Vermieter-Pflichten bei der Nebenkostenabrechnung 2026

Als Vermieter musst du über die Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die wichtigsten Pflichten: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sie darf nur umlagefähige und im Mietvertrag vereinbarte Betriebskosten enthalten, sie muss formell nachvollziehbar sein, du musst wirtschaftlich handeln und dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren. Dieser Ratgeber erklärt jede Pflicht und schließt mit einer Checkliste, mit der du deine Abrechnung vor dem Versand durchgehst.

Wie du die Abrechnung konkret Schritt für Schritt aufbaust, zeigt die Anleitung zur Nebenkostenabrechnung in 10 Schritten. Rechnen kannst du sie im Nebenkostenrechner für Vermieter.

Pflicht 1: Abrechnen, wenn Vorauszahlungen vereinbart sind

Zahlt dein Mieter monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten, musst du darüber einmal im Jahr abrechnen. Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen, muss aber nicht das Kalenderjahr sein. Bei einer vereinbarten Pauschale gibt es keine Abrechnung; erhöhen darfst du sie nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht (§ 560 Abs. 1 BGB).

Zieht ein Mieter während des Abrechnungszeitraums ein oder aus, rechnest du trotzdem einmal für das ganze Jahr ab und teilst die Kosten zeitanteilig auf, soweit sie nicht nach Verbrauch erfasst werden.

Pflicht 2: Die Zwölf-Monats-Frist einhalten

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absenden.

• Folge einer Verspätung: Du kannst keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB), etwa weil der Grundsteuerbescheid trotz Nachfrage erst spät kam. Ein Guthaben musst du auch bei verspäteter Abrechnung auszahlen.
• Zugang beweisen: Am sichersten sind die persönliche Übergabe mit Zeugen oder Empfangsbestätigung, ein Bote oder ein Einwurf-Einschreiben. Beim Übergabe-Einschreiben fehlt der Zugang, wenn der Mieter es nicht abholt. Per E-Mail nur, wenn der Mieter dieser Form zugestimmt hat.
• Korrekturen: Innerhalb der Frist darfst du eine fehlerhafte Abrechnung korrigieren. Danach geht eine Korrektur nur noch zugunsten des Mieters.

Mehr zu Fristberechnung und Ausnahmen im Ratgeber zur Frist der Nebenkostenabrechnung.

Pflicht 3: Nur umlagefähige und vereinbarte Kosten abrechnen

Umlegen darfst du nur Betriebskosten im Sinne von § 2 BetrKV, die tatsächlich angefallen sind und deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Für die Kostenarten Nr. 1 bis 16 genügt schon die Vereinbarung, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt (BGH, Urteil vom 10.02.2016, VIII ZR 137/15). Sonstige Betriebskosten (Nr. 17) müssen dagegen ihrer konkreten Kostenart nach im Mietvertrag benannt sein (BGH, Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03), etwa die Dachrinnenreinigung oder die Wartung von Rauchwarnmeldern. Einen Überblick über alle Kostenarten gibt der Ratgeber zur Betriebskostenverordnung.

Checkliste: die 17 Kostenarten nach § 2 BetrKV

1. Laufende öffentliche Lasten: vor allem die Grundsteuer. Einmalige Erschließungsbeiträge gehören nicht dazu.
2. Wasserversorgung: Wasserverbrauch, Grundgebühren, Miete und Eichung von Wasserzählern, Kosten der Berechnung und Aufteilung.
3. Entwässerung: Gebühren für Schmutz- und Niederschlagswasser, Betrieb einer nicht öffentlichen Entwässerungsanlage oder einer Pumpe.
4. Heizung: Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Messgeräte und die Kosten der Verbrauchserfassung und Abrechnung, abzurechnen nach der Heizkostenverordnung.
5. Warmwasser: zentrale Warmwasserversorgung einschließlich Verbrauchserfassung.
6. Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen.
7. Aufzug: Betriebsstrom, Wartung, Prüfung, Notrufbereitschaft, Reinigung.
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung.
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung.
10. Gartenpflege, einschließlich Spielplätzen und Zugängen.
11. Beleuchtung der gemeinsam genutzten Flächen.
12. Schornsteinreinigung.
13. Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude.
14. Hauswart, soweit er keine Reparaturen und keine Verwaltung erledigt.
15. Gemeinschaftsantenne, Breitband- und Glasfaseranlage: Seit dem 01.07.2024 dürfen keine Entgelte mehr für den Fernsehempfang umgelegt werden, also keine Kabel-TV-Gebühren, Nutzungsentgelte oder Urheberrechtsgebühren, auch nicht mit einer Vereinbarung. Umlagefähig bleiben der Betriebsstrom und die Prüfung einer Gemeinschaftsantenne bzw. der Betriebsstrom einer Breitband-Verteilanlage, die vor dem 01.12.2021 errichtet wurde, und beim Glasfasernetz der Betriebsstrom und das Bereitstellungsentgelt nach § 72 TKG. Details im Ratgeber zum Wegfall des Nebenkostenprivilegs.
16. Einrichtungen für die Wäschepflege.
17. Sonstige Betriebskosten, nur wenn sie laufend anfallen und im Mietvertrag konkret benannt sind.

Die CO2-Kosten sind keine sonstigen Betriebskosten. Sie stecken in den Brennstoffkosten der Heizung und werden nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) zwischen dir und dem Mieter geteilt, bei Wohngebäuden nach einem Stufenmodell, in dem dein Anteil je nach CO2-Ausstoß des Gebäudes zwischen 0 % und 95 % liegt. Weist du die Aufteilung in der Heizkostenabrechnung nicht aus, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Deinen Anteil berechnet der CO2-Kostenrechner, die Regeln erklärt der Ratgeber zur CO2-Kostenaufteilung.

Was nicht in die Abrechnung gehört

§ 1 Abs. 2 BetrKV schließt ausdrücklich zwei Gruppen aus: Verwaltungskosten (Hausverwaltung, eigene Arbeitszeit, Porto, Kontoführung, die Erstellung der Betriebskostenabrechnung) und Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (Reparaturen, Ersatz defekter Teile). Aus anderen Gründen nicht umlagefähig sind:

• einmalige oder unregelmäßige Kosten, weil Betriebskosten nach § 1 Abs. 1 BetrKV laufend entstehen müssen, etwa eine Fassadensanierung,
• Finanzierungskosten und Abschreibungen, weil sie keine Bewirtschaftungskosten sind,
• Versicherungen außerhalb von Nr. 13, zum Beispiel Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherung,
• der auf leerstehende Wohnungen entfallende Anteil. Bei der Umlage nach Fläche bleibt die leerstehende Fläche in der Gesamtfläche; den Anteil trägst du selbst.

Achtung bei den Messdienstkosten: Die Kosten für die Verbrauchserfassung und die Heiz- und Wasserkostenabrechnung durch einen Messdienst sind umlagefähig (§ 2 Nr. 2, 4 und 5 BetrKV, § 7 Abs. 2 HeizkostenV). Nicht umlagefähig ist nur deine eigene Verwaltungsarbeit für die allgemeine Betriebskostenabrechnung. Rechnungen eines Hausmeisters, der auch repariert, musst du aufteilen und den Reparaturanteil herausrechnen. Mehr dazu auf der Seite Nicht umlagefähige Kosten.

Pflicht 4: Den richtigen Umlageschlüssel anwenden

Maßgeblich ist der im Mietvertrag vereinbarte Schlüssel. Ist nichts vereinbart, gilt kraft Gesetzes die Wohnfläche; Kosten, die nach erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung anfallen, sind danach umzulegen (§ 556a Abs. 1 BGB). Eine fehlende Vereinbarung macht die Abrechnung also nicht unmöglich.

• Einseitige Änderung: Ein allgemeines Recht, den Schlüssel einseitig zu ändern, hast du nicht. Du kannst aber durch Erklärung in Textform bestimmen, dass Kosten künftig ganz oder teilweise nach erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung umgelegt werden, und zwar nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 556a Abs. 2 BGB). Alles andere braucht eine Einigung mit dem Mieter oder einen wirksamen Änderungsvorbehalt im Vertrag.
• Heizung und Warmwasser: Hier gilt die Heizkostenverordnung. Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Kosten werden nach Verbrauch verteilt, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum (§§ 7, 8 HeizkostenV). Innerhalb dieses Rahmens wählst du den Anteil. In bestimmten Gebäuden sind 70 % zwingend (§ 7 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV), und vertraglich darf der Verbrauchsanteil auch höher liegen (§ 10 HeizkostenV). Ändern kannst du die Maßstäbe nur für künftige Abrechnungszeiträume und aus den in § 6 Abs. 4 HeizkostenV genannten Gründen.

Pflicht 5: Formell nachvollziehbar abrechnen

Nach der Rechtsprechung des BGH muss eine Abrechnung mindestens enthalten:

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
• die Angabe und, soweit nötig, Erläuterung der Umlageschlüssel,
• die Berechnung des Anteils des Mieters,
• den Abzug seiner Vorauszahlungen.

Fehlt eine dieser Angaben oder ist sie für einen durchschnittlichen Mieter nicht nachvollziehbar, ist die Abrechnung formell unwirksam; nach Ablauf der Frist kannst du dann keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein inhaltlicher Fehler, etwa ein falscher Betrag bei einer Kostenart, betrifft dagegen nur diese Position und lässt sich korrigieren.

Pflicht 6: Wirtschaftlich handeln

Bei der Abrechnung ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB). Du musst nicht den billigsten Anbieter nehmen, aber ein vernünftiges Verhältnis von Kosten und Nutzen wahren. In der Praxis heißt das: Dienstleistungs- und Versicherungsverträge gelegentlich vergleichen, Leistungen nicht überdimensionieren (Tonnengröße, Reinigungsintervall) und offensichtlich überteuerte Angebote meiden. Kosten, die gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot verstoßen, kann der Mieter beanstanden; darlegen und beweisen muss den Verstoß allerdings er.

Pflicht 7: Belegeinsicht gewähren

Auf Verlangen musst du dem Mieter Einsicht in die Belege geben, auf denen die Abrechnung beruht: Rechnungen, Bescheide, Verträge. Seit dem 01.01.2025 regelt das § 556 Abs. 4 BGB ausdrücklich, und du darfst die Belege auch elektronisch bereitstellen, etwa als PDF oder über einen Download-Link. Eine Pflicht, Kopien per Post zu schicken, besteht grundsätzlich nicht. Wie Mieter die Einsicht verlangen und was sie sehen dürfen, erklärt der Ratgeber zur Belegeinsicht.

Aufbewahren: Heb die Belege mindestens so lange auf, bis mögliche Rückforderungen des Mieters verjährt sind. Die Regelverjährung beträgt drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen des § 147 AO (für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre) gelten für buchführungspflichtige Vermieter; private Vermieter trifft diese Pflicht in der Regel nicht. Für die Steuererklärung ist es trotzdem sinnvoll, die Belege aufzuheben, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist.

Pflicht 8: Heizkosten nach den Regeln für 2026

• Fernablesbare Messgeräte: Seit dem 01.12.2021 neu eingebaute Zähler und Heizkostenverteiler müssen fernablesbar sein. Ältere, nicht fernablesbare Geräte musst du bis zum 31.12.2026 nachrüsten oder austauschen lassen (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV), außer das ist technisch unmöglich oder unbillig.
• Monatliche Verbrauchsinformation: Sind fernablesbare Geräte eingebaut, musst du den Mietern seit dem 01.01.2022 monatlich eine Verbrauchsinformation zukommen lassen (§ 6a HeizkostenV).
• CO2-Aufteilung: in jeder Heizkostenabrechnung ausweisen, siehe oben.

Nachzahlung, Guthaben und Vorauszahlungen

• Nachzahlung: Sie wird mit Zugang einer ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Ein Zahlungsziel von einigen Wochen im Anschreiben ist üblich und vermeidet Streit. Der Mieter kann bis zwölf Monate nach Zugang Einwendungen erheben (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).
• Guthaben: Du zahlst es zeitnah aus; der Mieter darf es auch mit der nächsten Miete verrechnen.
• Vorauszahlungen anpassen: Nach einer Abrechnung dürfen beide Seiten die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Grundlage ist das Ergebnis der letzten Abrechnung. Konkret absehbare Kostensteigerungen darfst du berücksichtigen, einen pauschalen Sicherheitszuschlag dagegen nicht (BGH, Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10). Einen festen Stichtag für die neue Höhe nennt das Gesetz nicht; üblich ist die Umstellung zur nächsten Fälligkeit nach Zugang der Erklärung.

Sonderfall Eigentümerwechsel

Wer ein vermietetes Haus kauft, tritt in die Mietverträge ein (§ 566 BGB). Für die Abrechnung kommt es auf den Zeitpunkt des Eigentumsübergangs an, also die Eintragung im Grundbuch:

• Für Abrechnungszeiträume, die beim Eigentumsübergang schon abgelaufen waren, rechnet der Verkäufer ab. Er kassiert Nachzahlungen und zahlt Guthaben aus, auch wenn sie erst nach dem Wechsel fällig werden (BGH, Urteil vom 03.12.2003, VIII ZR 168/03).
• Für den laufenden Abrechnungszeitraum rechnet der Käufer ab, und zwar für den ganzen Zeitraum, auch für die Monate vor dem Wechsel.
• Wie Käufer und Verkäufer die Kosten und Vorauszahlungen untereinander ausgleichen, regelt der Kaufvertrag. Lass dir alle Unterlagen übergeben: Vorjahresabrechnungen, Verträge mit Dienstleistern, Zählerstände zum Stichtag, Bescheide und Versicherungspolicen.

Checkliste vor dem Versand

• Abrechnungszeitraum angegeben und nicht länger als zwölf Monate
• Zugang beim Mieter vor Ablauf der Zwölf-Monats-Frist gesichert und beweisbar
• nur Kostenarten aus § 2 BetrKV, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist
• sonstige Betriebskosten im Mietvertrag einzeln benannt
• keine Kabel-TV-Entgelte für Zeiträume ab dem 01.07.2024
• Verwaltung, Reparaturen, Rücklagen und einmalige Kosten herausgerechnet, Hausmeisterrechnung aufgeteilt
• Gesamtkosten je Kostenart, Umlageschlüssel, Anteil des Mieters und Vorauszahlungen genannt
• Leerstand trägt der Vermieter, leere Flächen in der Gesamtfläche belassen
• Heizkosten nach Heizkostenverordnung mit 50 bis 70 % Verbrauchsanteil und ausgewiesener CO2-Aufteilung
• Kosten nur für den Abrechnungszeitraum, periodengerecht zugeordnet
• Belege geordnet und bei Bedarf digital bereitstellbar

Wenn du nicht selbst rechnen willst: Der Nebenkostenrechner führt dich durch Kostenarten, Umlageschlüssel und Vorauszahlungen, das PDF der fertigen Abrechnung kostet 12,90 € je Wohneinheit. Für mehrere Objekte gibt es die Vermieter-Software. Dieser Ratgeber erklärt die allgemeine Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Häufige Fragen

Muss ich als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Ja, wenn der Mieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten leistet. Dann musst du jährlich abrechnen, und die Abrechnung muss ihm spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei einer vereinbarten Pauschale entfällt die Abrechnung.

Was passiert, wenn ich die Abrechnungsfrist verpasse?

Du kannst keine Nachzahlung mehr verlangen, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten, zum Beispiel weil ein Bescheid trotz Nachfrage erst spät kam. Ein Guthaben des Mieters musst du trotzdem auszahlen.

Darf ich Hausverwaltungskosten oder die Kosten der Abrechnung umlegen?

Verwaltungskosten nicht, dazu gehört auch deine Arbeit für die Betriebskostenabrechnung (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Die Kosten eines Messdienstes für die Verbrauchserfassung und die Heiz- und Wasserkostenabrechnung sind dagegen umlagefähig.

Darf ich Kabelgebühren noch umlegen?

Nein, Entgelte für den Kabel-TV-Empfang sind seit dem 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig, auch nicht mit einer Vereinbarung im Mietvertrag. Umlagefähig bleiben nur der Betriebsstrom und die Prüfung der Hausanlage (bei Anlagen, die vor dem 01.12.2021 errichtet wurden) und beim Glasfasernetz das Bereitstellungsentgelt nach § 72 TKG.

Kann ich den Umlageschlüssel ändern?

Einseitig nur in einem Fall: Du kannst vor Beginn eines Abrechnungszeitraums in Textform erklären, dass Kosten künftig nach erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung umgelegt werden (§ 556a Abs. 2 BGB). Andere Änderungen brauchen eine Vereinbarung mit dem Mieter oder einen wirksamen Vorbehalt im Vertrag.

Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?

Mindestens bis mögliche Rückforderungen des Mieters verjährt sind, also drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Private Vermieter sind in der Regel nicht an die steuerlichen Aufbewahrungsfristen des § 147 AO gebunden, sollten die Belege aber mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufheben.