Für die Grundkosten des Warmwassers ist dagegen nur die zeitanteilige Aufteilung vorgesehen. Die Grundlagen zur Warmwasserverteilung im Haus findest du im Ratgeber Warmwasserkosten nach Heizkostenverordnung.

Gradtagszahlen: die Tabelle

Gradtagszahlen verteilen den Heizbedarf eines Jahres auf die Monate. Die Verordnung verlangt Gradtagszahlen, die sich aus den anerkannten Regeln der Technik ergeben (§ 9b Abs. 2 HeizkostenV), nennt aber selbst keine Tabelle. Die folgende Tabelle ist eine Beispieltabelle, angelehnt an VDI 2067, ohne amtlichen Charakter; ihre Promillewerte ergeben zusammen 1.000. Messdienste arbeiten mit eigenen oder regionalen Werten, die du bei Bedarf dort erfragen kannst. Verwende in einer Abrechnung immer dieselbe Tabelle für Alt- und Neumieter und gib sie in der Abrechnung an.

Endet ein Mietverhältnis mitten im Monat, setzt du den Monatswert üblicherweise nach Tagen anteilig an. Beispiel: Zieht der Altmieter am 31. März aus, entfallen auf ihn 170 + 150 + 130 = 450 Promille, also 45 % der nach Gradtagszahlen verteilten Kosten, auf den Neumieter 55 Prozent. Rein zeitanteilig wären es nur 90 von 365 Tagen, also knapp 25 Prozent. Rechne deine Abrechnung kostenlos im Online-Rechner durch. Der Unterschied ist erheblich, deshalb solltest du den Maßstab einheitlich wählen und nachvollziehbar begründen können.

Betriebskosten ohne Verbrauchsbezug zeitanteilig aufteilen

Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Müllabfuhr, Hauswart oder Allgemeinstrom teilst du zeitanteilig auf. Üblich ist eine tagesgenaue Aufteilung: Kosten der Wohnung geteilt durch die Tage des Abrechnungszeitraums, mal Tage der Mietzeit. Eine Aufteilung nach vollen Monaten ist bei einem Wechsel zum Monatsende nicht per se falsch, sie muss aber nachvollziehbar sein und darf keinen Zeitraum doppelt oder gar nicht erfassen.

Wasser

Sind Wohnungswasserzähler eingebaut, wird der Wasserverbrauch in der Regel nach den Zählerständen zum Wechseltag aufgeteilt, nicht nach Tagen. Für Kaltwasser gibt es keine dem § 9b HeizkostenV entsprechende Pflichtvorschrift, die Stände gehören aber ins Übergabeprotokoll. Ohne Wohnungszähler verteilst du nach dem vereinbarten Schlüssel, etwa nach Fläche oder Personen, und dann zeitanteilig. Bei einer Verteilung nach Personen zählt, wie viele Personen in welchem Zeitraum in der Wohnung lebten. Mehr dazu im Ratgeber Wasser und Abwasser in der Nebenkostenabrechnung.

Leerstand zwischen zwei Mietern

Steht die Wohnung zwischen Auszug und Einzug leer, tragen in der Regel du als Vermieter die Kosten dieser Zeit. Weder Alt- noch Neumieter dürfen damit belastet werden, auch nicht die anderen Mieter im Haus: Bei einer Verteilung nach Wohnfläche bleibt die leere Wohnung in der Gesamtfläche. Einzelheiten stehen im Ratgeber Leerstand und Nebenkosten.

Kosten der Zwischenablesung: wer zahlt die Nutzerwechselgebühr

Die Gebühr des Messdienstes für die Zwischenablesung (Nutzerwechselgebühr) fällt nicht laufend an, sondern nur beim Wechsel. Der Bundesgerichtshof hat sie nicht als umlagefähige Betriebskosten eingeordnet, weil sie nicht periodisch anfällt, sondern nur einmal beim Auszug (BGH, Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07). Grundsätzlich trägst du sie deshalb selbst. Taucht die Gebühr in deiner Betriebskostenabrechnung als Position für alle Mieter auf, ist sie angreifbar. Ob und wie weit eine abweichende Vereinbarung oder eine Klausel im Formularmietvertrag die Kosten wirksam auf den Mieter verlagern kann, ist nicht abschließend geklärt. Lass einen solchen Vertragstext im Zweifel rechtlich prüfen.

Vorauszahlungen und Kaution richtig zuordnen

Jeder Mieter bekommt nur die Vorauszahlungen gutgeschrieben, die er tatsächlich gezahlt hat. Ein typischer Fehler: Dem Neumieter werden die Vorauszahlungen des ganzen Jahres angerechnet oder dem Altmieter Monate, in denen er nicht gezahlt hat. Vergleiche die angerechneten Beträge mit den Kontoauszügen.

Zur Abrechnung gehört beim Auszug auch die Frage, was mit der Kaution geschieht. Das Gesetz regelt nicht ausdrücklich, ob und in welcher Höhe du einen Teil zurückbehalten darfst, bis die Betriebskostenabrechnung vorliegt. Nach der Rechtsprechung ist ein angemessener Einbehalt möglich, wenn du mit einer Nachforderung rechnen musst. Wie lange du die Kaution behalten darfst, steht im Ratgeber Rückzahlung der Mietkaution. Ein Guthaben des Altmieters aus der Abrechnung erklärt der Ratgeber Guthaben bei der Nebenkostenabrechnung.

Beispielrechnung: Mieterwechsel zum 31. März 2026

Eine 75 m² große Wohnung, Abrechnungszeitraum Kalenderjahr 2026 mit 365 Tagen. Der Altmieter zieht zum 31. März aus (90 Tage), der Neumieter am 1. April ein (275 Tage). Beide zahlen 300 € Vorauszahlung im Monat. Die Tabelle zeigt die Kosten, die 2026 auf diese Wohnung entfallen, also bereits nach dem Schlüssel des Hauses verteilt. Alle Werte sind angenommen.

Der Neumieter erhält ein Guthaben, weil seine Vorauszahlungen von 300 € im Monat die Kosten seiner Mietzeit übersteigen. Die Nutzerwechselgebühr des Messdienstes steht in keiner der beiden Abrechnungen, sie trägst du selbst.

Zum Vergleich: ohne brauchbare Zwischenablesung

Kann nicht abgelesen werden, verteilst du nach § 9b Abs. 3 HeizkostenV die gesamten Kosten nach den Maßstäben für die übrigen Kosten. Die Heizkosten von 1.200,00 € (840 + 360) teilst du nach Gradtagszahlen: 45 Prozent ergeben 540,00 €. Das Warmwasser von 300,00 € (180 + 120) teilst du zeitanteilig: 300,00 € mal 90 geteilt durch 365 ergibt 73,97 €. Der Altmieter trüge dann 613,97 € statt 676,39 € für Heizung und Warmwasser (436,80 + 162,00 + 48,00 + 29,59). Welche Variante für wen günstiger ist, hängt allein vom tatsächlichen Heizverhalten ab.

Wenn die Zwischenablesung versäumt wird

§ 9b HeizkostenV verpflichtet dich zur Zwischenablesung. Versäumst du sie, obwohl sie möglich gewesen wäre, regelt die Verordnung die Folge nicht ausdrücklich. Wie dann zu verteilen ist, ist im Einzelfall streitig. Ein Rückgriff auf die Maßstäbe des Absatzes 3 kommt in Betracht, ist aber nicht gesichert und kann je nach Heizverhalten zu Lasten eines der Mieter gehen. Lass die Abrechnung im Streitfall rechtlich prüfen. Nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV kann der Mieter seinen Kostenanteil um 15 Prozent kürzen, soweit entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird; ob das auch für eine versäumte Zwischenablesung gilt, ist nicht geklärt. Plane die Ablesung deshalb rechtzeitig vor dem Wechseltermin und dokumentiere sie. Hat der Mieter selbst Zählerstände dokumentiert, kann er damit eine ungünstige Schätzung angreifen.

Checkliste für Auszug und Einzug

Vor dem Auszug

1. Zwischenablesung beauftragen: Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Warmwasserzähler zum Wechseltag ablesen lassen.
2. Neue Anschrift des Altmieters erfragen: damit du die Abrechnung später zustellen kannst.
3. Mietzeiten und Vorauszahlungen notieren: genaues Ende des alten und Beginn des neuen Mietverhältnisses, tatsächlich gezahlte Vorauszahlungen je Mieter.

Bei der Übergabe

1. Zählerstände ins Übergabeprotokoll: Wasserzähler, Wärmezähler und Heizkostenverteiler mit Datum und Zählernummer, am besten mit Foto. Unterschrift beider Seiten.
2. Stände dem Neumieter mitteilen: sie sind sein Anfangsstand für die Abrechnung.

Nach dem Abrechnungszeitraum

1. Jahresabrechnung für das Haus erstellen: Kosten der Wohnung nach dem Schlüssel ermitteln.
2. Aufteilen: Heizung und Warmwasser nach Ablesung, Gradtagszahlen oder Zeitanteil, übrige Kosten tagesgenau.
3. Zwei getrennte Abrechnungen versenden: eine je Mieter, jeweils innerhalb der Zwölf-Monats-Frist.
4. Kaution abwägen: Einbehalt nur angemessen und nur, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist.

Häufige Fehler bei Mieterwechsel-Abrechnungen

• Keine Zwischenablesung der Heizung: Pflicht nach § 9b Abs. 1 HeizkostenV. Eine Schätzung nach Absatz 3 ist nur vorgesehen, wenn die Ablesung nicht möglich oder zu ungenau war.
• Verbrauch zeitanteilig verteilt, obwohl abgelesen wurde: Liegt eine brauchbare Zwischenablesung vor, ist sie für die Verbrauchskosten zu verwenden.
• Falsche Gradtagstabelle: eine Tabelle, deren Werte nicht 1.000 ergeben, oder unterschiedliche Tabellen für Alt- und Neumieter.
• Warmwasser-Grundkosten nach Gradtagen: Dafür ist nur die zeitanteilige Aufteilung vorgesehen.
• Wasser zeitanteilig trotz Wohnungszähler: Mit Zählern zählt in der Regel der abgelesene Verbrauch.
• Nutzerwechselgebühr umgelegt: gehört nach der BGH-Rechtsprechung nicht als Betriebskosten in die Abrechnung; eine abweichende Vereinbarung lass rechtlich prüfen.
• Kosten doppelt oder für den Leerstand berechnet: Die Zeiträume von Alt- und Neumieter dürfen sich nicht überschneiden, den Leerstand trägst du.
• Falsche Vorauszahlungen: Angerechnet wird nur, was der jeweilige Mieter tatsächlich gezahlt hat.

Deine Pflichten als Vermieter im Überblick

• Zwischenablesung bei jedem Nutzerwechsel veranlassen (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV).
• Kosten nach den Maßstäben des § 9b Abs. 2 und 3 HeizkostenV aufteilen.
• Jedem Mieter eine eigene Abrechnung über seine Mietzeit mitteilen, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
• Leerstandskosten selbst tragen und die Kosten der Zwischenablesung nicht ohne wirksame Vereinbarung umlegen.
• Die Abrechnung nachvollziehbar gestalten: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil, Vorauszahlungen. Dazu bietet der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Im Online-Rechner legst du die 17 Kostenarten nach BetrKV mit Verteilerschlüssel je Kostenart an und erhältst ein fertiges PDF je Wohneinheit. Rechnen und Vorschau sind dort kostenlos und ohne Konto möglich. Das PDF kostet 12,90 € je Wohneinheit. Wer regelmäßig mehrere Wohnungen abrechnet, findet unter Vermieter-Software eine Übersicht.

Häufige Fragen

Muss der Vermieter bei einem Mieterwechsel eine Zwischenablesung machen?

Für Heizung und Warmwasser ja. Nach § 9b Abs. 1 HeizkostenV muss der Gebäudeeigentümer bei einem Nutzerwechsel die Verbrauchserfassung der betroffenen Räume ablesen lassen. Nur wenn das nicht möglich oder technisch nicht hinreichend genau ist, werden die Kosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig verteilt (Abs. 3).

Wie wird die Heizkostenabrechnung bei Mieterwechsel ohne Zwischenablesung aufgeteilt?

Die gesamten Heizkosten werden nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig verteilt, die gesamten Warmwasserkosten zeitanteilig (§ 9b Abs. 3 HeizkostenV). Bei einem Auszug Ende März trägt der Altmieter nach der Beispieltabelle 45 Prozent der Heizkosten des Jahres.

Wer zahlt die Kosten der Zwischenablesung?

Grundsätzlich der Vermieter, denn nach dem BGH sind sie keine umlagefähigen Betriebskosten (Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07).

Bekommt der ausziehende Mieter seine Abrechnung sofort?

Nein. Du bist nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Der Altmieter erhält seine Abrechnung zusammen mit der regulären Jahresabrechnung, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.

Darf ich beide Mieter in einer Abrechnung zusammen abrechnen?

Das solltest du nicht. Jeder Mieter hat Anspruch auf eine Abrechnung über seine eigene Mietzeit und seine eigenen Vorauszahlungen; gemeinsame Abrechnungen sind unübersichtlich und angreifbar. Schickst du dem Neumieter die Kosten des ganzen Jahres, ist die Abrechnung angreifbar.

Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?

Geht die Abrechnung nicht innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben des Mieters bleibt nach der Rechtsprechung bestehen. Das gilt für Alt- und Neumieter gleichermaßen.

Haftet der Neumieter für Nebenkosten aus der Zeit vor seinem Einzug?

In der Regel nicht. Der Neumieter schuldet Vorauszahlungen nur für seine Mietzeit, und seine Abrechnung umfasst nur diese Zeit, sofern nichts anderes vereinbart ist. Offene Beträge aus der Zeit davor machst du beim früheren Mieter geltend.