Nebenkostennachzahlung anmahnen: Muster und Fristen

Die Abrechnung ist raus, die Nachzahlung steht offen, und der Mieter reagiert nicht. Bevor du mahnst, lohnt ein Blick auf zwei Fragen: Ist die Forderung überhaupt schon fällig, und ist der Mieter bereits in Verzug? Davon hängt ab, was du verlangen darfst.

Wann du mahnen kannst

Die Nachforderung aus einer Betriebskostenabrechnung wird mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig (§ 271 BGB). Eine gesetzliche Zahlungsfrist gibt es nicht. Ab Fälligkeit darfst du mahnen.

Zwei Fälle, in denen die Forderung noch nicht fällig ist:

• Die Abrechnung erfüllt die formellen Mindestangaben nicht: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Berechnung des Mieteranteils, Abzug der Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 19.11.2008, VIII ZR 295/07).
• Der Mieter hat Belegeinsicht verlangt und keine bekommen. Bis zur Einsicht kann ihm ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht zustehen (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19).

In beiden Fällen läuft eine Mahnung ins Leere und kostet nur Porto.

Die Reihenfolge, die sich bewährt hat

• Zahlungserinnerung, etwa zwei Wochen nach Zugang der Abrechnung. Freundlich, ohne Drohung. Oft war es schlicht Vergesslichkeit.
• Mahnung mit klarer Frist. Sie setzt den Mieter in Verzug, falls er es nicht ohnehin schon ist (§ 286 Abs. 1 BGB).
• Gerichtliches Mahnverfahren oder Klage. Der Mahnbescheid ist günstig und schnell. Widerspricht der Mieter, geht es ins streitige Verfahren; die Frist dafür beträgt zwei Wochen, ein späterer Widerspruch zählt aber noch, solange kein Vollstreckungsbescheid verfügt ist.

Ohne Mahnung tritt Verzug gegenüber einem Mieter als Verbraucher spätestens 30 Tage nach Zugang der Abrechnung ein, und auch das nur, wenn du in der Abrechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast (§ 286 Abs. 3 BGB). Früher kann er eintreten, etwa wenn der Mieter die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert. Der Hinweis in der Abrechnung ist der billigste Weg, sich eine Mahnung zu sparen.

Was in die Mahnung gehört

• Bezeichnung des Mietverhältnisses und der Wohnung
• Der Abrechnungszeitraum und das Datum der Abrechnung
• Der offene Betrag, getrennt von laufender Miete und früheren Rückständen
• Bereits geleistete Teilzahlungen, korrekt abgezogen
• Ein konkretes Zahlungsziel als Datum, nicht „umgehend"
• Deine Kontoverbindung und ein Verwendungszweck
• Ein Hinweis, was nach Fristablauf folgt

Verzichte auf Kündigungsdrohungen, solange die Voraussetzungen nicht vorliegen. Sie schwächen deine Position, wenn es später zum Streit kommt.

Musterschreiben

„Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name],

mit der Betriebskostenabrechnung vom [Datum] für den Zeitraum [Zeitraum] habe ich Ihnen eine Nachforderung von [Betrag] mitgeteilt. Auf meine Zahlungserinnerung vom [Datum] ist bisher kein Zahlungseingang erfolgt.

Ich fordere Sie auf, den offenen Betrag von [Betrag] bis zum [konkretes Datum] auf das Konto [IBAN] zu überweisen, Verwendungszweck [Zeitraum, Wohnung].

Nach Ablauf dieser Frist befinden Sie sich in Verzug. Ich müsste dann Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe geltend machen und die Forderung gerichtlich verfolgen.

Sollten Sie Einwände gegen die Abrechnung haben oder Einsicht in die Belege wünschen, teilen Sie mir das bitte bis zu diesem Datum mit. Wir finden dann eine Lösung.

Mit freundlichen Grüßen"

Der letzte Absatz ist kein Höflichkeitsfloskel, sondern Eigeninteresse: Ein Mieter, der sich übergangen fühlt, widerspricht später umso hartnäckiger. Im Vermieter-Konto findest du diese Schreiben unter Vorlagen mit den Daten deiner Mieter vorausgefüllt.

Verzugszinsen: was du wirklich verlangen kannst

Ab Verzug schuldet der Mieter Zinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli.

So rechnest du: offener Betrag mal Zinssatz, geteilt durch 365, mal Anzahl der Verzugstage. Bei 400 Euro und einem Verzugszinssatz von sechseinhalb Prozent sind das rund sieben Cent am Tag, nach drei Monaten also knapp sechs Euro. Den jeweils geltenden Basiszinssatz gibt die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und zum 1. Juli bekannt; rechne deshalb mit dem aktuellen Wert, nicht mit einer Zahl aus einem Ratgeber.

Die Rechnung zeigt das Wesentliche: Verzugszinsen sind kein Druckmittel. Wer eine Nachzahlung durchsetzen will, tut das über eine klare Frist und die Ankündigung des Mahnverfahrens, nicht über Zinsen.

Die Kosten der Mahnung selbst kannst du nicht in Rechnung stellen, wenn diese Mahnung den Verzug erst begründet: Ein Verzugsschaden kann erst entstehen, nachdem der Verzug eingetreten ist. Erst die Kosten späterer Mahnungen sind ersetzbar, und auch nur in tatsächlicher Höhe, also Porto und Material. Pauschalen von zehn oder fünfzehn Euro halten einer Prüfung nicht stand.

Wann eine Kündigung in Betracht kommt

Zwei Wege führen dorthin, und der erste wird oft übersehen: Nach § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 Buchstabe a BGB genügt ein Rückstand an zwei aufeinanderfolgenden Terminen, sofern er mehr als eine Monatsmiete ausmacht (§ 569 Abs. 3 Nr. 1 BGB). Erst die zweite Variante (Buchstabe b) verlangt zwei Monatsmieten, dafür über einen längeren Zeitraum. Eine einzelne Nachzahlung erreicht das selten, zusammen mit offenen Mieten aber durchaus.

Wichtig: Der Rückstand muss unstreitig fällig sein. Bei einer bestrittenen Abrechnung ist er das oft gerade nicht, und eine darauf gestützte Kündigung geht ins Leere.

Zwei weitere Bremsen solltest du kennen, bevor du kündigst. Wird der Rückstand vor Zugang der Kündigung ausgeglichen, ist sie ausgeschlossen (§ 543 Abs. 2 Satz 2 BGB). Und sie wird nachträglich unwirksam, wenn innerhalb von zwei Monaten nach Rechtshängigkeit der Räumungsklage gezahlt wird oder sich eine öffentliche Stelle zur Zahlung verpflichtet, etwa das Jobcenter (§ 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB).

Wenn der Mieter widerspricht

Ein Widerspruch hält die Fälligkeit nicht auf, solange deine Abrechnung formell in Ordnung ist. Trotzdem lohnt es, ihn ernst zu nehmen:

• Belegeinsicht gewähren. Seit dem 1. Januar 2025 darfst du die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Ein Scan-Paket per E-Mail spart dir den Termin im Büro.
• Teilzahlung unter Vorbehalt annehmen. Sie bringt Geld und hält den Streit klein.
• Rechenfehler zugeben, wenn einer vorliegt. Eine korrigierte Abrechnung ist billiger als ein Prozess.

Wie lange du Zeit hast

Die Nachforderung verjährt in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie fällig wurde (§§ 195, 199 BGB). Unabhängig davon gilt die Zwölfmonatsfrist für die Abrechnung selbst: Wer zu spät abrechnet, kann in aller Regel gar nichts mehr nachfordern (§ 556 Abs. 3 BGB).

Häufige Fragen

Muss ich erst eine Zahlungserinnerung schicken?

Nein. Sie ist üblich, aber nicht vorgeschrieben. Du kannst nach Fälligkeit direkt mahnen. Die Erinnerung ist vor allem ein Mittel, das Verhältnis zum Mieter nicht unnötig zu belasten.

Wie lange soll die Frist in der Mahnung sein?

Sieben bis vierzehn Tage ab Zugang sind üblich und angemessen. Zu kurze Fristen setzen keine wirksame Frist in Gang, sondern werden auf ein angemessenes Maß verlängert.

Kann ich die Nachzahlung mit der Kaution verrechnen?

Während des laufenden Mietverhältnisses grundsätzlich nicht. Die Kaution sichert Forderungen bei Vertragsende. Nach dem Auszug ist eine Verrechnung möglich, wenn die Forderung fällig und unstreitig ist.

Was mache ich, wenn der Mieter ausgezogen und unbekannt verzogen ist?

Ohne ladungsfähige Anschrift kommst du nicht weiter. Eine Anfrage beim Einwohnermeldeamt ist der übliche erste Schritt. Für die einfache Melderegisterauskunft, also Name und derzeitige Anschrift, brauchst du kein berechtigtes Interesse (§ 44 BMG). Du musst die Person eindeutig bezeichnen und erklären, dass du die Daten nicht für Werbung oder Adresshandel nutzt. Ein berechtigtes Interesse ist erst für die erweiterte Auskunft nötig (§ 45 BMG). Eine Auskunftssperre kann die Auskunft ausschließen.

Lohnt sich das gerichtliche Mahnverfahren bei kleinen Beträgen?

Der Mahnbescheid ist günstig und lässt sich online beantragen. Er lohnt sich vor allem, wenn der Mieter gar nicht reagiert. Widerspricht er, folgt das streitige Verfahren mit deutlich höheren Kosten; dann sollte die Abrechnung wirklich sauber sein. Die Widerspruchsfrist beträgt zwei Wochen, ein späterer Widerspruch zählt aber noch, solange der Vollstreckungsbescheid nicht verfügt ist.

Weiterführende Themen

• Nachzahlung: Frist, Fälligkeit und Raten, die Sicht des Mieters auf dieselbe Forderung
• Widerspruch des Mieters abwehren, wenn es inhaltlich wird
• Abrechnung erstellen, mit Zahlungsziel und Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB im Anschreiben