Vorauszahlung anpassen nach der Nebenkostenabrechnung

Nach jeder Nebenkostenabrechnung darfst du als Vermieter die monatliche Vorauszahlung durch eine Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Angemessen ist in der Regel das Ergebnis der Abrechnung geteilt durch zwölf, dazu nur konkret absehbare Kostensteigerungen, etwa ein angekündigter höherer Gaspreis. Einen pauschalen Sicherheitszuschlag von 5 oder 10 % darfst du nicht aufschlagen (BGH, Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10). Das gilt auch, wenn du gestiegene Heizkosten weitergeben willst.

Nachzahlung laufen lassen oder Vorauszahlung anpassen?

Manche Vermieter lassen die Vorauszahlung bewusst niedrig und nehmen jedes Jahr eine Nachzahlung in Kauf. Die Monatsmiete wirkt dann günstiger, und bei zuverlässigen Mietern geht das oft gut. Das Risiko liegt bei dir: Eine vierstellige Nachforderung kann ein Haushalt nicht immer auf einmal zahlen, und bis das Geld da ist, finanzierst du die Kosten vor. Zahlt der Mieter nicht, bleiben Mahnung und Mahnverfahren.

Die Anpassung nach jeder Abrechnung ist deshalb für die meisten privaten Vermieter der ruhigere Weg: Die laufenden Kosten sind gedeckt, die nächste Abrechnung fällt ausgeglichen aus, und dein Mieter bekommt keine böse Überraschung. Umgekehrt gilt dasselbe: Weist die Abrechnung ein deutliches Guthaben aus, darf auch der Mieter die Vorauszahlung senken.

Die Voraussetzungen nach § 560 Abs. 4 BGB

• Vorauszahlungen sind vereinbart. Für eine Pauschale gelten andere Regeln (§ 560 Abs. 1 bis 3 BGB, siehe unten).
• Eine Abrechnung liegt vor und ist dem Mieter zugegangen. Ohne Abrechnung keine Anpassung.
• Die Abrechnung ist inhaltlich richtig. „Angemessen" im Sinne von § 560 Abs. 4 BGB ist nur eine Höhe, die sich aus einer auch inhaltlich korrekten Abrechnung ergibt. Enthält die Abrechnung Fehler, ist die Erhöhung insoweit unwirksam (BGH, Urteil vom 15.05.2012, VIII ZR 245/11).
• Die Erklärung erfolgt in Textform. Ein Brief oder eine E-Mail genügt kraft Gesetzes; eine Unterschrift oder eine besondere Vereinbarung im Mietvertrag brauchst du nicht.
• Die neue Höhe ist angemessen. Maßstab sind die tatsächlichen Kosten der Abrechnung und konkret absehbare Veränderungen.

Die Anpassung ist auch dann möglich, wenn du die Abrechnung verspätet erstellt hast und deshalb keine Nachforderung mehr verlangen kannst (BGH, Urteil vom 16.06.2010, VIII ZR 258/09). Die Nachforderung selbst verlierst du nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Wie hoch darf die neue Vorauszahlung sein?

Ausgangspunkt ist der Kostenanteil des Mieters aus der letzten Abrechnung, geteilt durch zwölf. Zusätzlich darfst du Kostensteigerungen berücksichtigen, die konkret zu erwarten sind und die du belegen kannst: ein neues Preisblatt des Energieversorgers, ein Grundsteuerbescheid mit höherem Betrag, ein neuer Vertrag mit dem Hausmeisterdienst. Ein abstrakter Aufschlag „für alle Fälle" ist dagegen unzulässig; der Bundesgerichtshof hat einen abstrakten Zuschlag von 10 % ausdrücklich verworfen (BGH, VIII ZR 294/10). Den Teil der Erhöhung, der darüber hinausgeht, schuldet der Mieter nicht.

Rechenbeispiel

Die Abrechnung 2025 für eine 75-m²-Wohnung ergibt:

• Heizkosten: 1.440 €
• Wasser und Abwasser: 480 €
• Müllabfuhr, Hausmeister, Versicherung: 360 €
• Gesamt: 2.280 € im Jahr, also 190 € im Monat

Bisherige Vorauszahlung: 150 € im Monat, also 1.800 € im Jahr. Die Nachzahlung beträgt 480 €.

Der Gasversorger hat schriftlich angekündigt, dass sein Arbeitspreis ab Januar steigt. Nach seinem Preisblatt erhöhen sich die Brennstoffkosten des Hauses dadurch um 8 %; auf die Wohnung umgerechnet sind das 8 % von 1.200 € Brennstoffanteil, also 96 € im Jahr oder 8 € im Monat.

Angemessene neue Vorauszahlung: 190 € + 8 € = 198 € im Monat. Eine Anpassung auf 210 € mit der Begründung „Puffer für Preissteigerungen" wäre in Höhe der 12 € Differenz unwirksam.

Den Saldo aus Vorauszahlungen und Kosten rechnet der Nachzahlungs-Rechner für Vermieter aus; die Abrechnung selbst erstellst du im Nebenkostenrechner. Ob die bisherige Vorauszahlung zum Abrechnungsergebnis passt, zeigt der Vorauszahlungs-Rechner; er rechnet mit dem Jahresbetrag geteilt durch zwölf. Konkret belegte Steigerungen rechnest du selbst hinzu.

Gestiegene Heizkosten an Mieter weitergeben

Für Heizkosten gilt derselbe Weg, mit drei Besonderheiten:

• Grundlage ist der Heizkostenanteil des Mieters laut Abrechnung, nicht sein Flächenanteil am Haus. Heizkosten werden nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt; der Flächenanteil würde einen sparsamen Mieter zu hoch und einen verschwenderischen zu niedrig ansetzen.
• Preissteigerungen nur mit Beleg: Ein neuer Liefervertrag oder eine Preisankündigung des Versorgers mit konkretem Betrag. Allgemeine Erwartungen an „steigende Energiepreise" reichen nicht.
• Deinen CO2-Anteil herausrechnen: Bei Gas, Öl und Fernwärme aus fossilen Brennstoffen trägst du als Vermieter je nach Energieeffizienz des Gebäudes einen Teil der CO2-Kosten. Dieser Teil gehört nicht in die Vorauszahlung des Mieters. Wie hoch er ist, zeigt der Ratgeber zur CO2-Kostenaufteilung.

Beispiel: Laut Abrechnung 2025 entfallen auf deinen Mieter 1.280 € Heizkosten, davon 1.000 € Brennstoff nach Abzug deines CO2-Anteils. Der Versorger erhöht den Arbeitspreis nach seinem Preisblatt ab Januar um 20 %. Neue Heizkostenvorauszahlung: 1.280 € / 12 = 106,67 € plus 20 % von 1.000 € / 12 = 16,67 €, zusammen rund 123,33 € im Monat.

Ab wann gilt die neue Vorauszahlung?

§ 560 Abs. 4 BGB nennt keinen Zeitpunkt. Die Regel „ab dem übernächsten Monat" steht in § 560 Abs. 2 BGB und gilt dort für die Pauschale. Für Vorauszahlungen wird überwiegend die nächste Fälligkeit nach Zugang der Erklärung angenommen, teils wird Abs. 2 entsprechend angewandt. Sicher bist du, wenn du in der Erklärung einen Termin mit etwas Vorlauf nennst, etwa den übernächsten Monatsersten, und den Zugang nachweisen kannst.

Musterschreiben zur Anpassung

„Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name],

auf Grundlage der Betriebskostenabrechnung vom [Datum] für den Zeitraum [Zeitraum] passe ich die monatliche Betriebskostenvorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB an. Ihr Kostenanteil betrug [Betrag], monatlich also [Betrag]. Zusätzlich berücksichtige ich die angekündigte Preiserhöhung des Versorgers [Name] ab [Datum], die Ihren Anteil voraussichtlich um [Betrag] im Monat erhöht (Preisblatt anbei).

Die neue Vorauszahlung beträgt [Betrag] und gilt erstmals für die Zahlung am [Datum].

Mit freundlichen Grüßen"

Eine besondere Begründungspflicht sieht § 560 Abs. 4 BGB nicht vor; der Bezug auf die Abrechnung genügt. Die Offenlegung der Rechnung schafft aber Vertrauen und nimmt Widersprüchen den Wind aus den Segeln.

Wenn der Mieter der Anpassung widerspricht

Ein Widerspruch hält eine angemessene Anpassung nicht auf; der Mieter schuldet die neue Vorauszahlung. Soweit die Erhöhung unangemessen ist oder auf einer fehlerhaften Abrechnung beruht, ist sie dagegen unwirksam, ohne dass der Mieter etwas anfechten müsste. Prüfe deshalb Einwände gegen die Abrechnung ernsthaft; eine korrigierte Abrechnung trägt dann auch die Anpassung. Wie du mit Widersprüchen umgehst, steht im Ratgeber Widerspruch des Mieters abwehren.

Und bei einer Betriebskostenpauschale?

Dann gilt § 560 Abs. 4 BGB nicht. Eine Pauschale darfst du nur erhöhen, wenn der Mietvertrag das vorsieht, und nur um tatsächlich gestiegene Betriebskosten, mit Begründung in Textform; die Erhöhung wirkt ab dem übernächsten Monat (§ 560 Abs. 1 und 2 BGB). Sinken die Kosten, musst du die Pauschale senken (§ 560 Abs. 3 BGB).

Praxis-Tipps für Vermieter

• Früh abrechnen: Je früher die Abrechnung beim Mieter ist, desto früher greift die Anpassung.
• Abrechnung und Anpassung zusammen verschicken: Das spart ein Schreiben und macht den Zusammenhang klar.
• Belege sammeln: Preisblätter, Bescheide und neue Verträge, auf die du eine Steigerung stützt, gehören zur Akte.
• Zugang nachweisen: per E-Mail mit Antwort des Mieters, Einwurfeinschreiben oder Übergabe mit Zeugen.
• Unterlagen aufbewahren: Abrechnungen und Anpassungsschreiben mindestens so lange, bis Ansprüche daraus verjährt sind. Steuerliche Aufbewahrungspflichten können länger sein, wenn du buchführungspflichtig bist.

Häufige Fragen

Darf ich die Vorauszahlung ohne neue Abrechnung erhöhen?

Nein. § 560 Abs. 4 BGB setzt eine Abrechnung voraus, und die muss auch inhaltlich richtig sein. Eine Erhöhung ohne Abrechnung ist unwirksam.

Darf ich einen Sicherheitspuffer von 10 % aufschlagen?

Nein. Ein pauschaler Zuschlag ist unzulässig (BGH, VIII ZR 294/10). Erlaubt ist nur, konkret zu erwartende Steigerungen einzelner Kosten zu berücksichtigen, zum Beispiel eine angekündigte Preiserhöhung des Versorgers.

Muss die Anpassung schriftlich erfolgen?

Textform genügt, also auch eine E-Mail (§ 560 Abs. 4 BGB). Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig, und eine E-Mail muss auch nicht im Mietvertrag erlaubt sein.

Wie gebe ich gestiegene Heizkosten an den Mieter weiter?

Über die Anpassung der Vorauszahlung nach der Abrechnung: Heizkostenanteil des Mieters laut Abrechnung geteilt durch zwölf, plus eine konkret belegte Preissteigerung. Deinen eigenen CO2-Kostenanteil rechnest du vorher heraus.

Kann der Mieter eine Senkung verlangen?

Ja, ebenfalls nach § 560 Abs. 4 BGB. Weist die Abrechnung deutlich geringere Kosten aus, kann er die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe herabsetzen.

Wie behandle ich Vorauszahlungen und Heizkosten in der Steuererklärung?

Vorauszahlungen und Nachzahlungen der Mieter sind Einnahmen aus Vermietung, die Betriebskosten in voller Höhe Werbungskosten, jeweils in dem Jahr, in dem sie zu- oder abfließen (§§ 8, 9, 11 EStG). Eine Verrechnung von Kosten mit Vorauszahlungen ist nicht der richtige Weg. Mehr dazu im Ratgeber Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung.