Nebenkostennachzahlung anmahnen: Muster und Fristen

Zahlt dein Mieter die Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung nicht, darfst du mahnen, sobald die Forderung fällig ist: mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung (§ 271 BGB). Mit der Mahnung kommt der Mieter in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB), ab dann schuldet er Verzugszinsen. Ohne Mahnung tritt Verzug gegenüber einem Mieter erst 30 Tage nach Zugang ein, und nur, wenn du in der Abrechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast (§ 286 Abs. 3 BGB). Eine Kündigung allein wegen einer offenen Nachzahlung ist dagegen riskant.

Wann du mahnen kannst

Eine gesetzliche Zahlungsfrist für die Nachforderung gibt es nicht. Ab Fälligkeit darfst du mahnen. Zwei Fälle, in denen die Forderung noch nicht fällig ist oder der Mieter die Zahlung vorerst verweigern darf:

• Die Abrechnung erfüllt die formellen Mindestangaben nicht: Zusammenstellung der Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Berechnung des Mieteranteils, Abzug der Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 19.11.2008, VIII ZR 295/07).
• Der Mieter hat Belegeinsicht verlangt und keine bekommen. Bis zur Einsicht kann ihm ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht zustehen (BGH, Urteil vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19).

In beiden Fällen läuft eine Mahnung ins Leere und kostet nur Porto.

Die Reihenfolge, die sich bewährt hat

• Zahlungserinnerung, etwa zwei Wochen nach Zugang der Abrechnung. Freundlich, ohne Drohung. Oft war es schlicht Vergesslichkeit.
• Mahnung mit klarer Frist. Sie setzt den Mieter in Verzug, falls er es nicht ohnehin schon ist (§ 286 Abs. 1 BGB).
• Gerichtliches Mahnverfahren oder Klage. Der Mahnbescheid ist günstig und schnell. Widerspricht der Mieter, geht es ins streitige Verfahren; die Frist dafür beträgt zwei Wochen, ein späterer Widerspruch zählt aber noch, solange kein Vollstreckungsbescheid verfügt ist. Zuständig für Streit aus einem Wohnraummietverhältnis ist unabhängig vom Betrag das Amtsgericht (§ 23 Nr. 2a GVG).

Verzug ohne Mahnung: der Hinweis in der Abrechnung

Ohne Mahnung tritt Verzug gegenüber einem Mieter als Verbraucher spätestens 30 Tage nach Zugang der Abrechnung ein, und auch das nur, wenn du in der Abrechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast (§ 286 Abs. 3 BGB). Früher kann er eintreten, etwa wenn der Mieter die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert (§ 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB). Der Hinweis in der Abrechnung ist der billigste Weg, sich eine Mahnung zu sparen. Eine Formulierung, die du übernehmen kannst:

„Die Nachforderung von [Betrag] ist mit Zugang dieser Abrechnung fällig. Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang dieser Abrechnung, kommen Sie nach § 286 Abs. 3 BGB ohne weitere Mahnung in Verzug."

Eine Frist, die du in der Abrechnung frei setzt, etwa „zahlbar bis zum 15. März", führt dagegen nicht automatisch zum Verzug: Für den Verzug ohne Mahnung muss die Leistungszeit durch Vertrag oder Gesetz nach dem Kalender bestimmt sein (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB), nicht einseitig durch dich. Sicher ist eine gesonderte Mahnung nach Zugang der Abrechnung.

Was in die Mahnung gehört

• Bezeichnung des Mietverhältnisses und der Wohnung
• Der Abrechnungszeitraum und das Datum der Abrechnung
• Der offene Betrag, getrennt von laufender Miete und früheren Rückständen
• Bereits geleistete Teilzahlungen, korrekt abgezogen
• Ein konkretes Zahlungsziel als Datum, nicht „umgehend"
• Deine Kontoverbindung und ein Verwendungszweck
• Ein Hinweis, was nach Fristablauf folgt

Verzichte auf Kündigungsdrohungen, solange die Voraussetzungen nicht vorliegen. Sie schwächen deine Position, wenn es später zum Streit kommt.

Musterschreiben: Mahnung der Nebenkostennachzahlung

„Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name],

mit der Betriebskostenabrechnung vom [Datum] für den Zeitraum [Zeitraum] habe ich Ihnen eine Nachforderung von [Betrag] mitgeteilt. Auf meine Zahlungserinnerung vom [Datum] ist bisher kein Zahlungseingang erfolgt.

Ich fordere Sie auf, den offenen Betrag von [Betrag] bis zum [konkretes Datum] auf das Konto [IBAN] zu überweisen, Verwendungszweck [Zeitraum, Wohnung].

Mit Zugang dieses Schreibens befinden Sie sich in Verzug. Zahlen Sie nicht bis zum genannten Datum, werde ich Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe geltend machen und die Forderung gerichtlich verfolgen.

Sollten Sie Einwände gegen die Abrechnung haben oder Einsicht in die Belege wünschen, teilen Sie mir das bitte bis zu diesem Datum mit. Wir finden dann eine Lösung.

Mit freundlichen Grüßen"

Der letzte Absatz ist keine Höflichkeitsfloskel, sondern Eigeninteresse: Ein Mieter, der sich übergangen fühlt, widerspricht später umso hartnäckiger. Weitere Musterschreiben findest du in unseren Vorlagen.

Verzugszinsen: was du wirklich verlangen kannst

Ab Verzug schuldet der Mieter Zinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Der Basiszinssatz beträgt seit dem 1. Juli 2026 1,52 %, der Verzugszins also 6,52 %. Die Deutsche Bundesbank gibt den Basiszinssatz jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli neu bekannt; rechne deshalb immer mit dem Wert, der für den Verzugszeitraum gilt.

So rechnest du: offener Betrag mal Zinssatz, geteilt durch 365, mal Anzahl der Verzugstage. Bei 400 € und 6,52 % sind das rund sieben Cent am Tag, nach 90 Tagen also 6,43 €.

Die Rechnung zeigt das Wesentliche: Verzugszinsen sind kein Druckmittel. Wer eine Nachzahlung durchsetzen will, tut das über eine klare Frist und die Ankündigung des Mahnverfahrens, nicht über Zinsen.

Die Kosten der Mahnung selbst kannst du nicht in Rechnung stellen, wenn diese Mahnung den Verzug erst begründet: Ein Verzugsschaden kann erst entstehen, nachdem der Verzug eingetreten ist. Erst die Kosten späterer Mahnungen sind ersetzbar, und auch nur in tatsächlicher Höhe, also Porto und Material. Pauschalen von zehn oder fünfzehn Euro halten einer Prüfung in der Regel nicht stand.

Kündigung wegen einer offenen Nachzahlung?

Hier ist Vorsicht geboten. Die fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs nach § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB knüpft an die Miete an, also an die laufend fälligen Zahlungen einschließlich der Vorauszahlungen. Nach ganz überwiegender Auffassung zählt eine einmalige Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung dabei nicht mit. Höchstrichterlich geklärt ist die Frage nicht; der Bundesgerichtshof hat sie offengelassen. Wer die Nachzahlung in den Rückstand einrechnet, riskiert eine unwirksame Kündigung.

Möglich bleiben eine ordentliche Kündigung wegen schuldhafter, nicht unerheblicher Pflichtverletzung (§ 573 Abs. 2 Nr. 1 BGB) oder eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund nach der Generalklausel (§ 543 Abs. 1 BGB). Beides verlangt eine Abwägung im Einzelfall, und bei einer bestrittenen Abrechnung fehlt es oft schon am schuldhaften Verzug.

Zwei weitere Bremsen solltest du kennen. Wird der Rückstand vor Zugang einer Kündigung wegen Zahlungsverzugs ausgeglichen, ist sie ausgeschlossen (§ 543 Abs. 2 Satz 2 BGB). Und eine fristlose Kündigung wegen Mietrückstands wird nachträglich unwirksam, wenn innerhalb von zwei Monaten nach Rechtshängigkeit der Räumungsklage gezahlt wird oder sich eine öffentliche Stelle wie das Jobcenter zur Zahlung verpflichtet. Das gilt nicht, wenn der Mieter diese Schonfrist in den letzten zwei Jahren schon einmal genutzt hat (§ 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB).

Wenn der Mieter widerspricht

Ein Widerspruch hält die Fälligkeit nicht auf, solange deine Abrechnung formell in Ordnung ist. Trotzdem lohnt es, ihn ernst zu nehmen:

• Belegeinsicht gewähren. Seit dem 1. Januar 2025 darfst du die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Ein Scan-Paket per E-Mail spart dir den Termin im Büro.
• Teilzahlung unter Vorbehalt annehmen. Sie bringt Geld und hält den Streit klein.
• Rechenfehler zugeben, wenn einer vorliegt. Eine korrigierte Abrechnung ist billiger als ein Prozess.

Wie du auf typische Einwände reagierst, steht im Ratgeber Widerspruch des Mieters abwehren.

Wie lange du Zeit hast

Die Nachforderung verjährt in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist, in der Regel also dem Jahr, in dem die Abrechnung zuging (§§ 195, 199 BGB). Unabhängig davon gilt die Zwölfmonatsfrist für die Abrechnung selbst: Wer sie zu spät mitteilt, kann nichts mehr nachfordern, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Wie hoch die Nachforderung aus Vorauszahlungen und tatsächlichen Kosten ausfällt, rechnet der Nachzahlungs-Rechner für Vermieter aus. Die vollständige Abrechnung erstellst du im Nebenkostenrechner; den Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB ergänzt du im Anschreiben selbst.

Häufige Fragen

Muss ich erst eine Zahlungserinnerung schicken?

Nein. Sie ist üblich, aber nicht vorgeschrieben. Du kannst nach Fälligkeit direkt mahnen. Die Erinnerung ist vor allem ein Mittel, das Verhältnis zum Mieter nicht unnötig zu belasten.

Wie lange soll die Frist in der Mahnung sein?

Sieben bis vierzehn Tage ab Zugang sind üblich und angemessen. Der Verzug tritt schon mit Zugang der Mahnung ein; die Frist gibt dem Mieter Gelegenheit zu zahlen, bevor du gerichtliche Schritte einleitest.

Kann ich die Nachzahlung mit der Kaution verrechnen?

Während des laufenden Mietverhältnisses grundsätzlich nicht; die Kaution sichert Forderungen bei Vertragsende. Nach Mietende sichert die Kaution auch Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung, sogar noch nicht fällige aus einer ausstehenden Abrechnung: Ist eine Nachforderung zu erwarten, darfst du einen angemessenen Teil der Kaution bis zum Ablauf deiner Abrechnungsfrist einbehalten (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Sobald du über die Kaution abgerechnet hast, darfst du dich wegen deiner bezifferten Forderungen aus ihr befriedigen, auch wegen streitiger (BGH, Urteil vom 24.07.2019, VIII ZR 141/17).

Darf ich wegen einer offenen Nachzahlung fristlos kündigen?

Das ist unsicher. Nach überwiegender Auffassung zählt eine einmalige Betriebskostennachforderung nicht zum Mietrückstand im Sinne von § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB; höchstrichterlich geklärt ist die Frage nicht. In Betracht kommen allenfalls eine ordentliche Kündigung oder die Generalklausel, beides mit Einzelfallabwägung.

Was mache ich, wenn der Mieter ausgezogen und unbekannt verzogen ist?

Ohne ladungsfähige Anschrift kommst du nicht weiter. Eine Anfrage beim Einwohnermeldeamt ist der übliche erste Schritt. Für die einfache Melderegisterauskunft, also Name und derzeitige Anschrift, brauchst du kein berechtigtes Interesse (§ 44 BMG). Du musst die Person eindeutig bezeichnen und erklären, dass du die Daten nicht für Werbung oder Adresshandel nutzt. Eine Auskunftssperre kann die Auskunft ausschließen.

Lohnt sich das gerichtliche Mahnverfahren bei kleinen Beträgen?

Der Mahnbescheid ist günstig und lässt sich online beantragen. Er lohnt sich vor allem, wenn der Mieter gar nicht reagiert. Widerspricht er, folgt das streitige Verfahren mit deutlich höheren Kosten; dann sollte die Abrechnung wirklich sauber sein.