Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung einfordern

Ein Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung ist fällig, sobald dir eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist. Eine gesetzliche Frist von 30 Tagen, die der Vermieter abwarten dürfte, gibt es nicht. Zahlt er nicht, setzt du ihm selbst eine Frist und mahnst danach. Einseitig mit künftigen Vorauszahlungen verrechnen darf er das Guthaben nicht, und der Anspruch verjährt erst nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem dir die Abrechnung zuging.

Dieser Ratgeber zeigt dir den Weg zum Geld mit zwei Musterschreiben, die Grenzen der Verrechnung und die Sonderfälle. Die Kurzfassung steht in unserer Antwort zur Auszahlungsfrist.

Wann der Vermieter das Guthaben auszahlen muss

Ausdrücklich steht der Zeitpunkt nicht im Gesetz. Er folgt aus dem Auffangmaßstab des § 271 Abs. 1 BGB und der Rechtsprechung: Ist keine Leistungszeit bestimmt, kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen. Mit dem Zugang der Abrechnung steht fest, wie viel du bekommst, und ab dann darfst du das Geld verlangen.

Woher die 30 Tage kommen

Die Zahl stammt aus dem Verzugsrecht, nicht aus dem Mietrecht. Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung auch ohne Mahnung in Verzug. Auf den Guthabenanspruch passt das allenfalls entsprechend, denn er ist eine Rückzahlung und kein Entgelt. Und ist dein Vermieter eine Privatperson, greift die Regel ohnehin nur mit einem ausdrücklichen Hinweis auf diese Folge in der Rechnung, und den enthält seine eigene Abrechnung in aller Regel nicht.

Für dich heißt das zweierlei: Du musst keine 30 Tage abwarten, und du solltest dich nicht darauf verlassen. Fordere sofort nach Zugang der Abrechnung auf, setze eine angemessene Frist und mahne danach. Dann steht der Verzug fest (§ 286 Abs. 1 BGB).

In drei Schritten zum Geld

• Auffordern: Nenne die Abrechnung, den Betrag, deine Kontoverbindung und ein Datum. Zwei Wochen sind angemessen.
• Mahnen: Verstreicht die Frist, folgt eine Mahnung mit neuer Frist. Ab Verzug schuldet der Vermieter Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§§ 286, 288 BGB). Der Basiszinssatz beträgt seit dem 1. Juli 2026 1,52 %, der Verzugszins also 6,52 %.
• Durchsetzen: Danach bleiben der gerichtliche Mahnbescheid oder die Klage. Der Mahnbescheid ist günstig und lässt sich online beantragen; oft genügt schon seine Ankündigung.

Musterschreiben: Guthaben anfordern

„Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name],

Ihre Betriebskostenabrechnung vom [Datum] für den Zeitraum [Zeitraum] weist ein Guthaben von [Betrag] zu meinen Gunsten aus.

Ich bitte Sie, den Betrag bis zum [Datum] auf mein Konto [IBAN] zu überweisen. Einer Verrechnung mit künftigen Vorauszahlungen stimme ich nicht zu.

Mit freundlichen Grüßen"

Musterschreiben: Mahnung

„Sehr geehrte Frau [Name], sehr geehrter Herr [Name],

auf meine Aufforderung vom [Datum], das Guthaben von [Betrag] aus der Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Zeitraum] auszuzahlen, ist bisher kein Zahlungseingang erfolgt.

Ich fordere Sie hiermit letztmalig auf, den Betrag bis zum [Datum] zu überweisen. Nach Ablauf dieser Frist werde ich die Forderung gerichtlich geltend machen und Verzugszinsen berechnen.

Mit freundlichen Grüßen"

Darf der Vermieter das Guthaben verrechnen?

Nicht einseitig mit künftigen Vorauszahlungen. Aufrechnen kann er nur mit Forderungen, die bereits fällig sind, etwa einem offenen Mietrückstand (§ 387 BGB). Künftige Mieten sind das nicht.

Kündigt er an, das Guthaben mit den nächsten Monatsmieten zu verrechnen, brauchst du dem nicht zuzustimmen. Einvernehmlich ist die Verrechnung dagegen zulässig und oft praktisch; halte sie dann kurz schriftlich fest.

Darfst du das Guthaben mit der Miete verrechnen?

Grundsätzlich ja, denn das Guthaben ist eine fällige Forderung, die du gegen die nächste Miete aufrechnen kannst (§ 387 BGB). Steht im Mietvertrag ein Aufrechnungsverbot, hilft dir eine Grenze aus dem AGB-Recht: Eine Formularklausel darf die Aufrechnung mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen nicht ausschließen (§ 309 Nr. 3 BGB). Ein Guthaben, das der Vermieter in seiner eigenen Abrechnung ausweist, ist in aller Regel unbestritten.

Trotzdem ist Vorsicht klug. Kündige die Verrechnung schriftlich an, nenne Abrechnung und Betrag und ziehe nur genau diesen Betrag ab. Ist das Guthaben streitig, etwa weil der Vermieter die Abrechnung korrigiert, erzeugst du mit einer eigenmächtigen Kürzung schnell einen Mietrückstand. Im Zweifel ist die Aufforderung mit Frist der sicherere Weg.

Ein Guthaben heißt nicht, dass die Abrechnung stimmt

Das ist der Denkfehler, der am meisten Geld kostet. Auch in einer Abrechnung mit Guthaben können zu hohe Positionen, nicht umlagefähige Kosten oder ein falscher Verteilerschlüssel stecken. Dann wäre dein Guthaben nur größer ausgefallen.

Prüfen lohnt sich also genauso wie bei einer Nachzahlung. Beim KI-Check lädst du sie hoch; der Prüfbericht kostet ab 9,90 € einmalig. Einwendungen musst du innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 BGB).

Ein hohes Guthaben ist außerdem ein Signal: Deine monatliche Vorauszahlung ist zu hoch angesetzt. Du kannst sie nach der Abrechnung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe senken (§ 560 Abs. 4 BGB). Das bringt dir jeden Monat Liquidität, statt einmal im Jahr eine Rückzahlung.

Sonderfälle

• Nach dem Auszug: Das Guthaben steht dir weiterhin zu. Der Vermieter darf es mit offenen, fälligen Forderungen verrechnen. Kaution und Guthaben sind zwei getrennte Ansprüche; wann er die Kaution abrechnen muss, steht im eigenen Ratgeber.
• Verspätete Abrechnung: Versäumt der Vermieter die Zwölfmonatsfrist, verliert er nur seine Nachforderung. Dein Guthaben bleibt bestehen.
• Gar keine Abrechnung: Im laufenden Mietverhältnis darfst du die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten, bis der Vermieter abrechnet (Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB; BGH, Urteil vom 29.03.2006, VIII ZR 191/05). Ist das Mietverhältnis beendet, kannst du die Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum vollständig zurückverlangen (BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04).
• Vermieterwechsel: Für einen Abrechnungszeitraum, der beim Eigentumswechsel schon abgelaufen war, rechnet der bisherige Eigentümer ab und zahlt auch das Guthaben aus, selbst wenn es erst danach fällig wird (BGH, Urteil vom 03.12.2003, VIII ZR 168/03). Für den laufenden Zeitraum ist der neue Eigentümer zuständig.
• Insolvenz des Vermieters: Melde die Forderung beim Insolvenzverwalter an. Eine Aufrechnung mit laufender Miete ist dann nur eingeschränkt möglich.
• Grundsicherungsgeld oder Sozialhilfe: Ein Guthaben mindert die anerkannten Unterkunftskosten im Monat nach der Gutschrift (§ 22 Abs. 3 SGB II). Außer Betracht bleiben nur Rückzahlungen für Haushaltsenergie oder für Aufwendungen, die das Amt nicht anerkannt hat. Melden musst du das Guthaben in jedem Fall. Mehr dazu im Ratgeber Nebenkostenabrechnung beim Jobcenter einreichen.

Wie lange du Zeit hast

Eine Frist von zwölf Monaten, wie sie für die Abrechnung des Vermieters und für deine Einwendungen gilt, gibt es für das Einfordern des Guthabens nicht. Der Anspruch unterliegt der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren. Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von ihm wusstest oder ohne grobe Fahrlässigkeit hättest wissen müssen (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). In aller Regel ist das das Jahr, in dem dir die Abrechnung zuging, nicht das Jahr, über das abgerechnet wurde.

Zwei Dinge, die dabei oft falsch verstanden werden: Eine Abrechnung für 2022, die dir erst Ende 2024 zuging, verjährt nicht vor Ende 2027. Und verjährt heißt nicht erloschen. Der Vermieter muss sich auf die Verjährung berufen; tut er es nicht, bekommst du dein Geld. Fordern kostet nichts. Alle Fristen rund um die Abrechnung im Überblick stehen im Ratgeber Verjährung und Fristen der Betriebskostenabrechnung.

Häufige Fragen

Wie lange hat der Vermieter Zeit, das Guthaben auszuzahlen?

Das Guthaben ist mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). Eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gibt es nicht. Setze ihm eine Frist von etwa zwei Wochen und mahne danach.

Darf ich das Guthaben mit der nächsten Miete verrechnen?

In der Regel ja, weil das vom Vermieter selbst ausgewiesene Guthaben eine fällige und unbestrittene Forderung ist; eine Formularklausel kann die Aufrechnung damit nicht ausschließen (§ 309 Nr. 3 BGB). Kündige die Verrechnung schriftlich an und ziehe nur genau den Guthabenbetrag ab.

Muss der Vermieter Zinsen auf das Guthaben zahlen?

Erst ab Verzug, also nach einer Mahnung oder nach Ablauf einer von dir mit der Mahnung gesetzten Frist. Für die Zeit davor gibt es keine Zinsen.

Was ist, wenn er mit einer alten Forderung verrechnet, von der ich nichts weiß?

Verlange eine Aufstellung, worauf sich die Forderung stützt. Ohne bestehende und fällige Gegenforderung ist die Aufrechnung unwirksam.

Ich habe das Guthaben nie bekommen und die Abrechnung ist zwei Jahre alt. Zu spät?

Nein. Die Verjährung beträgt drei Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem dir die Abrechnung zuging. Fordere jetzt schriftlich mit Frist.

Der Vermieter sagt, er zahlt erst nach Ablauf der Einwendungsfrist. Stimmt das?

Nein. Die Zwölfmonatsfrist für Einwendungen betrifft dich, nicht die Fälligkeit seiner Zahlung. Das Guthaben ist mit Zugang der Abrechnung fällig.