Nebenkosten bei moeblierter Vermietung: Inklusivmiete oder Vorauszahlung?

Du vermietest eine moeblierte Wohnung oder ein Apartment auf Zeit und fragst dich, wie du die Nebenkosten sauber regelst? Anders als bei der klassischen Langzeitvermietung hast du hier zwei grundlegend verschiedene Modelle zur Auswahl. Welches du im Mietvertrag vereinbarst, entscheidet darueber, ob du am Jahresende ueberhaupt eine Nebenkostenabrechnung erstellen musst. Dieser Ratgeber erklaert dir die Unterschiede, das Kalkulationsrisiko und rechnet ein konkretes Beispiel durch.

Zwei Modelle im Ueberblick: Inklusivmiete versus Vorauszahlung

Bei der Vermietung von Wohnraum kannst du die Nebenkosten auf zwei Wegen regeln. Die Wahl triffst du im Mietvertrag, und sie hat weitreichende Folgen fuer deine Pflichten als Vermieter.

1. Inklusiv- oder Pauschalmiete: Die Nebenkosten sind entweder komplett in der Miete enthalten (Inklusivmiete, oft auch Warmmiete genannt) oder als fester monatlicher Pauschalbetrag vereinbart. Der entscheidende Punkt: Bei diesem Modell gibt es keine jaehrliche Abrechnungspflicht. Du behaeltst die vereinbarte Summe, unabhaengig davon, ob die tatsaechlichen Kosten hoeher oder niedriger ausfielen. Eine Nachforderung ist ausgeschlossen, eine Erstattung an den Mieter aber ebenso.

2. Vorauszahlung: Der Mieter zahlt monatlich einen geschaetzten Betrag im Voraus. Ueber diese Vorauszahlungen musst du nach Paragraf 556 BGB jaehrlich abrechnen, und zwar spaetestens bis zum Ablauf des zwoelften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums. Versaeumst du diese Frist, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, musst du es dem Mieter auszahlen.

Fuer moeblierte Wohnungen und Wohnen auf Zeit ist die Pauschale oder Inklusivmiete besonders verbreitet, weil sie den Verwaltungsaufwand minimiert. Welche Kostenarten ueberhaupt umlagefaehig sind, kannst du im Ratgeber nicht umlagefaehige Kosten nachlesen.

Der Moeblierungszuschlag ist Teil der Miete, keine Betriebskosten

Ein haeufiges Missverstaendnis: Manche Vermieter versuchen, die Abnutzung der Moebel als Nebenkosten umzulegen. Das ist nicht zulaessig. Der sogenannte Moeblierungszuschlag ist rechtlich ein Bestandteil der Miete, nicht der Betriebskosten.

Das bedeutet konkret: Wenn du eine Wohnung mit Kueche, Bett, Sofa und Schrank vermietest, kalkulierst du den Wert und die Abnutzung dieser Einrichtung in die Grundmiete ein. Die Kosten fuer Ersatz oder Reparatur der Moebel darfst du nicht ueber die Nebenkostenabrechnung auf den Mieter abwaelzen. In eine Nebenkostenabrechnung gehoeren nur die klassischen Betriebskosten wie Heizung, Wasser, Muellabfuhr, Grundsteuer oder Gebaeudeversicherung.

Achte deshalb sauber auf die Trennung: Miete (inklusive Moeblierungsanteil) auf der einen Seite, umlagefaehige Betriebskosten auf der anderen. Vermischst du beides, riskierst du eine angreifbare Abrechnung.

Wohnen auf Zeit: Warum eine Pauschale ueblich ist

Bei kurzfristiger moeblierter Vermietung, etwa an Pendler, Monteure oder Studierende fuer wenige Monate, greifen die meisten Vermieter zur Pauschale oder Inklusivmiete. Der Grund liegt auf der Hand: Eine Jahresabrechnung fuer ein Mietverhaeltnis, das nur drei oder fuenf Monate dauert, ist aufwendig und wenig praktikabel.

Die Kehrseite ist ein Kalkulationsrisiko, das du als Vermieter traegst. Setzt du die Pauschale zu niedrig an und der Mieter heizt im Winter kraeftig oder verbraucht viel Warmwasser, bleibst du auf der Differenz sitzen. Eine nachtraegliche Erhoehung oder Nachforderung ist bei einer echten Pauschale ausgeschlossen. Kalkuliere die Pauschale deshalb realistisch und mit einem Puffer, gerade bei Vermietung ueber die Heizperiode.

Umgekehrt gilt: Verbraucht der Mieter weniger als kalkuliert, darfst du die Pauschale behalten. Das ist der wirtschaftliche Ausgleich fuer das Risiko, das du traegst.

Wenn Vorauszahlung vereinbart ist: normale Jahresabrechnung

Hast du dich stattdessen fuer Vorauszahlungen entschieden, gelten dieselben Regeln wie bei jeder anderen Wohnung. Du erstellst eine ordnungsgemaesse Nebenkostenabrechnung, weist die Gesamtkosten aus, verteilst sie nach dem vereinbarten Umlageschluessel und ziehst die geleisteten Vorauszahlungen ab. Fehlt eine Vereinbarung zum Schluessel, gilt nach Paragraf 556a BGB die Verteilung nach Wohnflaeche.

Die Besonderheit bei moeblierter Kurzzeitvermietung: Endet das Mietverhaeltnis mitten im Abrechnungsjahr, musst du die Kosten zeitanteilig aufteilen. Der Mieter zahlt nur fuer den Zeitraum, in dem er tatsaechlich in der Wohnung gewohnt hat. Eine taggenaue oder monatsgenaue Aufteilung ist dabei zulaessig und ueblich. Wie das im Detail funktioniert, zeigt der Ratgeber Nebenkosten anteilig berechnen.

Rechenbeispiel: moeblierte Wohnung, 5 Monate Mietdauer

Nehmen wir an, du vermietest ein moebliertes Apartment mit Vorauszahlung. Das Mietverhaeltnis laeuft vom 1. Februar bis zum 30. Juni, also fuenf Monate. Die umlagefaehigen Jahresgesamtkosten des Hauses fuer diese Wohnung betragen 1.800 Euro pro Jahr.

• Jahreskosten der Wohnung: 1.800 Euro
• Monatlicher Kostenanteil: 1.800 Euro geteilt durch 12 = 150 Euro
• Mietdauer: 5 Monate (Februar bis Juni)
• Zeitanteilige Kosten: 150 Euro mal 5 = 750 Euro

Der Mieter muss also 750 Euro der Nebenkosten tragen. Hat er in den fuenf Monaten monatlich 130 Euro Vorauszahlung geleistet, ergibt das 650 Euro. Es verbleibt eine Nachzahlung von 750 minus 650 = 100 Euro. Haette er dagegen 160 Euro pro Monat gezahlt (insgesamt 800 Euro), stuende ihm ein Guthaben von 50 Euro zu, das du auszahlen musst.

Diese anteilige Berechnung kannst du mit dem Nebenkostenrechner schnell nachvollziehen, ohne dich zu verrechnen. Bevor du eine Abrechnung verschickst, lohnt auch ein Blick in die 20 haeufigsten Fehler, um Formfehler zu vermeiden.

Haeufige Fragen

Muss ich bei einer Inklusivmiete eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Nein. Bei einer Inklusiv- oder Pauschalmiete sind die Nebenkosten fest vereinbart, eine jaehrliche Abrechnungspflicht nach Paragraf 556 BGB besteht nicht. Nur bei vereinbarten Vorauszahlungen musst du innerhalb von zwoelf Monaten abrechnen.

Darf ich die Abnutzung der Moebel als Nebenkosten umlegen?

Nein. Der Moeblierungszuschlag ist Bestandteil der Miete, nicht der Betriebskosten. Reparatur, Ersatz und Abnutzung der Einrichtung kalkulierst du in die Grundmiete ein und darfst sie nicht ueber die Nebenkostenabrechnung abwaelzen.

Wie teile ich Nebenkosten auf, wenn der Mieter nur wenige Monate bleibt?

Bei Vorauszahlung teilst du die Jahresgesamtkosten zeitanteilig auf. Du rechnest die Kosten auf den Monat oder Tag herunter und multiplizierst mit der tatsaechlichen Mietdauer. Diese zeitanteilige Aufteilung ist zulaessig und ueblich.

Trage ich als Vermieter ein Risiko, wenn ich eine Pauschale vereinbare?

Ja. Bei einer echten Pauschale kannst du keine Nachforderung stellen, wenn die tatsaechlichen Kosten hoeher ausfallen. Kalkuliere die Pauschale deshalb realistisch mit Puffer, besonders wenn die Vermietung ueber die Heizperiode laeuft. Verbraucht der Mieter weniger, darfst du die Pauschale behalten.

Nach welchem Schluessel verteile ich die Nebenkosten bei Vorauszahlung?

Nach dem im Mietvertrag vereinbarten Umlageschluessel. Fehlt eine Vereinbarung, gilt nach Paragraf 556a BGB die Verteilung nach Wohnflaeche. Heizkosten unterliegen zusaetzlich der Heizkostenverordnung und sind ueberwiegend verbrauchsabhaengig abzurechnen.