Betriebskostenabrechnung: Frist 12 Monate, Verjährung 3 Jahre

Als Vermieter musst du die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter haben (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Kommt sie später, ist die Nachforderung ausgeschlossen, wenn du die Verspätung zu vertreten hast. Ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen. Die Verjährung ist eine andere Frist: Nachzahlung und Guthaben verjähren nach drei Jahren (§§ 195, 199 BGB). Hier findest du alle Fristen mit Datumsrechnung, die Ausnahmen und eine Checkliste.

Die Fristen auf einen Blick

Die ersten beiden Fristen sind Ausschlussfristen: Ihr Ablauf nimmt dem Anspruch oder dem Einwand die Wirkung. Die Verjährung wirkt dagegen nur, wenn sich der Schuldner darauf beruft.

Wann beginnt und wann endet die Frist der Nebenkostenabrechnung?

Die Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums und endet zwölf Monate später mit dem Zugang der Abrechnung beim Mieter.

Der Gesetzestext lautet: „Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.“ Der Abrechnungszeitraum ist in der Regel ein Jahr (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB: „jährlich“). Meist ist es das Kalenderjahr, du kannst aber auch einen abweichenden Zeitraum wählen.

Beispiele: So rechnest du das Fristende aus

So rechnest du (§ 188 Abs. 2 und 3 BGB): Ende des Zeitraums nehmen, zwölf Monate dazuzählen, die Frist endet mit Ablauf des Tages, der dem Enddatum entspricht. Bei einem Zeitraum bis Monatsende ist das der letzte Tag des zwölften Folgemonats. Fehlt der entsprechende Tag im letzten Monat, endet die Frist mit dem letzten Tag dieses Monats. Fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt es sich nach verbreiteter Ansicht gemäß § 193 BGB auf den nächsten Werktag. Verlass dich darauf nicht: Plane so, dass die Abrechnung deutlich früher beim Mieter ist.

Wie du die Abrechnung Schritt für Schritt aufbaust, steht in der Anleitung zur Nebenkostenabrechnung in 10 Schritten.

Zugang zählt, nicht das Absendedatum

Entscheidend ist, wann die Abrechnung beim Mieter ankommt. Zugegangen ist sie (§ 130 Abs. 1 BGB), sobald sie so in seinen Machtbereich gelangt, dass er sie unter gewöhnlichen Umständen zur Kenntnis nehmen kann. Ein Einwurf in den Briefkasten zu den üblichen Zustellzeiten gilt am selben Tag als Zugang. Wirfst du sie erst spät abends ein, gilt sie in der Regel erst am nächsten Tag als zugegangen. Urlaub des Mieters verlängert deine Frist nicht.

Den rechtzeitigen Zugang musst du beweisen. Am sichersten ist ein Bote, der den Inhalt des Umschlags kennt und den Einwurf bezeugen kann. Ein Einwurf-Einschreiben belegt den Einwurf, nicht aber den Inhalt. Bei einem Übergabe-Einschreiben, das der Mieter nicht abholt, liegt nach der Rechtsprechung kein Zugang vor, der Benachrichtigungszettel im Briefkasten genügt nicht. Zur elektronischen Übermittlung siehe Nebenkostenabrechnung digital versenden.

Was gilt, wenn du die Frist verpasst?

• Keine Nachforderung: Nach Fristablauf ist die Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), und zwar ganz, auch bei einem Tag Verspätung.
• Guthaben bleibt geschuldet: Der Ausschluss betrifft nur deine Nachforderung. Ein Guthaben des Mieters musst du auszahlen (Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung).
• Abrechnungspflicht bleibt: Die Pflicht zur Abrechnung besteht auch nach Fristablauf weiter (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).
• Vorauszahlungen anpassen: Auch eine verspätete Abrechnung kann Grundlage für eine Anpassung der Vorauszahlungen nach § 560 Abs. 4 BGB sein (BGH, Urteil vom 16.06.2010, VIII ZR 258/09). Sie muss formell ordnungsgemäß sein, und inhaltliche Fehler, die das Abrechnungsergebnis zulasten des Mieters verschieben, schließen die Anpassung insoweit aus (BGH, Urteil vom 15.05.2012, VIII ZR 245/11).
• Zurückbehaltung und Rückforderung: Rechnest du nach Fristablauf nicht ab, darf der Mieter während des Mietverhältnisses die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten (BGH, Urteil vom 29.03.2006, VIII ZR 191/05). Nach Ende des Mietverhältnisses kann er die Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum zurückverlangen (BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04).

Rechenbeispiel

Abrechnungszeitraum 2025, Vorauszahlungen 12 × 180,00 € = 2.160,00 €, tatsächlich umgelegte Kosten 2.640,00 €. Die Nachforderung beträgt 480,00 €.

Ausnahme: Verspätung nicht zu vertreten

Du behältst deine Nachforderung ausnahmsweise, wenn du die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hast (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das musst du darlegen und beweisen. Nach der Rechtsprechung des BGH musst du konkret darlegen, welche Bemühungen du unternommen hast, um eine rechtzeitige Abrechnung sicherzustellen (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Eine von dir beauftragte Mietverwaltung wird dir üblicherweise zugerechnet (§ 278 BGB).

Anders ist es bei einer vermieteten Eigentumswohnung: Der WEG-Verwalter ist kein Erfüllungsgehilfe des vermietenden Eigentümers (§ 278 BGB), sein Verschulden wird dir also nicht automatisch zugerechnet. Eine späte Abrechnung der Verwaltung entschuldigt dich also nur, wenn du die genannten Bemühungen konkret darlegst. Anerkannt ist etwa der Fall, dass die Gemeinde die Grundsteuer erst rückwirkend festsetzt. Dann musst du die Nachforderung nach dem BGH im Regelfall innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Hindernisses geltend machen (BGH, Urteil vom 05.07.2006, VIII ZR 220/05). Eine starre Frist für jeden Einzelfall ist das nicht.

Formell unwirksam oder nur inhaltlich falsch?

• Formell unwirksam ist eine Abrechnung, der wesentliche Mindestangaben fehlen, etwa Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters oder Abzug der Vorauszahlungen. Sie wahrt die Frist nicht. Du kannst nur innerhalb der 12 Monate eine wirksame Abrechnung nachreichen.
• Inhaltlich falsch ist eine Abrechnung mit Rechenfehlern oder falschen Einzelposten. Sie wahrt die Frist. Nach Fristablauf kannst du eine inhaltlich falsche Abrechnung nicht mehr zulasten des Mieters ändern: Weder darf die Nachforderung steigen noch ein ausgewiesenes Guthaben sinken (BGH, Urteil vom 12.12.2007, VIII ZR 190/06). Zugunsten des Mieters ist eine Korrektur weiter möglich. Ausnahme bleibt, dass du die Verspätung nicht zu vertreten hast.

Prüfe deshalb vor dem Versand, ob alle Mindestangaben enthalten sind. Mit dem kostenlosen Online-Rechner baust du die Abrechnung mit Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und Vorauszahlungen strukturiert auf.

Fristen für Mieter: Einwendungen und Zahlung

Auch die Fristen deines Mieters solltest du kennen, denn sie bestimmen, wann deine Abrechnung Bestand hat. Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6). Geht die Abrechnung am 15.03.2027 zu, endet die Frist mit Ablauf des 15.03.2028.

• Umfang des Ausschlusses: Er erfasst auch den Einwand, die Umlage einer Kostenart sei im Mietvertrag nicht vereinbart (BGH, Urteil vom 10.10.2007, VIII ZR 279/06), und grundsätzlich auch Kosten, die nicht umlagefähig sind (BGH, Urteil vom 11.05.2016, VIII ZR 209/15).
• Formell unwirksame Abrechnung: Insoweit beginnt die Einwendungsfrist gar nicht erst zu laufen (BGH, Versäumnisurteil vom 08.12.2010, VIII ZR 27/10).
• Zahlung ohne Vorbehalt: Sie ist für sich genommen kein Anerkenntnis der Abrechnung (BGH, Urteil vom 12.01.2011, VIII ZR 296/09). Der Mieter kann innerhalb der 12 Monate weiter Einwände erheben.
• Belegeinsicht: Der Mieter kann Einsicht in die Belege verlangen (§ 556 Abs. 4 Satz 1 BGB). Du darfst sie elektronisch bereitstellen (Satz 2). Mehr dazu in Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung.
• Zahlungsfrist: Eine gesetzliche Zahlungsfrist gibt es nicht (mehr dazu in Nebenkostennachzahlung: Frist, Fälligkeit und Raten). Die Nachforderung wird mit Zugang einer ordnungsgemäßen Abrechnung fällig (§ 271 BGB). Verzug tritt nach einer Mahnung ein oder, wenn die Abrechnung darauf hinweist, 30 Tage nach Zugang (§ 286 BGB). Muster und Fristen für die Mahnung findest du in Nebenkostennachzahlung anmahnen. Wehrt sich der Mieter, hilft der Leitfaden zum Mieter-Widerspruch.

Verjährung: 3 Jahre ab Jahresende

Nachforderung und Guthaben verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den Umständen Kenntnis hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit haben müsste (§ 199 Abs. 1 BGB). Bei der Nebenkostenabrechnung entsteht der Anspruch mit dem Zugang der Abrechnung. Maßgeblich ist also das Jahr des Zugangs, nicht das Abrechnungsjahr.

Ein Beispiel: Du hast 420,00 € Nachzahlung für 2024 am 10.07.2025 zugestellt, der Mieter zahlt nicht. Du kannst bis zum 31.12.2028 mahnen und klagen. Nach diesem Tag darf der Mieter die Zahlung verweigern, wenn er sich auf die Verjährung beruft (§ 214 Abs. 1 BGB). Ein einfaches Mahnschreiben hemmt die Verjährung nicht, erst Verhandlungen, ein gerichtlicher Mahnbescheid oder eine Klage. Die kurze Verjährung von 6 Monaten (§ 548 BGB, Vermieteransprüche) betrifft Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung, nicht die Betriebskostenabrechnung. Warte nicht so lange: Mit dem Mieterwechsel oder Auszug wird die Durchsetzung oft schwerer, siehe Nebenkostenabrechnung nach Auszug.

Hemmung durch Verhandlung, Mahnbescheid und Klage

• Verhandlungen (§ 203 BGB): Verhandelt ihr über die Abrechnung, ist die Verjährung gehemmt, bis eine Seite die Fortsetzung verweigert. Die Verjährung tritt frühestens drei Monate nach dem Ende der Hemmung ein.
• Mahnbescheid und Klage (§ 204 BGB): Beides hemmt die Verjährung. Die Hemmung endet sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens oder nach seinem letzten Schritt, wenn es nicht weiterbetrieben wird.
• Anerkenntnis (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB): Erkennt der Mieter die Forderung erkennbar an, beginnt die Verjährung neu, und zwar taggenau ab dem Anerkenntnis. Ob eine Teilzahlung ein Anerkenntnis ist, hängt vom Einzelfall ab; allein die Zahlung genügt nicht ohne Weiteres. Sieht man die Teilzahlung am 15.05.2027 als Anerkenntnis, verjährt der Rest mit Ablauf des 15.05.2030.

Neben der Verjährung kann ein Anspruch ausnahmsweise verwirkt sein (§ 242 BGB). Dafür muss er längere Zeit nicht geltend gemacht worden sein, und der Schuldner muss sich auf das Ausbleiben eingerichtet haben. Bloßes Nichtstun reicht dafür nach der Rechtsprechung des BGH nicht aus.

Wenn nicht abgerechnet wurde

Ohne Abrechnung entsteht weder eine Nachforderung noch ein Guthaben, also läuft dafür auch keine Verjährung. Die Pflicht zur Abrechnung bleibt bestehen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB), und auch der Anspruch auf die Abrechnung selbst unterliegt der regelmäßigen Verjährung (§ 195 BGB). Wann diese Frist beginnt, hängt vom Einzelfall ab. Eine Nachforderung kannst du nach Ablauf der Abrechnungsfrist aber in der Regel nicht mehr durchsetzen, und der Mieter kann die Vorauszahlungen zurückhalten oder zurückfordern (siehe oben).

Was das für deinen Mieter bedeutet

Dein Mieter hat 12 Monate ab Zugang für Einwände. Diese Einwendungsfrist ist keine Verjährung: Nach ihrem Ablauf sind Einwände ausgeschlossen, auch wenn die drei Jahre Verjährung noch laufen. Entdeckt er im Februar 2026 einen Fehler in einer Abrechnung, die im Mai 2024 zuging, kann er sich darauf nicht mehr berufen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters verjährt dagegen erst nach drei Jahren ab Jahresende des Zugangs, eine Zwölfmonatsfrist für die Auszahlung gibt es nicht.

Heizkosten, Teilabrechnung und Sonderfälle

Heizkostenabrechnung

Für die Heizkostenabrechnung gilt dieselbe Frist aus § 556 Abs. 3 BGB. Die Heizkostenverordnung enthält keine eigene Abrechnungsfrist. Einzelheiten zur Erstellung stehen auf der Seite Heizkostenabrechnung erstellen.

Teilabrechnung

Du bist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Beim Auszug des Mieters musst du also nicht sofort abrechnen. Die Frist von 12 Monaten läuft aber ab dem Ende des Abrechnungszeitraums, auch wenn der Mieter früher auszieht. Wie du bei einem Wechsel aufteilst, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel.

Gewerbemiete und Vereinbarungen

§ 556 Abs. 3 BGB steht im Wohnraummietrecht, und § 578 BGB erklärt ihn für Gewerberaum nicht für anwendbar. Dort richtet sich die Abrechnung nach dem Vertrag und dem allgemeinen Recht. Die Verjährung gilt auch dort. Mehr dazu in Nebenkostenabrechnung für Gewerbe. Eine Vereinbarung im Wohnraummietvertrag, die zum Nachteil des Mieters von § 556 Abs. 3 abweicht, etwa eine längere Abrechnungsfrist, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).

Checkliste für Vermieter

• Fristende berechnen: Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate, Datum im Kalender eintragen.
• Ein Warndatum etwa drei Monate vor Fristende setzen und fehlende Rechnungen von Versorgern, Messdienst und Verwaltung früh schriftlich anfordern.
• Mindestangaben prüfen: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Mieteranteil, Vorauszahlungen.
• Zugang beweisbar sichern (Bote mit Zeugen) und das Zustelldatum notieren.
• Einwendungsfrist des Mieters (12 Monate ab Zugang) im Kalender vermerken.
• Nachforderung nach Zugang zeitnah anmahnen, die Verjährung (31.12. des dritten Jahres nach dem Zugangsjahr) im Blick behalten.
• Bei Verspätung ohne Verschulden den Grund und alle Nachfragen dokumentieren.

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Häufige Fragen

Bis wann muss ich als Vermieter die Betriebskostenabrechnung erstellen?

Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums muss sie dem Mieter zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für 2025 ist das der 31.12.2026. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Absendedatum.

Wann beginnt und wann endet die Frist für die Nebenkostenabrechnung?

Die Abrechnungsfrist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums und endet zwölf Monate später (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Bei einem Zeitraum bis zum 31.12.2025 ist das der 31.12.2026. Die Abrechnung muss bis dahin beim Mieter zugegangen sein. Danach läuft die dreijährige Verjährung, die mit dem Ende des Jahres beginnt, in dem die Abrechnung zugeht.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?

Deine Nachforderung ist ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters musst du trotzdem auszahlen.

Wann verjährt die Nebenkostenabrechnung?

Nachforderung und Guthaben verjähren drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist (§§ 195, 199 BGB). Geht sie am 15.03.2027 zu, verjähren die Ansprüche mit Ablauf des 31.12.2030.

Wie lange dürfen Nebenkosten rückwirkend eingefordert werden?

Du musst innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Hast du fristgerecht abgerechnet, kannst du die Nachzahlung bis zur Verjährung nach drei Jahren ab Jahresende des Zugangs einfordern.

Wie lange kann der Mieter die Abrechnung beanstanden?

12 Monate ab Zugang (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Bei einer formell unwirksamen Abrechnung beginnt die Frist nicht.

Kann ich nach einer verspäteten Abrechnung die Vorauszahlungen erhöhen?

Ja, die Fristversäumnis schließt eine Anpassung nach § 560 Abs. 4 BGB nicht aus (BGH, VIII ZR 258/09). Die Abrechnung muss aber formell ordnungsgemäß sein, und inhaltliche Fehler zulasten des Mieters schließen die Anpassung insoweit aus (BGH, VIII ZR 245/11).

Beginnt die Verjährung neu, wenn der Mieter einen Teil zahlt?

Möglich, aber nicht automatisch. Erkennt der Mieter die Forderung mit der Teilzahlung erkennbar an, beginnt die Verjährung neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB), dann taggenau ab der Zahlung. Ob das so ist, hängt vom Einzelfall ab.