Nebenkosten bei möblierter Vermietung: Inklusivmiete oder Vorauszahlung?

Bei einer möblierten Wohnung kannst du die Nebenkosten auf drei Arten regeln: als Inklusivmiete (alles in der Miete enthalten), als Betriebskostenpauschale (fester Betrag ohne Abrechnung) oder als Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung. Bei Inklusivmiete und Pauschale entfällt die Abrechnung für die kalten Betriebskosten. Heizung und Warmwasser musst du in einem Mehrfamilienhaus aber auch bei möblierter Vermietung grundsätzlich nach Verbrauch abrechnen, weil die Heizkostenverordnung abweichenden Vereinbarungen vorgeht. Dieser Ratgeber erklärt die Modelle, ihre Grenzen und rechnet ein Beispiel durch.

Drei Modelle im Überblick

Achtung bei den Begriffen: Mit Warmmiete ist üblicherweise die Kaltmiete plus Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten gemeint, also gerade keine Inklusivmiete. Über die Vorauszahlungen in einer Warmmiete wird abgerechnet. Wie sich Pauschale und Vorauszahlung allgemein unterscheiden, erklärt der Ratgeber Betriebskostenpauschale oder Vorauszahlung.

Heizkosten: Die Heizkostenverordnung gilt auch bei Inklusivmiete

Das wird bei möblierter Vermietung am häufigsten übersehen. Nach § 2 HeizkostenV gehen die Vorschriften der Verordnung vertraglichen Vereinbarungen vor. Eine Inklusivmiete oder Pauschale, die Heizung und Warmwasser einschließt, ändert daran nichts. Hat das Haus eine zentrale Heizung oder Warmwasserversorgung, muss der Vermieter diese Kosten grundsätzlich verbrauchsabhängig abrechnen.

Rechnet er entgegen der Verordnung nicht nach Verbrauch ab, darf der Mieter seinen Anteil an diesen Kosten um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Das Kalkulationsrisiko der Pauschale liegt also nicht nur darin, dass die Kosten höher ausfallen als gedacht.

Ausnahmen:

• Zweifamilienhaus mit Vermieter: In Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt, gilt der Vorrang nicht (§ 2 HeizkostenV). Dort sind abweichende Vereinbarungen wie eine Inklusivmiete möglich. Mehr dazu im Ratgeber zur Einliegerwohnung.
• Sonderfälle nach § 11 HeizkostenV: etwa Studenten- und Lehrlingsheime oder Räume, in denen eine Verbrauchserfassung nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten möglich ist.
• Keine zentrale Anlage: Heizt die Wohnung mit eigener Gasetagenheizung oder Strom, auf den der Mieter einen eigenen Vertrag hat, gibt es keine Heizkosten, die der Vermieter verteilen müsste.

Für ein möbliertes Apartment in einem Mehrfamilienhaus mit Zentralheizung ist daher meist eine Mischform sinnvoll: Kaltmiete mit Möblierungszuschlag, Pauschale oder Inklusivbetrag für die kalten Betriebskosten und eine Vorauszahlung für Heizung und Warmwasser, über die du nach Verbrauch abrechnest. Wie eine solche Abrechnung aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Heizkostenabrechnung erstellen.

Die Pauschale ist nicht so fest, wie viele glauben

Bei einer echten Betriebskostenpauschale gibt es keine Abrechnung und damit weder Nachzahlung noch Guthaben. Fest ist sie trotzdem nicht in jede Richtung:

• Erhöhung: Steigen die Betriebskosten, darfst du die Pauschale nur erhöhen, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Die Erhöhung musst du in Textform erklären und begründen (§ 560 Abs. 1 BGB).
• Senkung: Sinken die Betriebskosten, musst du die Pauschale ab diesem Zeitpunkt herabsetzen und das dem Mieter unverzüglich mitteilen (§ 560 Abs. 3 BGB). Du darfst eine dauerhafte Ersparnis also nicht einfach behalten.

Kalkuliere die Pauschale deshalb realistisch anhand der letzten Abrechnungen. Einen pauschalen Sicherheitsaufschlag auf die zu erwartenden Kosten solltest du nicht einplanen, weil du Überschüsse bei sinkenden Kosten ohnehin weitergeben musst.

Wohnen auf Zeit: Was bei vorübergehender Vermietung anders ist

Für Wohnraum, der nur zum vorübergehenden Gebrauch vermietet ist, und für möblierten Wohnraum in der vom Vermieter selbst bewohnten Wohnung gelten einige Mieterschutzvorschriften nicht (§ 549 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB). Das betrifft

• die Mietpreisbremse (§§ 556d bis 556g BGB),
• die Vorschriften über Mieterhöhungen (§§ 557 bis 561 BGB), zu denen auch die Anpassung einer Pauschale nach § 560 BGB gehört,
• den Kündigungsschutz (unter anderem §§ 573, 574 BGB).

Die Vorschriften über Betriebskosten in § 556 BGB, also Vereinbarung, Abrechnungsfrist und Belegeinsicht, gelten dagegen weiter. Auch die Heizkostenverordnung bleibt anwendbar. Ob ein Mietverhältnis wirklich nur „vorübergehend“ ist, hängt vom Zweck ab, etwa ein Projekteinsatz oder ein Praktikum, nicht allein von einer kurzen Vertragslaufzeit. Beim möblierten Zimmer in deiner eigenen Wohnung entfällt die Ausnahme, wenn der Mieter dort dauerhaft mit Familie oder Lebenspartner wohnt.

Der Möblierungszuschlag ist Miete, keine Betriebskosten

Die Einrichtung vergütet dir der Mieter über einen Möblierungszuschlag. Er ist Teil der Miete. Abnutzung, Reparatur oder Ersatz von Möbeln gehören nicht zu den Betriebskosten und dürfen nicht über die Nebenkostenabrechnung laufen. Umlagefähig sind nur die Kostenarten des § 2 BetrKV, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr oder Gebäudeversicherung. Was nicht dazu gehört, listet die Seite nicht umlagefähige Kosten.

Eine feste gesetzliche Formel für die Höhe des Zuschlags gibt es nicht. Eine gängige Herleitung geht vom Zeitwert der Einrichtung und ihrer Nutzungsdauer aus. Ein vereinfachtes Beispiel mit angenommenen Werten:

• Zeitwert der Möbel und Küchengeräte: 6.000 €
• angenommene Restnutzungsdauer: 10 Jahre, also 600 € Wertverlust pro Jahr
• Wertverlust pro Monat: 600 € geteilt durch 12 = 50 €

Manche Vermieter setzen zusätzlich eine Verzinsung des eingesetzten Kapitals an. Gerichte haben den Zuschlag im Streitfall unterschiedlich bemessen, halte deine Berechnung daher nachvollziehbar fest. Gilt am Ort die Mietpreisbremse und greift keine Ausnahme nach § 549 Abs. 2 BGB, zählt der Möblierungszuschlag zur Miete, die die zulässige Höchstmiete nicht überschreiten darf. Er ist kein Weg, die Begrenzung zu umgehen.

Rechenbeispiel: Apartment mit Vorauszahlung, fünf Monate Mietdauer

Du vermietest ein möbliertes Apartment vom 1. Februar bis 30. Juni, also fünf Monate. Vereinbart ist eine Vorauszahlung für die kalten Betriebskosten. Die umlagefähigen kalten Betriebskosten, die auf die Wohnung entfallen, betragen 1.200 € im Jahr. Die Heizkosten sind nicht enthalten, weil sie bei einem Nutzerwechsel gesondert aufzuteilen sind.

• Kalte Betriebskosten der Wohnung pro Jahr: 1.200 €
• pro Monat: 1.200 € geteilt durch 12 = 100 €
• Anteil des Mieters: 100 € mal 5 Monate = 500 €
• Vorauszahlung: 90 € mal 5 Monate = 450 €
• Ergebnis: 500 € minus 450 € = 50 € Nachzahlung

Hätte der Mieter 110 € im Monat vorausgezahlt, also 550 €, stünde ihm ein Guthaben von 50 € zu. Rein zeitanteilig darfst du nur Kosten verteilen, die nicht vom Verbrauch abhängen. Wird Wasser über Wohnungszähler erfasst, gilt dafür der abgelesene Verbrauch.

Für die Heizkosten schreibt § 9b HeizkostenV beim Nutzerwechsel eine Zwischenablesung vor. Eine rein zeitanteilige Aufteilung würde bei einer Wintervermietung den Vermieter oder den Nachmieter benachteiligen. Wie die Aufteilung funktioniert, erklärt der Ratgeber Heizkostenabrechnung bei Mieterwechsel. Die zeitanteilige Berechnung für die übrigen Kosten findest du unter Nebenkosten anteilig berechnen. Im Nebenkostenrechner kannst du für jeden Mieter ein Ein- und Auszugsdatum angeben, der Zeitanteil wird dann tagesgenau berechnet.

Häufige Fragen

Muss ich bei einer Inklusivmiete eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Für die kalten Betriebskosten nicht. Eine Inklusivmiete oder Pauschale kennt keine Abrechnung und keine Nachzahlung. Für Heizung und Warmwasser gilt das nur eingeschränkt: Hat das Haus eine zentrale Heizungsanlage, musst du diese Kosten grundsätzlich nach Verbrauch abrechnen, weil die Heizkostenverordnung Vorrang hat (§ 2 HeizkostenV). Ausnahme ist vor allem das Zweifamilienhaus, in dem du selbst eine der beiden Wohnungen bewohnst.

Was ist der Unterschied zwischen Inklusivmiete und Warmmiete?

Bei der Inklusivmiete sind alle Betriebskosten in einem festen Betrag enthalten, es gibt keine Abrechnung. Die Warmmiete setzt sich meist aus Kaltmiete und Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten zusammen. Über diese Vorauszahlungen rechnet der Vermieter jährlich ab, es kann also eine Nachzahlung oder ein Guthaben entstehen.

Darf ich eine Betriebskostenpauschale später erhöhen?

Nur wenn der Mietvertrag eine Erhöhung ausdrücklich vorsieht. Dann kannst du gestiegene Betriebskosten per Erklärung in Textform anteilig umlegen, mit Begründung (§ 560 Abs. 1 BGB). Sinken die Kosten, musst du die Pauschale herabsetzen (§ 560 Abs. 3 BGB). Bei Wohnraum zum vorübergehenden Gebrauch gilt § 560 BGB nicht, dann entscheidet allein der Vertrag.

Darf ich die Abnutzung der Möbel als Nebenkosten umlegen?

Nein. Abnutzung, Reparatur und Ersatz der Einrichtung sind keine Betriebskosten. Du deckst sie über den Möblierungszuschlag, der Teil der Miete ist.

Wie teile ich die Nebenkosten auf, wenn der Mieter nur wenige Monate bleibt?

Bei vereinbarter Vorauszahlung teilst du die kalten Betriebskosten zeitanteilig nach Tagen oder Monaten auf, verbrauchsabhängig erfasste Kosten wie Wasser nach Zählerstand. Für die Heizkosten ist beim Mieterwechsel eine Zwischenablesung vorgeschrieben (§ 9b HeizkostenV). Abgerechnet wird regulär nach Ende des Abrechnungszeitraums, zu einer Zwischenabrechnung beim Auszug bist du nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).