Falsche Nebenkostenabrechnung: Haftung und Folgen

Eine falsche Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter korrigieren. Zu viel gezahltes Geld bekommt der Mieter zurück, wenn er seine Einwände innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erhebt. Ein Fehler zugunsten des Mieters lässt sich nur so lange zu dessen Lasten korrigieren, wie die Abrechnungsfrist des Vermieters läuft. Für Fehler des Messdienstes steht gegenüber dem Mieter der Vermieter ein. Strafbar ist eine falsche Abrechnung nur, wenn jemand bewusst täuscht. Hier siehst du, was in welchem Fall gilt, für Mieter und für Vermieter.

Formell unwirksam oder inhaltlich falsch?

Die Folgen hängen davon ab, welche Art Fehler vorliegt:

• Formeller Fehler: Es fehlt eine Mindestangabe, also die Gesamtkosten, der Verteilerschlüssel, die Berechnung deines Anteils oder der Abzug deiner Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 19.11.2008, VIII ZR 295/07). Eine solche Abrechnung macht keine Nachforderung fällig. Der Vermieter kann sie nur durch eine neue Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist ersetzen.
• Inhaltlicher Fehler: Die Abrechnung ist nachvollziehbar, aber ein Betrag stimmt nicht, etwa weil eine nicht umlagefähige Position enthalten ist, der Schlüssel falsch angewendet wurde oder sich jemand verrechnet hat. Dann wird nur die betroffene Position korrigiert; der Rest bleibt wirksam.

Welche Fehler besonders häufig vorkommen, zeigt die Übersicht Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

Fehler zugunsten des Mieters: Nachforderung nur innerhalb der Frist

Hat sich der Vermieter zu seinen Ungunsten verrechnet, darf er korrigieren und mehr verlangen, aber nur, solange die Abrechnungsfrist läuft. Sie endet zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Danach ist jede Nachforderung ausgeschlossen, die über das Ergebnis der fristgerecht erteilten Abrechnung hinausgeht, auch wenn dieses Ergebnis ein Guthaben war (BGH, Urteil vom 12.12.2007, VIII ZR 190/06). Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), etwa weil der Grundsteuerbescheid rückwirkend geändert wurde.

Auch ein bereits ausgezahltes Guthaben schützt den Mieter nicht vor einer Korrektur innerhalb der Frist: Die vorbehaltlose Auszahlung ist für sich genommen kein Anerkenntnis des Vermieters (BGH, Urteil vom 12.01.2011, VIII ZR 296/09).

Fehler zulasten des Mieters: Einwände und Rückforderung

Hat der Mieter zu viel bezahlt, kann er die Differenz zurückverlangen. Voraussetzung ist, dass er seine Einwände innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mitteilt (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, grundsätzlich auch gegen Kosten, die gar nicht umlagefähig sind (BGH, Urteil vom 11.05.2016, VIII ZR 209/15), es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Die Einwendungsfrist begrenzt also auch das Haftungsrisiko des Vermieters.

Eine Zahlung ohne Vorbehalt schadet dem Mieter innerhalb dieser Frist nicht; sie ist für sich genommen kein Anerkenntnis (BGH, VIII ZR 296/09). Wie lange die Rückforderung danach durchsetzbar bleibt, erklärt der Ratgeber Verjährung und Fristen bei der Betriebskostenabrechnung.

Guthaben und Verzugszinsen

Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, muss der Vermieter es auszahlen. Eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gibt es dafür nicht. In Verzug gerät der Vermieter, wenn der Mieter ihn nach Fälligkeit mahnt (§ 286 Abs. 1 BGB). Die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB gilt nur für Entgeltforderungen, und die Rückzahlung eines Guthabens ist keine. Mehr dazu im Ratgeber Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung.

Ab Verzug schuldet der Vermieter Zinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Der Basiszinssatz beträgt seit 01.07.2026 1,52 Prozent, der Verzugszins also 6,52 Prozent im Jahr.

Rechenbeispiel

• Guthaben, das trotz Mahnung nicht ausgezahlt wird: 480 €
• Verzugszins: 5 Prozentpunkte + 1,52 Prozent = 6,52 Prozent im Jahr
• Verzugsdauer: 180 Tage
• Zinsen: 480 € × 6,52 % × 180 ÷ 365 = 15,43 €

Der Basiszinssatz ändert sich jeweils zum 1. Januar und 1. Juli. Für längere Verzugszeiträume wird mit dem jeweils geltenden Satz gerechnet.

Wenn der Vermieter gar nicht abrechnet

• Während des Mietverhältnisses: Der Mieter darf die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten, bis die fällige Abrechnung vorliegt.
• Nach Ende des Mietverhältnisses: Rechnet der Vermieter nicht fristgerecht ab, kann der Mieter die Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum vollständig zurückverlangen, ohne zuerst auf Erteilung der Abrechnung klagen zu müssen (BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04).
• Folge für den Vermieter: Nach Ablauf der Abrechnungsfrist kann er keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben muss er dagegen auch nach Fristablauf noch abrechnen und auszahlen.

Wer haftet für eine falsche Heizkostenabrechnung?

Gegenüber dem Mieter haftet der Vermieter, auch wenn der Fehler beim Messdienst liegt. Der Messdienst ist in die Erstellung der Abrechnung eingeschaltet, deshalb muss sich der Vermieter dessen Fehler zurechnen lassen (§ 278 BGB). Der Mieter richtet seine Einwände also immer an den Vermieter. Ob der Vermieter seinerseits beim Messdienst Ersatz verlangen kann, regelt sein Vertrag mit dem Dienstleister.

Für Heizkosten gibt es eine eigene Sanktion: Wird entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Fehlen die vorgeschriebene Fernablesbarkeit oder die Verbrauchsinformationen, sind es 3 Prozent. Beispiel aus einem Mehrfamilienhaus: Entfallen auf eine Wohnung 1.100 € Heiz- und Warmwasserkosten und wurde ohne vorgeschriebene Verbrauchserfassung nach Fläche verteilt, darf der Mieter 165 € abziehen. Nicht jeder Rechenfehler löst dieses Kürzungsrecht aus; dann wird nur der falsche Betrag korrigiert.

Ist eine falsche Nebenkostenabrechnung strafbar?

In aller Regel nicht. Rechen- und Zuordnungsfehler sind zivilrechtlich zu korrigieren. Strafbar kann eine Abrechnung als Betrug (§ 263 StGB) erst werden, wenn der Vermieter vorsätzlich täuscht, um sich zu bereichern, etwa mit erfundenen Rechnungen oder bewusst doppelt angesetzten Kosten. Das muss ihm nachgewiesen werden. Wer einen solchen Verdacht hat, sollte zuerst die Belege einsehen und sich beraten lassen, bevor er eine Strafanzeige erwägt.

Falsche Abrechnung und der Vermieter reagiert nicht: So gehst du als Mieter vor

1. Einwände schriftlich erheben, Position für Position, innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang. Das Schreiben erstellst du mit dem Widerspruch-Generator.
2. Belegeinsicht verlangen. Solange der Vermieter sie verweigert, darfst du die Nachzahlung zurückhalten (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19).
3. Nur den strittigen Teil zurückhalten, wenn du dir sicher bist, oder unter Vorbehalt zahlen und später zurückfordern.
4. Frist setzen und mahnen, wenn ein Guthaben nicht ausgezahlt wird.
5. Hilfe holen: Mieterverein oder Anwalt, bei Streit das Amtsgericht, das für Wohnraummiete immer zuständig ist.

Welche Punkte du beanstanden solltest, findest du mit dem Fragebogen zum Selbstprüfen deiner Nebenkostenabrechnung heraus. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Praxis-Tipps für Vermieter

• Abrechnungsfrist einplanen: Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein. Nur wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast, darfst du später noch nachfordern.
• Vor dem Versand prüfen: Eine Vermietersoftware mit laufender Plausibilitätsprüfung weist auf häufige Formfehler hin. Sie ersetzt nicht deine eigene Kontrolle der Beträge.
• Nur umlagefähige Kosten ansetzen: Prüfe jede Position gegen § 2 BetrKV und den Mietvertrag.
• Belege aufbewahren: Mindestens bis Einwendungsfrist und Verjährung möglicher Rückforderungen abgelaufen sind. Steuerliche Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO treffen vor allem Buchführungspflichtige; ob sie für dich gelten, klärst du mit deiner Steuerberatung.
• Einwände zügig beantworten: Eine feste Antwortfrist gibt es nicht. Eine schnelle, begründete Antwort mit neuem Saldo verhindert aber, dass der Mieter wegen verweigerter Einsicht die Zahlung zurückhält.
• Rechenweg dokumentieren: Mit dem Nebenkostenrechner erstellst du die Abrechnung mit Gesamtkosten, Schlüssel und Anteil, sodass sie formell vollständig ist.

Häufige Fragen

Was passiert bei einer Nebenkostenabrechnung, die falsch zugunsten des Mieters ist?

Der Vermieter darf korrigieren und nachfordern, solange die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums läuft, auch wenn er ein Guthaben schon ausgezahlt hat. Danach kann er keinen höheren Betrag mehr verlangen als in der fristgerechten Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB; BGH, VIII ZR 190/06).

Ist eine falsche Nebenkostenabrechnung strafbar?

Nur bei Vorsatz. Ein Betrug nach § 263 StGB setzt voraus, dass der Vermieter bewusst täuscht, um sich zu bereichern. Gewöhnliche Rechen- oder Zuordnungsfehler sind nicht strafbar, sie werden korrigiert.

Wer haftet für eine falsche Heizkostenabrechnung?

Gegenüber dem Mieter der Vermieter, auch wenn der Messdienst den Fehler gemacht hat. Der Vermieter muss sich Fehler seines Dienstleisters zurechnen lassen und kann sich gegebenenfalls an ihn halten.

Was kann ich tun, wenn der Vermieter auf meinen Widerspruch nicht reagiert?

Verlange Belegeinsicht und halte die Nachzahlung zurück, solange sie verweigert wird. Zahlst du, dann unter Vorbehalt. Wichtig ist, dass deine Einwände innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang schriftlich vorliegen; dann bleiben sie erhalten, auch wenn der Vermieter schweigt.

Muss der Vermieter Zinsen zahlen, wenn er ein Guthaben zu spät auszahlt?

Ja, ab Verzug, also in der Regel nach einer Mahnung. Der Zins beträgt 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, seit 01.07.2026 also 6,52 Prozent im Jahr.