Nebenkosten anteilig berechnen: Einzug, Auszug, Mieterwechsel

Ziehst du im laufenden Abrechnungsjahr ein oder aus, zahlst du nur den Teil der Nebenkosten, der auf deine Mietzeit entfällt. Die Grundformel lautet: Anteil = Jahreskosten der Wohnung × Miettage / Tage des Abrechnungszeitraums. Das gilt für die zeitabhängigen Kosten wie Grundsteuer, Versicherung oder Müll. Heiz- und Warmwasserkosten werden dagegen nicht einfach nach Tagen geteilt, sondern über eine Zwischenablesung. Wer zuerst den Jahresbetrag der Wohnung braucht, kann vorab mit dem Betriebskostenrechner die Nebenkosten berechnen.

Wann wird anteilig abgerechnet?

• Einzug nach Beginn des Abrechnungszeitraums
• Auszug vor dessen Ende
• Mieterwechsel in derselben Wohnung, mit oder ohne Leerstand dazwischen
• Änderung der Personenzahl, wenn nach Personen abgerechnet wird, etwa durch Geburt oder Auszug eines Mitbewohners

Tagesgenau oder monatsweise?

Ein Gesetz, das die Aufteilung nach Tagen vorschreibt, gibt es nicht. Maßgeblich ist zunächst der Mietvertrag, im Übrigen eine sachgerechte zeitanteilige Verteilung. Am genauesten ist die tagesgenaue Rechnung, und sie ist in der Praxis üblich. Eine Rechnung nach vollen Monaten ist gleichwertig, wenn Ein- und Auszug auf Monatsgrenzen fallen.

Tagesgenau: Jahreskosten × Miettage / 365 (im Schaltjahr 366)
Monatsweise: Jahreskosten × Mietmonate / 12

Gezählt wird die Mietzeit laut Mietvertrag, nicht der Tag der Schlüsselübergabe. Gibst du die Schlüssel vor Vertragsende zurück, schuldest du die Nebenkosten trotzdem bis zum Ende des Mietverhältnisses.

Verbrauchsabhängige Kosten: nicht nach Tagen teilen

Kosten, die nach gemessenem Verbrauch verteilt werden, folgen dem Zählerstand, nicht dem Kalender. Für Heizung und Warmwasser regelt das § 9b HeizkostenV:

• Bei einem Nutzerwechsel muss der Gebäudeeigentümer eine Zwischenablesung durchführen (§ 9b Abs. 1).
• Die Verbrauchskosten werden nach dieser Ablesung verteilt. Die übrigen Heizkosten (Grundkosten) werden nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig (§ 9b Abs. 2).
• Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder technisch zu ungenau, werden die gesamten Kosten nach diesen Maßstäben aufgeteilt (§ 9b Abs. 3).
• Abweichende vertragliche Regelungen bleiben zulässig (§ 9b Abs. 4).

Für Kaltwasser mit Wohnungszählern gilt dasselbe Prinzip: Der Zählerstand am Wechseltag trennt den Verbrauch von Vor- und Nachmieter. Ausführlich zum Heizteil der Ratgeber Heizkostenabrechnung beim Mieterwechsel.

Gradtagszahlen: warum der Winter mehr zählt

Gradtagszahlen gewichten jeden Monat nach seinem typischen Heizbedarf, in Promille eines Jahres. Die übliche Tabelle: Januar 170, Februar 150, März 130, April 80, Mai 40, Juni bis August zusammen 40, September 30, Oktober 80, November 120, Dezember 160, zusammen 1.000.

Beispiel: Mieterwechsel zum 31.03., keine Zwischenablesung möglich, Heizkosten der Wohnung im Jahr 1.000 €. Nach Gradtagszahlen entfallen auf Januar bis März 170 + 150 + 130 = 450 ‰, also 450 € auf den Vormieter und 550 € auf den Nachmieter. Rein zeitanteilig wären es nur rund 247 € (90 von 365 Tagen) für den Vormieter, obwohl er in den kältesten Monaten dort gewohnt hat.

Wer zahlt die Zwischenablesung?

Die Kosten der Zwischenablesung, oft als Nutzerwechselgebühr abgerechnet, sind keine Betriebskosten, sondern Verwaltungskosten. Der Vermieter trägt sie, sofern der Mietvertrag nicht ausdrücklich etwas anderes regelt (BGH, Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07). Taucht die Gebühr ohne solche Vereinbarung in deiner Abrechnung auf, darfst du sie streichen.

Rechenbeispiel 1: Einzug am 15. März

Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025 (365 Tage). Die kalten Betriebskosten der Wohnung betragen im Jahr 1.134 €; Heizung und Warmwasser werden getrennt über die Zwischenablesung verteilt.

• Mietzeit: 15. März bis 31. Dezember = 292 Tage
• Anteil: 1.134 € × 292 / 365 = 907,20 €
• Vorauszahlung für die kalten Betriebskosten: 100 € im Monat, für März anteilig 50 €, zusammen 50 € + 9 × 100 € = 950 €
• Ergebnis: 42,80 € Guthaben

Der Vormieter trägt für den 1. Januar bis 14. März (73 Tage): 1.134 € × 73 / 365 = 226,80 €. Beide Anteile ergeben zusammen wieder die 1.134 €.

Rechenbeispiel 2: Auszug am 30. September

• Mietzeit: 1. Januar bis 30. September = 273 Tage
• Kalte Betriebskosten der Wohnung im Jahr: 1.900 €
• Anteil: 1.900 € × 273 / 365 = 1.421,10 €
• Vorauszahlungen: 9 × 150 € = 1.350 €
• Ergebnis: 71,10 € Nachzahlung

Rechenbeispiel 3: Mieterwechsel mit Leerstand

Mieter A zieht am 31. Mai aus, Mieter B am 1. Juli ein, im Juni steht die Wohnung leer. Kalte Betriebskosten der Wohnung: 2.500 € im Jahr.

• Mieter A: 1. Januar bis 31. Mai = 151 Tage: 2.500 € × 151 / 365 = 1.034,25 €
• Leerstand Juni: 30 Tage: 2.500 € × 30 / 365 = 205,48 €, die trägt der Vermieter
• Mieter B: 1. Juli bis 31. Dezember = 184 Tage: 2.500 € × 184 / 365 = 1.260,27 €

Die Kosten des Leerstands dürfen nicht auf die anderen Mieter im Haus verteilt werden. Die Fläche der leeren Wohnung bleibt in der Gesamtwohnfläche, ihr Anteil bleibt beim Vermieter.

Verteilerschlüssel beim Mieterwechsel

• Wohnfläche und Wohneinheiten: ändern sich nicht; Vor- und Nachmieter teilen den Anteil der Wohnung nach Zeit.
• Personenzahl: wird für jeden Teilzeitraum mit der jeweiligen Belegung angesetzt.
• Verbrauch: nach den Zählerständen am Wechseltag.

Sonderfälle

Wohngemeinschaft

Haben alle Bewohner den Mietvertrag unterschrieben, bekommt die WG eine gemeinsame Abrechnung; wer intern wie viel zahlt, regeln die Mitbewohner untereinander. Bei Untermiete rechnet der Vermieter nur mit dem Hauptmieter ab. Der Hauptmieter gibt die Kosten an Untermieter weiter, soweit der Untermietvertrag das vorsieht, und muss bei einem Wechsel selbst anteilig rechnen.

Möblierte Wohnung und Pauschale

Bei möblierter Vermietung wird oft eine Pauschale oder Inklusivmiete vereinbart. Für die kalten Betriebskosten entfällt dann die jährliche Abrechnung. Für Heizung und Warmwasser geht aber die Heizkostenverordnung vor: Eine Warmmiet-Pauschale ist nur in Ausnahmefällen zulässig, etwa in einem Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV), oder in den Fällen des § 11 HeizkostenV. Mehr dazu im Ratgeber Nebenkosten bei möblierter Vermietung.

Gewerbe im Haus

Verursacht ein Gewerbe erheblich höhere Kosten, kann ein Vorwegabzug geboten sein; die Darlegungslast dafür liegt beim Wohnungsmieter (BGH, Urteil vom 11.08.2010, VIII ZR 45/10). Details im Ratgeber Vorwegabzug bei gemischt genutzten Gebäuden.

Pflichten des Vermieters beim Mieterwechsel

• Zwischenablesung für Heizung und Warmwasser durchführen oder beauftragen (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV).
• Getrennte Abrechnungen: Jeder Mieter bekommt eine eigene Abrechnung für seine Mietzeit, auch der ausgezogene.
• Frist: Die zwölfmonatige Abrechnungsfrist gilt gegenüber jedem Mieter.
• Kaution: Für eine zu erwartende Nachzahlung darf der Vermieter nur einen angemessenen Teil der Kaution bis zur Abrechnung einbehalten.

Den kompletten Ablauf aus Vermietersicht beschreibt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung beim Mieterwechsel. Im Rechner für die Nebenkostenabrechnung kannst du für jede Wohnung ein Einzugs- und Auszugsdatum erfassen.

Häufige Fragen

Wie berechne ich die Nebenkosten bei Einzug mitten im Jahr?

Multipliziere die Jahreskosten der Wohnung mit deinen Miettagen und teile durch die Tage des Abrechnungszeitraums. Bei Einzug am 15. März sind das 292 von 365 Tagen, also rund 80 % der zeitabhängigen Kosten. Heiz- und Warmwasserkosten richten sich nach der Zwischenablesung.

Werden Nebenkosten tagesgenau abgerechnet?

In der Praxis meist ja, weil das am genauesten ist. Vorgeschrieben ist es nicht; eine monatsweise Rechnung ist ebenfalls sachgerecht, vor allem bei Wechseln zum Monatsende. Entscheidend ist, was der Mietvertrag vorsieht.

Werden Heizkosten beim Auszug auch nach Tagen verteilt?

Nein. Nach § 9b HeizkostenV ist eine Zwischenablesung Pflicht. Nur die Grundkosten werden nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig verteilt. Ist keine Ablesung möglich, werden die gesamten Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt.

Muss ich die Nutzerwechselgebühr bezahlen?

Nur, wenn dein Mietvertrag das ausdrücklich vorsieht. Sonst sind die Kosten der Zwischenablesung Verwaltungskosten, die der Vermieter trägt (BGH VIII ZR 19/07).

Wer zahlt die Nebenkosten, wenn die Wohnung leer steht?

Der Vermieter. Der Anteil der leeren Wohnung darf nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden; ihre Fläche bleibt in der Gesamtwohnfläche.