Betriebskostenvorauszahlung festlegen: Höhe berechnen und anpassen

Die Betriebskostenvorauszahlung (kurz BK-VZ) ist der monatliche Abschlag, den dein Mieter zusätzlich zur Kaltmiete auf die umlagefähigen Betriebskosten zahlt. Du berechnest sie so: Betriebskosten der letzten Abrechnung geteilt durch 12, bei Bedarf plus konkret absehbare Kostensteigerungen (zum Beispiel eine angekündigte Preiserhöhung). Sie muss nach § 556 Abs. 2 Satz 2 BGB angemessen sein, und du musst jährlich darüber abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Dieser Ratgeber zeigt die Formel mit Rechenbeispiel, den Richtwert für den Start und die Grenzen bei der Anpassung.

Was ist eine Betriebskostenvorauszahlung?

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch von Gebäude, Anlagen und Grundstück laufend entstehen (§ 556 Abs. 1 Satz 2 BGB). Dein Mieter trägt sie nur, wenn ihr das vereinbart habt (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB). Dafür gibt es zwei Wege: die Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung oder die Pauschale ohne Abrechnung. Die Vorauszahlung ist ein Abschlag, kein Festpreis: Liegen die tatsächlichen Kosten höher, zahlt der Mieter nach, liegen sie niedriger, bekommt er ein Guthaben.

Im Mietvertrag steht dafür oft „Nebenkostenvorauszahlung“, „Abschlag“ oder „BK-VZ“. Die Pauschale grenzt der Ratgeber Betriebskostenpauschale oder Vorauszahlung ab, die Sicht des Mieters erklärt Abschlagszahlung bei der Miete. Wie du die Klausel im Vertrag formulierst, steht in Nebenkostenklausel im Mietvertrag.

Was die Vorauszahlung abdeckt

Welche Kosten du auf den Mieter umlegen darfst, bestimmen zwei Dinge: der Katalog der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) und dein Mietvertrag. Nur was vereinbart ist, darfst du abrechnen. Typisch sind:

• Grundsteuer und Sach- und Haftpflichtversicherung
• Wasser, Abwasser und Niederschlagswasser
• Heizung und Warmwasser, verbrauchsabhängig nach der Heizkostenverordnung
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister, Allgemeinstrom
• Aufzug, Schornsteinfeger, sonstige Betriebskosten, wenn sie im Vertrag benannt sind

Nicht dazu gehören Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Den vollständigen Katalog erklärt der Ratgeber zur Betriebskostenverordnung.

Nebenkostenvorauszahlung berechnen: die Formel

Das Gesetz nennt keine Rechenformel, sondern verlangt nur eine angemessene Höhe. Angemessen ist ein Betrag, der die voraussichtlichen Kosten des Mieters annähernd deckt. In der Praxis rechnest du so:

1. Jahreskosten ermitteln: Nimm die auf die Wohnung entfallenden Betriebskosten der letzten Abrechnung (Kosten, nicht die bisherigen Vorauszahlungen).
2. Durch 12 teilen: Das ergibt den monatlichen Grundbetrag.
3. Absehbare Änderungen addieren: Konkret absehbare Mehrkosten oder Änderungen, etwa eine angekündigte Preiserhöhung oder eine deutlich geänderte Personenzahl.
4. Runden: Auf einen glatten Betrag, den dein Mieter leicht zahlen kann.

Das Zwölftel der letzten Abrechnung ist nach dem BGH „jedenfalls in der Regel“ angemessen. Besondere Umstände, etwa eine geänderte Bewohnerzahl oder ein verändertes Verbrauchsverhalten, können im Einzelfall Abweichungen begründen (BGH, Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10).

Rechenbeispiel: 70 m² Wohnung

Die letzte Abrechnung weist für die Wohnung folgende Jahreskosten aus. Der Gasversorger hat eine Preiserhöhung angekündigt, die die Heizkosten nach seiner Mitteilung um 10 Prozent erhöht.

• Grundbetrag: 2.520,00 € geteilt durch 12 = 210,00 € im Monat
• Absehbare Steigerung: 10 Prozent von 1.200,00 € Heizkosten = 120,00 € im Jahr, also 10,00 € im Monat
• Angemessene Vorauszahlung: 220,00 € im Monat

Die Heizkostenvorauszahlung kannst du getrennt ausweisen: 100,00 € plus 10,00 € Steigerung ergeben 110,00 € für Heizung und Warmwasser, die kalten Betriebskosten liegen bei 110,00 €. Wie du die Heizkosten selbst ermittelst, zeigt die Anleitung zur Heizkostenberechnung. Die Abrechnung selbst, aus der du die Jahreskosten übernimmst, rechnest du im Online-Rechner durch.

Wie hoch die Vorauszahlung zum Start sein sollte

Beim Erstbezug oder Neubau fehlt die Vorjahresabrechnung. Dann schätzt du anhand bekannter Fixkosten wie Grundsteuer und Versicherung, vergleichbarer Objekte und des erwarteten Energieverbrauchs. Als Anhaltspunkt dient der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds: Für das Abrechnungsjahr 2024 nennt er einen Durchschnitt von 2,67 € pro m² und Monat, davon 1,32 € für Heizung und Warmwasser und rechnerisch 1,35 € für die kalten Betriebskosten. Als Höchstwert bei Anfall aller Kostenarten, also etwa auch Aufzug und Hausmeister, nennt er 3,68 €.

Die Werte sind Mittelwerte, keine Ober- oder Untergrenzen. Ein schlecht gedämmter Altbau liegt darüber, ein effizienter Neubau oft darunter, und kommunale Gebühren schwanken je nach Ort. Rechne deshalb immer mit den Zahlen deines Hauses und nutze den Durchschnitt nur als Plausibilitätsprüfung. Nach der ersten Abrechnung passt du die Höhe an. Die Durchschnittswerte je Kostenart findest du in einem eigenen Ratgeber.

Vorauszahlung anpassen: § 560 Abs. 4 BGB

Kurzübersicht: Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB). Du musst jährlich abrechnen, spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, sonst ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam (§ 560 Abs. 6 BGB).

Das Gesetz sagt: „Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, so kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen.“ Daraus folgt für dich:

• Erst nach einer Abrechnung: Ohne vorangegangene Abrechnung kannst du die Vorauszahlung nicht einseitig erhöhen.
• Beide Richtungen: Du kannst erhöhen, der Mieter kann senken. Das Gesetz verlangt nur, dass eine Abrechnung vorliegt, nicht, dass sie eine Nachzahlung ergab (Wortlaut § 560 Abs. 4 BGB).
• Textform: Ein Brief oder eine E-Mail genügt.
• Keine Fehler zu Lasten des Mieters: Enthält die Abrechnung inhaltliche Fehler, die das Ergebnis zu Lasten des Mieters verschieben (etwa falsch umgelegte Kosten), ist die darauf gestützte Anpassung nach der Rechtsprechung insoweit unbegründet. Der Mieter muss dann nur die Höhe zahlen, die sich aus der korrigierten Abrechnung ergibt (BGH, Urteil vom 15.05.2012, VIII ZR 245/11).
• Kein pauschaler Puffer: Ein abstrakter Sicherheitszuschlag von 10 Prozent ist unzulässig. Konkret zu erwartende Kostensteigerungen, etwa eine bereits angekündigte Preiserhöhung des Versorgers, dürfen einfließen (BGH, Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10).

Ein pauschaler Aufschlag auf die gesamten Kosten, etwa 10 Prozent auf alles, wäre im Beispiel oben also nicht angemessen. Die Anpassung nach der Abrechnung mit Begründung und Fristen behandelt der Ratgeber Vorauszahlung anpassen nach der Nebenkostenabrechnung ausführlich.

Ab wann gilt die neue Vorauszahlung?

§ 560 Abs. 4 BGB nennt keinen Zeitpunkt. Die Regel „ab dem übernächsten Monat“ steht in § 560 Abs. 2 BGB und gilt dort für die Pauschale. Wer Streit vermeiden will, nennt in der Erklärung einen Termin ab dem übernächsten Monat nach Zugang.

Wenn du nicht rechtzeitig abrechnest

Die Vorauszahlung ist an die Abrechnungspflicht gekoppelt. Rechnest du über einen abgelaufenen Zeitraum nicht fristgerecht ab, kann der Mieter im laufenden Mietverhältnis die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten, bis die Abrechnung vorliegt (Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB; BGH, Urteil vom 29.03.2006, VIII ZR 191/05). Ist das Mietverhältnis beendet, kann er die Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum vollständig zurückverlangen (BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04). Abrechnen kannst du auch nach Fristablauf noch, etwa um dem Mieter ein Guthaben auszuzahlen. Eine Nachforderung ist nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist aber grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Eine zu spät erstellte Abrechnung kostet dich also Geld, egal wie hoch die Vorauszahlung war. Die Fristen im Überblick stehen im Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung.

Sonderfälle

Leerstand

Bei einer Umlage nach Fläche bleibt die Fläche leerstehender Wohnungen in der Gesamtfläche; nach der Rechtsprechung trägst du als Vermieter die auf leerstehende Wohnungen entfallenden Kosten grundsätzlich selbst (BGH, Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159/05). Schätze die Vorauszahlung deshalb so, dass der Leerstandsanteil nicht auf die Mieter verteilt wird. Mehr dazu im Ratgeber Leerstand und Nebenkosten.

Staffel- und Indexmiete

Auch hier kann die Vorauszahlung nach § 560 BGB angepasst werden. Bei der Staffelmiete sind nur Erhöhungen nach §§ 558 bis 559b BGB ausgeschlossen (§ 557a Abs. 2 BGB), bei der Indexmiete bleiben Änderungen der Betriebskosten nach § 560 BGB ausdrücklich möglich (§ 557b Abs. 2 BGB).

Musterformulierung: Vorauszahlung anpassen

„Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name], die Betriebskostenabrechnung vom [Datum] für den Zeitraum [Zeitraum] weist Kosten von [Betrag] aus. Nach § 560 Abs. 4 BGB passe ich die monatliche Vorauszahlung auf [Jahreskosten geteilt durch 12, plus absehbare Steigerung] an, erstmals zur Zahlung am [Datum]. Mit freundlichen Grüßen, [Name]“

Weitere Schreiben findest du in unseren Vorlagen. Der Online-Rechner nimmt dir die Abrechnung ab, aus der du die Jahreskosten für die neue Vorauszahlung übernimmst: bis zu 17 Kostenarten nach BetrKV, Verteilerschlüssel je Kostenart. Rechnen und Vorschau sind kostenlos und ohne Konto möglich, das fertige PDF kostet 12,90 € je Wohneinheit.

Wenn du Vorauszahlungen, Zählerstände und Abrechnung dauerhaft in einem Werkzeug führen willst, hilft der Vergleich von Software für die Nebenkostenabrechnung bei der Auswahl.

Häufige Fragen

Was bedeutet Betriebskostenvorauszahlung?

Ein monatlicher Abschlag auf die umlagefähigen Betriebskosten, den der Mieter zusätzlich zur Kaltmiete zahlt. Du rechnest jährlich ab (§ 556 Abs. 3 BGB): Zahlt der Mieter zu wenig, folgt eine Nachzahlung, zahlt er zu viel, bekommt er ein Guthaben.

Wie berechne ich die Nebenkostenvorauszahlung?

In der Regel nimmst du die Betriebskosten der letzten Abrechnung, teilst sie durch zwölf und addierst konkret absehbare Steigerungen. Ohne Vorjahresabrechnung schätzt du anhand der Fixkosten, vergleichbarer Objekte und des erwarteten Verbrauchs.

Wie berechne ich die Heizkostenvorauszahlung?

Genauso: Heizkosten und Warmwasserkosten der letzten Abrechnung geteilt durch zwölf, plus absehbare Preissteigerungen, etwa eines angekündigten Gaspreises. Du kannst sie getrennt von den kalten Betriebskosten ausweisen oder in einer Summe vereinbaren.

Ist eine Betriebskostenvorauszahlung Pflicht?

Nein. Betriebskosten kann der Mieter nur tragen, wenn der Mietvertrag das vorsieht, als Vorauszahlung oder als Pauschale. Ohne Vereinbarung sind sie mit der Miete abgegolten.

Darf ich 10 Prozent Puffer auf die Vorauszahlung aufschlagen?

Nein. Ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist bei der Anpassung nach § 560 Abs. 4 BGB unzulässig. Erlaubt ist nur, konkret absehbare Steigerungen einzelner Kosten zu berücksichtigen (BGH, VIII ZR 294/10).

Wie oft darf ich die Vorauszahlung anpassen?

Nach jeder Abrechnung, also in der Regel einmal im Jahr. Eine einseitige Anpassung ohne vorangegangene Abrechnung ist nicht möglich.

Was ist eine angemessene Höhe?

Ein Betrag, der die voraussichtlichen Kosten annähernd deckt, in der Regel das Ergebnis der letzten Abrechnung geteilt durch zwölf, plus konkret absehbare Steigerungen. Eine feste Prozentgrenze, ab der eine Vorauszahlung unangemessen ist, gibt es im Gesetz nicht.