Hausmeisterkosten umlagefähig? So rechnest du richtig ab

Hausmeisterkosten sind umlagefähig, aber nicht komplett: Nach § 2 Nr. 14 BetrKV darfst du als Vermieter die Hauswartvergütung umlegen, soweit sie nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung betrifft. Reinigung, Winterdienst und Gartenpflege zählen nach dem Wortlaut zu eigenen Kostenarten und dürfen bei Ausführung durch den Hauswart nicht in der Position Hauswart angesetzt werden; die Heizungsbedienung gehört zu den Heizkosten. Reparaturen, Verwaltungsarbeit und Notdienstpauschalen musst du herausrechnen, wenn sie in der Hausmeistervergütung stecken. Im Abrechnungsjahr 2024 lagen die Hauswartkosten laut Deutschem Mieterbund im Schnitt bei 0,21 Euro pro m² und Monat, bei 0,37 Euro, wenn Reinigung, Garten oder Winterdienst darin enthalten sind. Unten findest du die Abrechnung Schritt für Schritt mit Rechenbeispiel.

Was § 2 Nr. 14 BetrKV wörtlich regelt

Umlagefähig sind „die Kosten für den Hauswart, hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft; soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden“.

Der Satz enthält zwei Regeln: Erstens sind nur bestimmte Tätigkeiten umlagefähig. Zweitens darf eine Arbeit, die der Hauswart erledigt, nicht zusätzlich unter einer anderen Kostenart wie Gebäudereinigung oder Gartenpflege auftauchen. Voraussetzung ist außerdem, dass die Betriebskosten im Mietvertrag wirksam auf den Mieter umgelegt sind (§ 556 Abs. 1 BGB).

Umlagefähige Hausmeistertätigkeiten

Der Begriff der Hauswartarbeiten ist in § 2 Nr. 14 BetrKV nicht definiert. Typische Beispiele (keine abschließende Liste):

• Kontrolle und Aufsicht: Rundgänge durch Haus und Außenanlagen, Kontrolle von Beleuchtung, Türen und Fluchtwegen
• Mängel erfassen und melden: Auffälligkeiten dokumentieren und an dich weitergeben, ohne sie selbst zu beheben

Die Abgrenzung zu den Kostenarten nach den Nummern 2 bis 10 und 16 (zum Beispiel Müllbeseitigung nach Nr. 8, also auch Tonnen bereitstellen und Müllplatz pflegen) wird in der Praxis unterschiedlich gehandhabt. Solche Arbeiten gehören bei dir in genau eine Position.

Reinigung, Winterdienst und Gartenpflege: Nach dem Wortlaut von § 2 Nr. 14 BetrKV dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht in der Position Hauswart angesetzt werden, wenn der Hauswart sie ausführt. Gebäudereinigung (Nr. 9), Gartenpflege (Nr. 10) sowie Straßenreinigung und Müllbeseitigung (Nr. 8) gehören danach in ihre eigenen Kostenarten. Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds weist einen höheren Durchschnittswert von 0,37 Euro aus, wenn Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Winterdienst in den Hauswartkosten enthalten sind. Das beschreibt nur, wie die Kosten in den ausgewerteten Abrechnungen verbucht wurden, und ist kein Hinweis darauf, dass diese Zuordnung zulässig wäre. Lege solche Arbeiten deshalb in die jeweilige eigene Kostenart und setze sie insgesamt nur einmal an.

Heizungsbedienung: Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage gehören zu den Kosten des Betriebs der Heizungsanlage (§ 2 Nr. 4 Buchst. a BetrKV) und werden nach der Heizkostenverordnung abgerechnet, nicht über die Hauswartposition. Wie das geht, erklärt die Seite Heizkostenabrechnung erstellen. Mehr zur Gartenpflege steht im Ratgeber Gartenpflege in den Nebenkosten.

Nicht umlagefähige Tätigkeiten

• Reparaturen und Instandhaltung: defekte Türen, Schlösser, Armaturen oder Leitungen reparieren, Bauteile der Heizung tauschen, Treppenhaus streichen. Das gilt auch für Reparaturen in einzelnen Mietwohnungen.
• Verwaltung: Wohnungsabnahmen und Übergaben, Schlüsselverwaltung, Korrespondenz mit Mietern und Behörden, Beauftragung und Überwachung von Handwerkern, Mieteingänge kontrollieren, Listen führen.
• Notdienst und Rufbereitschaft: Eine Notdienstpauschale dafür, dass der Hausmeister außerhalb der Geschäftszeiten bei Störungen erreichbar ist, ist Verwaltungsaufwand und nicht umlagefähig (BGH, Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19).
• Erneuerung und Anschaffungen: neue Spielgeräte, neue Bepflanzung im Zuge einer Umgestaltung, Möbel für Gemeinschaftsräume.

Zählerablesung: Ob die Ablesung von Zählern durch den Hauswart zur Hauswarttätigkeit oder zur Verwaltung zählt, wird unterschiedlich beurteilt. Die Kosten der Verwendung der Zähler bzw. der Erfassungsausstattung einschließlich Berechnung und Aufteilung sind bei Wasser, Heizung und Warmwasser eigene Kostenarten (§ 2 Nr. 2, 4 Buchst. a und 5 BetrKV). Doppelt abgerechnet werden darf die Ablesung nicht.

So rechnest du Hausmeisterkosten richtig ab

Gehe in dieser Reihenfolge vor, dann hält deine Position der Belegeinsicht stand. Du kannst die Beträge direkt im Online-Rechner durchrechnen:

1. Rechnung oder Gehaltsabrechnung aufteilen: Trenne Notdienst- oder Bereitschaftspauschalen, Reparaturrechnungen und Verwaltungsleistungen vom Rest ab.
2. Zeitanteile belegen: Nimm Stundennachweise oder Tätigkeitsberichte, aus denen hervorgeht, wie viele Stunden auf Kontrolle, Reinigung, Winterdienst und Garten und wie viele auf Reparatur und Verwaltung entfielen.
3. Umlagefähigen Betrag ermitteln: Gesamtvergütung mal Anteil der umlagefähigen Stunden.
4. Doppelte Ansätze prüfen: Was der Hausmeister reinigt oder mäht, darf nicht noch einmal unter Gebäudereinigung oder Gartenpflege stehen.
5. Verteilen: Ohne andere Vereinbarung nach Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB), weitere Möglichkeiten erklärt die Seite zu den Umlageschlüsseln.
6. Nur den bereinigten Betrag in die Abrechnung schreiben: als Gesamtkosten der Position Hauswart.

Rechenbeispiel: Reparatur und Verwaltung herausrechnen

Dein Hausmeister betreut ein Haus mit 800 m² Wohnfläche. Die Aufteilung nach Stunden ist eine mögliche Methode, keine gesetzliche Vorgabe. Die Jahresrechnung beträgt 6.360 Euro. Darin steckt eine Notdienstpauschale von 360 Euro. Für die übrigen 6.000 Euro weist der Stundennachweis 260 Arbeitsstunden aus: 120 Stunden Kontrolle und Aufsicht, 75 Stunden Treppenhausreinigung und Winterdienst, 40 Stunden Reparaturen und 25 Stunden Verwaltung. Zur Vereinfachung werden alle umlagefähigen Kosten nach Wohnfläche verteilt.

Zusammen entfallen auf die Wohnung 337,50 Euro. Die 1.860 Euro aus Notdienst, Reparatur und Verwaltung trägst du als Vermieter selbst. Die 1.730,77 Euro für Reinigung und Winterdienst stehen nicht bei Hauswart, sondern bei den Kostenarten, zu denen die Arbeiten gehören.

Abgrenzung: Was gehört nicht in die Position Hauswart?

Mischtätigkeit: Wie der Vermieter herausrechnen muss

Die meisten Hausmeister erledigen auch Reparaturen und Verwaltungsaufgaben. Dann muss der Vermieter die Kosten aufteilen. Üblich und gut nachvollziehbar ist eine Aufteilung nach dem tatsächlichen Zeitaufwand. Entscheidend ist, dass du die Anteile für Reparatur und Verwaltung nachvollziehbar darlegen kannst. Zieht der Vermieter die nicht umlagefähigen Anteile nur pauschal ab und bestreitet der Mieter die Aufteilung, genügt das nicht. Der Vermieter muss die Kosten dann nachvollziehbar aufschlüsseln, also darlegen, welche Arbeiten angefallen sind (BGH, Versäumnisurteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07). Eine Pauschalvergütung des Hausmeisters ist nur mit ihrem umlagefähigen Anteil ansetzbar, auch dafür brauchst du die Aufteilung. Eine allgemeingültige Quote wie 20 oder 30 Prozent gibt es nicht.

In der Abrechnung selbst muss der Vermieter die Tätigkeiten nicht beschreiben. Formell genügt es, wenn er als Gesamtkosten den Betrag angibt, den er nach dem Herausrechnen der nicht umlagefähigen Anteile auf die Mieter umlegt; diese internen Rechenschritte muss er für die formelle Wirksamkeit weder angeben noch erläutern (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). Ob richtig herausgerechnet wurde, prüft der Mieter über die Belegeinsicht. Halte deshalb Hausmeistervertrag, Stundennachweise und Tätigkeitsberichte bereit. Der Vermieter darf die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Wie die Einsicht abläuft, steht im Ratgeber zur Belegeinsicht.

Doppelabrechnung vermeiden

Reinigt der Hausmeister das Treppenhaus, gehört diese Arbeit nach dem Wortlaut von § 2 Nr. 14 BetrKV in die eigene Kostenart „Gebäudereinigung“ und nicht in die Hauswartposition. Dasselbe gilt für Winterdienst und Gartenpflege. Ansetzen darfst du solche Kosten insgesamt nur einmal, und es dürfen nur tatsächlich angefallene Kosten sein (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Prüfe vor dem Versand, ob dieselbe Rechnung oder dieselben Stunden in zwei Positionen stehen.

Hausmeisterwohnung und Eigenleistung des Vermieters

Stellt der Vermieter dem Hausmeister eine Wohnung kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung, ist das eine geldwerte Leistung. Das Gesetz nennt „alle geldwerten Leistungen“ (§ 2 Nr. 14 BetrKV), legt aber keinen Bewertungsmaßstab fest. Wie du die Wohnung bewertest, wird in der Praxis nicht einheitlich gesehen. Halte deshalb eine nachvollziehbare Berechnung bereit und gib nur den Teil an, der auf umlagefähige Tätigkeiten entfällt.

Erledigt der Vermieter die Hausmeisterarbeiten selbst, darf er dafür höchstens den Betrag ansetzen, den eine vergleichbare Fremdfirma verlangen würde, ohne deren Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV). Auch dann muss er darlegen können, welche Arbeiten er erledigt hat.

Was sind übliche Hausmeisterkosten pro qm?

Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds nennt für das Abrechnungsjahr 2024 (weitere Werte findest du unter Nebenkosten pro qm nach Kostenart):

Die Werte sind Durchschnittswerte des Betriebskostenspiegels, deine Kosten können je nach Haus davon abweichen. Liegen deine Kosten deutlich darüber, sind sie nicht automatisch falsch, aber du solltest sie erklären können, zum Beispiel mit Winterdienst, großer Außenanlage oder vielen Aufgängen.

Plausibilitätsvergleich mit dem Betriebskostenspiegel

Ein Haus mit 1.200 m² Wohnfläche beauftragt einen Hausmeisterdienst für 5.400 Euro im Jahr. Laut Stundennachweis entfallen 20 Prozent der Arbeitszeit auf Reparaturen und Verwaltung, 40 Prozent auf Reinigung und Winterdienst und 40 Prozent auf Kontrolle und Aufsicht.

Die Position Hauswart allein beträgt 1,80 Euro pro m² und Jahr oder 0,15 Euro pro m² und Monat. Der Betriebskostenspiegel nennt dafür im Schnitt 0,21 Euro. Rechnest du Reinigung und Winterdienst dazu, sind es 4.320 Euro, also 3,60 Euro pro m² und Jahr oder 0,30 Euro pro m² und Monat. Der Spiegel nennt für den Fall, dass diese Arbeiten in den Hauswartkosten enthalten sind, 0,37 Euro. Beide Werte liegen darunter, sind also unauffällig. Das ist nur eine Orientierung zur Plausibilität, kein Maßstab für richtig oder falsch.

Checkliste vor dem Versand der Abrechnung

1. Umlage vereinbart? Die Betriebskosten müssen im Mietvertrag auf den Mieter umgelegt sein.
2. Tätigkeiten geklärt? Hausmeistervertrag mit Leistungsverzeichnis liegt vor.
3. Anteile herausgerechnet? Reparatur und Verwaltung sind abgezogen und belegt.
4. Notdienstpauschale entfernt? Sie gehört nicht in die Abrechnung.
5. Doppelt abgerechnet? Vergleiche mit Gebäudereinigung, Gartenpflege, Winterdienst und Straßenreinigung.
6. Höhe plausibel? Vergleiche mit Vorjahr und den DMB-Werten.
7. Schlüssel richtig? Ohne Vereinbarung wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB).

Im Rechner trägst du die bereinigten Hausmeisterkosten als eine Position ein, wählst den Umlageschlüssel, und der Rechner verteilt den Betrag auf die Wohneinheiten. Rechnen und Vorschau sind kostenlos und ohne Konto. Das Herausrechnen der Reparatur- und Verwaltungsanteile bleibt deine Aufgabe, die Rechnung dazu steht oben. Wenn du die ganze Abrechnung durchrechnen willst, starte im kostenlosen Rechner.

Fristen: Abrechnung und Einwendungen

Du musst die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen, sonst kannst du Nachforderungen in der Regel nicht mehr durchsetzen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Der Mieter muss Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Alle Einzelheiten stehen im Ratgeber Fristen für Vermieter und Mieter, den Umgang mit Einwendungen erklärt der Ratgeber Mieter-Widerspruch zur Nebenkostenabrechnung.

Zahlt der Mieter eine Nachforderung ohne Vorbehalt, ist das für sich genommen noch kein Anerkenntnis der Abrechnung. Solange die Abrechnungs- und Einwendungsfristen laufen, steht die Zahlung einer späteren Nach- oder Rückforderung nicht entgegen (BGH, Urteil vom 12.01.2011, VIII ZR 296/09). Rechne deshalb von Anfang an sauber, statt auf Fristen oder Zahlung zu vertrauen.

Häufige Fragen

Sind Hausmeisterkosten umlagefähig?

Ja, nach § 2 Nr. 14 BetrKV, soweit sie nicht auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung entfallen. Reinigung, Winterdienst und Gartenpflege gehören nach dem Wortlaut in ihre eigenen Kostenarten und werden nur einmal angesetzt. Die Heizungsbedienung gehört zu den Heizkosten. Anteile für Reparaturen, Verwaltung und Notdienst musst du als Vermieter herausrechnen.

Wie viel Hausmeisterkosten pro qm sind normal?

Laut DMB-Betriebskostenspiegel für das Abrechnungsjahr 2024 durchschnittlich 0,21 Euro pro m² und Monat, 0,37 Euro, wenn Reinigung, Garten oder Winterdienst in den Hauswartkosten stecken. Pro Jahr sind das 2,52 bzw. 4,44 Euro pro m².

Darf ich pauschal 20 Prozent für Verwaltung abziehen?

Ein Pauschalabzug reicht nicht, wenn der Mieter die Aufteilung bestreitet. Dann musst du die Kosten nachvollziehbar aufschlüsseln (BGH, Versäumnisurteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07). Die 20 Prozent sind nur eine Beispielzahl, keine anerkannte Quote. Führe deshalb Stundennachweise.

Wie rechne ich eine Hausmeister-Pauschalvergütung ab?

Zahlst du dem Hausmeister monatlich eine Pauschale, darfst du nur den Teil umlegen, der auf umlagefähige Tätigkeiten entfällt. Den Rest für Reparatur, Verwaltung und Notdienst rechnest du anhand von Vertrag und Tätigkeitsnachweisen heraus.

Was passiert, wenn ich Verwaltungsarbeiten nicht herausrechne?

Der Mieter kann innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung Einwendungen erheben und Einsicht in Vertrag und Stundennachweise verlangen. Den nicht umlagefähigen Anteil schuldet er nicht. Zur Verjährung von Rückforderungen steht Näheres im Ratgeber Verjährung der Nebenkostenabrechnung.

Sind Hausmeisterkosten für eine Notdienstpauschale umlagefähig?

Nein. Die Bereitschaft, bei Störungen erreichbar zu sein, ist Verwaltungsaufwand des Vermieters (BGH, Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19).

Darf ich Kleinreparaturen des Hausmeisters über die Nebenkosten abrechnen?

Nein. Reparaturen sind Instandhaltung und gehören nicht in die Betriebskosten. Ob der Mieter kleine Reparaturen selbst zahlen muss, regelt allenfalls eine Kleinreparaturklausel im Mietvertrag, nicht die Nebenkostenabrechnung.