Unterjährige Verbrauchsinformation: Pflicht und Praxis

Sind in einem Haus fernablesbare Zähler oder Heizkostenverteiler eingebaut, muss der Vermieter seinen Mietern seit Januar 2022 jeden Monat mitteilen, wie viel Heizenergie und Warmwasser sie verbraucht haben (§ 6a HeizkostenV). Diese Pflicht heißt unterjährige Verbrauchsinformation, kurz UVI. Die Kosten dafür gehören zu den umlagefähigen Heizkosten. Bleibt die Information aus oder ist sie unvollständig, dürfen Mieter ihren Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um drei Prozent kürzen. Dieser Leitfaden erklärt, wen die Pflicht trifft, was in der Information stehen muss und was bei Fehlen gilt.

Kurz erklärt: Was die unterjährige Verbrauchsinformation ist

Die UVI ist eine regelmäßige Mitteilung über den Heiz- und Warmwasserverbrauch während des laufenden Abrechnungsjahres. Sie soll Mieter in die Lage versetzen, ihr Verbrauchsverhalten zu ändern, bevor die Jahresabrechnung kommt. Rechtsgrundlage ist § 6a der Heizkostenverordnung, der auf die europäische Energieeffizienz-Richtlinie zurückgeht.

Wichtig für die Einordnung: Die UVI ist keine Abrechnung. Sie verteilt keine Kosten, sie begründet keine Forderung, und sie ersetzt die Jahresabrechnung nicht.

Wen die Pflicht trifft

Ausschlaggebend ist die Messtechnik, nicht die Größe des Hauses. Die Pflicht greift, wenn fernablesbare Ausstattungen zur Verbrauchserfassung installiert sind (§ 6a Abs. 1 HeizkostenV). Also Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler oder Warmwasserzähler, die ohne Betreten der Wohnung ausgelesen werden können.

Wer noch klassische Geräte zum Ablesen vor Ort betreibt, schuldet die UVI nicht. Diese Schonfrist läuft allerdings ab: Geräte, die bis zum 1. Dezember 2021 installiert wurden, müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden (§ 5 Abs. 3 Satz 1 HeizkostenV). Ausgenommen sind Einzelfälle, in denen das technisch nicht möglich ist oder zu unangemessenem Aufwand oder unbilliger Härte führen würde (Satz 2). Was dabei zu beachten ist, steht im Leitfaden zur Pflicht zu fernablesbaren Messgeräten.

Wie oft die Information kommen muss

• Seit dem 1. Januar 2022: monatlich. Das ist der heute geltende Takt (§ 6a Abs. 1 Nr. 2 HeizkostenV).
• Für Abrechnungszeiträume, die ab dem 1. Dezember 2021 begannen, galt übergangsweise: mindestens vierteljährlich, wenn der Nutzer es verlangte oder wenn der Gebäudeeigentümer sich gegenüber dem Versorgungsunternehmen für eine elektronische Zustellung der Abrechnung entschieden hatte, sonst mindestens zweimal im Jahr.

Ein fester Termin im Monat ist nicht vorgeschrieben. Üblich und praktikabel ist die Bereitstellung in den ersten Tagen für den Vormonat. Eine Pause im Sommer sieht die Verordnung nicht vor: Die Information ist das ganze Jahr über monatlich fällig, auch wenn in den warmen Monaten nur Warmwasser verbraucht wird.

Ab 2027: Die Pflicht trifft fast jedes Mietshaus

Bis zum 31. Dezember 2026 müssen alle nicht fernablesbaren Geräte nachgerüstet oder ersetzt sein (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Für jedes Haus, das umgerüstet wird, beginnt damit auch die Pflicht zur monatlichen Verbrauchsinformation. Wer die Frist verpasst, riskiert ab 2027 eine Kürzung um drei Prozent wegen der fehlenden fernablesbaren Ausstattung (§ 12 Abs. 1 Satz 2). Wer rechtzeitig umrüstet, aber die monatliche Information nicht liefert, riskiert dieselbe Kürzung nach Satz 3. Kläre deshalb schon beim Auftrag für die neuen Geräte, dass der Messdienst die UVI von Anfang an mitliefert.

Was in der monatlichen Information stehen muss

Die Verordnung nennt drei Pflichtangaben (§ 6a Abs. 2 HeizkostenV):

• Der Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden. Nicht in Einheiten des Heizkostenverteilers, sondern in kWh.
• Zwei Vergleiche mit dem eigenen Verbrauch: mit dem Vormonat und mit demselben Monat des Vorjahres, soweit diese Daten erhoben wurden.
• Ein Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer derselben Nutzerkategorie, normiert oder durch Vergleichstests ermittelt.

Fehlt einer dieser Punkte, ist die Information unvollständig. Das ist kein Formfehler ohne Folgen, siehe unten.

So könnte eine monatliche Information aussehen

Mehr als diese Zahlen verlangt die Verordnung nicht. Die Kosten für die Erstellung der Verbrauchsinformation darf der Vermieter als Heizkosten umlegen; § 7 Abs. 2 HeizkostenV nennt die Kosten der Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen nach § 6a ausdrücklich. Eine Hochrechnung auf das Jahresende oder eine Kostenprognose darf danebenstehen, sollte aber klar als unverbindlich gekennzeichnet sein, damit sie niemand für eine Abrechnung hält.

Anschreiben, wenn du selbst versendest

Wer die Daten vom Messdienstleister bekommt und selbst weitergibt, kann diesen Text übernehmen:

„Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name],

anbei erhalten Sie Ihre Verbrauchsinformation für den Monat [Monat] nach § 6a der Heizkostenverordnung. Sie zeigt Ihren Verbrauch für Heizung und Warmwasser, den Vergleich mit dem Vormonat und mit demselben Monat des Vorjahres sowie den Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer.

Diese Information ist keine Abrechnung. Die Kosten werden erst mit der Jahresabrechnung für den Zeitraum [Zeitraum] verteilt; Abweichungen zum jetzigen Stand sind dort möglich.

Bei Rückfragen erreichen Sie mich unter [Kontakt].

Mit freundlichen Grüßen"

Der Hinweis in der Mitte ist wichtiger, als er aussieht: Ohne ihn hält mancher Mieter die monatliche Information für eine Teilabrechnung und rechnet mit dem Betrag.

Was passiert, wenn die Information ausbleibt

Das ist der Punkt, an dem es teuer wird. Die Heizkostenverordnung gibt dem Mieter ein Kürzungsrecht von drei Prozent auf seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten, wenn der Gebäudeeigentümer die Informationen nach § 6a nicht oder nicht vollständig mitteilt (§ 12 Abs. 1 Satz 3 HeizkostenV).

Diese drei Prozent sind nicht zu verwechseln mit den 15 Prozent, die greifen, wenn überhaupt nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird (§ 12 Abs. 1 Satz 1), und auch nicht mit den drei Prozent für eine fehlende fernablesbare Ausstattung (Satz 2). Bei der monatlichen Information schließen sich die beiden Dreiprozentfälle praktisch aus, denn diese Pflicht entsteht überhaupt erst mit fernablesbarer Ausstattung. Satz 3 erfasst aber auch die jährlichen Informationen nach § 6a Abs. 3, die unabhängig von der Messtechnik mit jeder Abrechnung zugänglich zu machen sind. Ob und wie die Kürzungen nach Satz 1 bis 3 zusammentreffen, regelt die Verordnung nicht ausdrücklich; höchstrichterlich geklärt ist das bislang nicht.

Eine Ausnahme gilt im Wohnungseigentum: Im Verhältnis des einzelnen Eigentümers zur Gemeinschaft ist das Kürzungsrecht nicht anzuwenden (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV). Für vermietete Eigentumswohnungen bleibt es im Verhältnis zum Mieter dagegen dabei.

Wer die Information in der Praxis erstellt

In aller Regel der Messdienstleister, der die fernablesbaren Geräte betreibt. Er hat die Daten ohnehin und stellt sie über ein Portal, eine App, per E-Mail oder auf Papier bereit. Verantwortlich bleibt allerdings der Gebäudeeigentümer: Liefert der Dienstleister nicht, kürzt der Mieter nicht beim Dienstleister, sondern bei dir.

Drei Dinge, die sich lohnen:

• Vertrag prüfen: Ist die UVI ausdrücklich Teil der Leistung, und in welchem Format?
• Zustellweg dokumentieren: Wer nur ein Portal anbietet, sollte nachweisen können, dass der Mieter Zugang hat und darüber informiert wurde.
• Vollständigkeit stichprobenartig prüfen: Fehlt der Vergleich mit dem Durchschnittsnutzer, ist die Information unvollständig, auch wenn sie pünktlich kam.

Abgrenzung: drei Dinge, die oft verwechselt werden

• Unterjährige Verbrauchsinformation (§ 6a Abs. 1 und 2): monatlich, während des Jahres, nur Verbrauchsdaten.
• Informationen zur Jahresabrechnung (§ 6a Abs. 3): einmal jährlich, zusammen mit der Abrechnung. Dazu gehören der Anteil der eingesetzten Energieträger, bei Fernwärme auch Treibhausgasemissionen und Primärenergiefaktor, die enthaltenen Steuern und Abgaben, die Entgelte für Gerätemiete, Ablesung und Abrechnung, Kontaktinformationen zu Verbraucherorganisationen und Energieagenturen, ein Hinweis auf die Verbraucherstreitbeilegung, ein Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer sowie ein grafischer Vergleich des witterungsbereinigten Verbrauchs mit dem Vorjahreszeitraum.
• Die Abrechnung selbst (§§ 6 bis 9 HeizkostenV): die Verteilung der Kosten nach Verbrauch und Fläche.

Unser Abrechnungsrechner erzeugt auf Wunsch die Beilage nach § 6a Abs. 3 zur Jahresabrechnung. Die monatliche Verbrauchsinformation liefert er nicht; dafür brauchst du die Daten deines Messdienstleisters.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht auch, wenn nur ein Teil der Geräte fernablesbar ist?

Die Pflicht knüpft an die installierte fernablesbare Ausstattung an. Sind Heizkostenverteiler fernablesbar, die Warmwasserzähler aber nicht, schuldest du die Information für den Bereich, der fernablesbar erfasst wird. Wer teilweise nachgerüstet hat, sollte den Dienstleister ausdrücklich fragen, wofür er Daten liefern kann.

Muss ich die Information per Post schicken?

Nein. Ein Portal, eine App oder eine E-Mail genügen, solange der Mieter die Information tatsächlich erhält und darauf zugreifen kann. Wer einen rein digitalen Weg wählt, sollte den Zugang einmal schriftlich mitteilen und das dokumentieren.

Was ist, wenn ein Mieter erst im laufenden Jahr eingezogen ist?

Dann fehlen die Vergleichswerte für Vormonat und Vorjahresmonat. Die Verordnung verlangt diese Vergleiche nur, soweit die Daten erhoben worden sind. Der Vergleich mit dem Durchschnittsnutzer bleibt möglich und sollte enthalten sein.

Kann der Mieter rückwirkend kürzen, wenn ich die UVI nie geliefert habe?

Das Kürzungsrecht bezieht sich auf die Abrechnung des betroffenen Zeitraums. Wer die Information über ein ganzes Abrechnungsjahr schuldig geblieben ist, muss also mit einer Kürzung bei genau dieser Abrechnung rechnen. Ob eine verspätete Nachlieferung das Kürzungsrecht wieder entfallen lässt, regelt die Verordnung nicht, und höchstrichterlich entschieden ist es bislang nicht.

Muss die UVI auch im Sommer kommen?

Ja. § 6a Abs. 1 Nr. 2 HeizkostenV verlangt die Information monatlich und macht keine Ausnahme für die Monate außerhalb der Heizperiode. Im Sommer zeigt sie dann vor allem den Warmwasserverbrauch.

Wer bezahlt die monatliche Verbrauchsinformation?

Die Kosten dafür gehören zu den Heizkosten und dürfen umgelegt werden (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV). Sie werden zusammen mit den übrigen Heizkosten nach Grund- und Verbrauchsanteil verteilt.

Gilt die UVI auch für Gewerbemieter?

Ja. Die Heizkostenverordnung gilt für alle Nutzer, auch gewerbliche, sofern zentral mit Wärme versorgt wird. Abweichende vertragliche Vereinbarungen helfen dabei nicht: Die Verordnung geht rechtsgeschäftlichen Bestimmungen vor (§ 2 HeizkostenV). Ausgenommen sind nur Gebäude mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt, sowie die Sonderfälle des § 11 HeizkostenV.

Weiterführende Themen

• Fernablesbare Zähler und Funkzähler, Pflicht bis Ende 2026, Kosten und Zeitplan für die Nachrüstung
• Kürzungsrecht nach der Heizkostenverordnung, alle Kürzungstatbestände im Überblick
• Heizkostenverordnung, die Grundlagen der verbrauchsabhängigen Abrechnung