Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung einfordern

Ein Guthaben in der Nebenkostenabrechnung ist eine gute Nachricht. Nur kommt das Geld nicht immer von allein. Dieser Ratgeber sagt dir, wann der Vermieter zahlen muss, was du tun kannst, wenn er es nicht tut, und warum ein Guthaben kein Beweis dafür ist, dass die Abrechnung stimmt.

Die kurze Antwort

Das Guthaben ist fällig, sobald dir eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist. Ausdrücklich steht dieser Zeitpunkt nicht im Gesetz; er folgt aus dem Auffangmaßstab des § 271 Abs. 1 BGB und der Rechtsprechung. Eine gesetzliche Frist von 30 Tagen gibt es dagegen nicht, auch wenn sie überall steht. Zahlt der Vermieter nicht, setzt du ihm selbst eine Frist von etwa zwei Wochen.

Woher die 30 Tage kommen

Die Zahl stammt aus dem Verzugsrecht, nicht aus dem Mietrecht. Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung auch ohne Mahnung in Verzug. Auf den Guthabenanspruch passt das allenfalls entsprechend, denn er ist eine Rückzahlung und kein Entgelt. Und ist dein Vermieter eine Privatperson, greift die Regel ohnehin nur mit ausdrücklichem Hinweis, den du ihm gar nicht erteilen kannst.

Für dich heißt das zweierlei: Du musst keine 30 Tage abwarten, und du solltest dich nicht darauf verlassen. Fordere sofort nach Zugang der Abrechnung auf, setze eine angemessene Frist und mahne danach. Dann steht der Verzug fest (§ 286 Abs. 1 BGB).

In drei Schritten zum Geld

• Auffordern: Nenne die Abrechnung, den Betrag, deine Kontoverbindung und ein Datum. Zwei Wochen sind angemessen.
• Mahnen: Verstreicht die Frist, folgt eine Mahnung mit neuer Frist. Ab Verzug schuldet der Vermieter Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§§ 286, 288 BGB).
• Durchsetzen: Danach bleiben der gerichtliche Mahnbescheid oder die Klage. Der Mahnbescheid ist günstig und lässt sich online beantragen; oft genügt schon seine Ankündigung.

Musterschreiben: Guthaben anfordern

„Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name],

Ihre Betriebskostenabrechnung vom [Datum] für den Zeitraum [Zeitraum] weist ein Guthaben von [Betrag] zu meinen Gunsten aus.

Ich bitte Sie, den Betrag bis zum [Datum] auf mein Konto [IBAN] zu überweisen. Einer Verrechnung mit künftigen Vorauszahlungen stimme ich nicht zu.

Mit freundlichen Grüßen"

Musterschreiben: Mahnung

„Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name],

auf meine Aufforderung vom [Datum], das Guthaben von [Betrag] aus der Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Zeitraum] auszuzahlen, ist bisher kein Zahlungseingang erfolgt.

Ich fordere Sie hiermit letztmalig auf, den Betrag bis zum [Datum] zu überweisen. Nach Ablauf dieser Frist werde ich die Forderung gerichtlich geltend machen und Verzugszinsen berechnen.

Mit freundlichen Grüßen"

Darf der Vermieter das Guthaben verrechnen?

Nicht einseitig mit künftigen Vorauszahlungen. Aufrechnen kann er nur mit Forderungen, die bereits fällig sind, etwa einem offenen Mietrückstand (§ 387 BGB). Künftige Mieten sind das nicht.

Kündigt er an, das Guthaben mit den nächsten Monatsmieten zu verrechnen, brauchst du dem nicht zuzustimmen. Einvernehmlich ist die Verrechnung dagegen zulässig und oft praktisch; halte sie dann kurz schriftlich fest.

Umgekehrt solltest du nicht eigenmächtig die nächste Miete kürzen. Aufrechnen darfst du zwar auch entgegen einer Klausel im Mietvertrag, musst das aber mindestens einen Monat vor Fälligkeit der Miete in Textform ankündigen (§ 556b Abs. 2 BGB). Ohne diese Ankündigung und bei strittiger Forderung produzierst du einen Mietrückstand.

Ein Guthaben heißt nicht, dass die Abrechnung stimmt

Das ist der Denkfehler, der am meisten Geld kostet. Auch in einer Abrechnung mit Guthaben können zu hohe Positionen, nicht umlagefähige Kosten oder ein falscher Verteilerschlüssel stecken. Dann wäre dein Guthaben nur größer ausgefallen.

Prüfen lohnt sich also genauso wie bei einer Nachzahlung. Beim KI-Check lädst du sie hoch und siehst die Ergebnisvorschau kostenlos.

Ein hohes Guthaben ist außerdem ein Signal: Deine monatliche Vorauszahlung ist zu hoch angesetzt. Du kannst eine Anpassung nach unten verlangen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das bringt dir jeden Monat Liquidität, statt einmal im Jahr eine Rückzahlung.

Sonderfälle

• Nach dem Auszug: Das Guthaben steht dir weiterhin zu. Der Vermieter darf es mit offenen, fälligen Forderungen verrechnen, nicht aber pauschal mit der Kaution. Kaution und Guthaben sind zwei getrennte Ansprüche.
• Verspätete Abrechnung: Versäumt der Vermieter die Zwölfmonatsfrist, verliert er nur seine Nachforderung. Dein Guthaben bleibt bestehen.
• Gar keine Abrechnung: Dann kannst du ihn dazu auffordern und notfalls auf Abrechnung klagen. Ohne Abrechnung lässt sich das Guthaben nicht beziffern.
• Vermieterwechsel: Wer auszahlen muss, hängt vom Zeitpunkt des Eigentümerwechsels ab. Wende dich zunächst an den Vermieter, der die Abrechnung erstellt hat.
• Insolvenz des Vermieters: Melde die Forderung beim Insolvenzverwalter an. Eine Aufrechnung mit laufender Miete ist dann nur eingeschränkt möglich.
• Grundsicherungsgeld oder Sozialhilfe: Ein Guthaben mindert die anerkannten Unterkunftskosten im Monat nach der Gutschrift (§ 22 Abs. 3 SGB II). Außer Betracht bleiben nur Rückzahlungen für Haushaltsenergie oder für Aufwendungen, die das Amt nicht anerkannt hat. Melden musst du das Guthaben in jedem Fall.

Wie lange du Zeit hast

Der Anspruch verjährt in drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von ihm wusstest oder ohne grobe Fahrlässigkeit hättest wissen müssen (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). In aller Regel ist das das Jahr, in dem dir die Abrechnung zuging, nicht das Jahr, über das abgerechnet wurde.

Zwei Dinge, die dabei oft falsch verstanden werden: Eine Abrechnung für 2022, die dir erst Ende 2024 zuging, verjährt nicht vor Ende 2027. Und verjährt heißt nicht erloschen. Der Vermieter muss sich auf die Verjährung berufen; tut er es nicht, bekommst du dein Geld. Fordern kostet nichts.

Häufige Fragen

Muss der Vermieter Zinsen auf das Guthaben zahlen?

Erst ab Verzug, also nach einer Mahnung oder nach Ablauf einer von dir gesetzten Frist. Für die Zeit davor gibt es keine Zinsen.

Was ist, wenn er mit einer alten Forderung verrechnet, von der ich nichts weiß?

Verlange eine Aufstellung, worauf sich die Forderung stützt. Ohne bestehende und fällige Gegenforderung ist die Aufrechnung unwirksam.

Ich habe das Guthaben nie bekommen und die Abrechnung ist zwei Jahre alt. Zu spät?

Nein. Die Verjährung beträgt drei Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem dir die Abrechnung zuging. Fordere jetzt schriftlich mit Frist.

Kann ich das Guthaben mit einer Mietminderung kombinieren?

Das sind zwei getrennte Dinge. Eine Mietminderung setzt einen Mangel der Wohnung voraus und wirkt auf die laufende Miete; das Guthaben stammt aus der Abrechnung.

Der Vermieter sagt, er zahlt erst nach Ablauf der Einwendungsfrist. Stimmt das?

Nein. Die Zwölfmonatsfrist für Einwendungen betrifft dich, nicht die Fälligkeit seiner Zahlung. Das Guthaben ist mit Zugang der Abrechnung fällig.

Weiterführende Themen

• Kurzantwort zum Guthaben, das Wichtigste in drei Sätzen
• Nachzahlung: Frist, Fälligkeit und Raten, der umgekehrte Fall
• Vorauszahlung anpassen, damit das Guthaben nächstes Jahr kleiner ausfällt