Wärmepumpe abrechnen: Heizkosten + Warmwasser 2026

Immer mehr Mietshäuser heizen mit einer Wärmepumpe, ob Luft-Wasser-Wärmepumpe oder Erdwärme. Bei der Nebenkostenabrechnung stellt sich dann eine Frage, die es bei Gas und Öl so nicht gab: Abgerechnet werden Stromkosten, verteilt wird aber nach Wärme. Wer diese beiden Größen verwechselt, verteilt die Kosten falsch, oft um den Faktor drei bis vier. Dieser Ratgeber erklärt, welche Kosten du umlegen darfst, wie die Heizkostenverordnung bei Wärmepumpen anzuwenden ist und wie du Heizung und Warmwasser sauber trennst.

Gilt die Heizkostenverordnung für Wärmepumpen?

Ja. Die Heizkostenverordnung (HeizKV) knüpft an die zentrale Versorgung mit Wärme und Warmwasser an, nicht an den Energieträger. Eine zentrale Wärmepumpe, die das Gebäude beheizt, ist eine Zentralheizung im Sinne der Verordnung, genau wie ein Gaskessel. Das bedeutet: Die Kosten müssen grundsätzlich zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Wohnfläche (§§ 7, 8 HeizKV). Eine rein flächenbasierte Verteilung ist im Regelfall unzulässig und löst das 15-Prozent-Kürzungsrecht des Mieters aus (§ 12 HeizKV).

Eine wichtige Ausnahme gibt es beim Zweifamilienhaus: Wohnt der Vermieter selbst in einem Gebäude mit nur zwei Wohnungen, können die Parteien die Abrechnung abweichend vereinbaren (§ 2 HeizKV). Ab drei Wohneinheiten gilt die Verordnung zwingend. Die Grundlagen erklärt ausführlich der Heizkostenverordnung-Guide.

Welche Wärmepumpen-Kosten sind umlagefähig?

• Betriebsstrom der Wärmepumpe: der größte Posten. Er entspricht den Brennstoffkosten einer klassischen Heizung (§ 7 Abs. 2 HeizKV). Voraussetzung ist ein eigener Stromzähler für die Wärmepumpe, damit der Verbrauch nicht mit Allgemein- oder Haushaltsstrom vermischt wird. Auch der Grundpreis eines separaten Wärmepumpen-Stromtarifs gehört dazu.
• Wartung und Pflege der Anlage, etwa der jährliche Kundendienst.
• Verbrauchserfassung: Miete oder Eichkosten der Wärmemengenzähler, Kosten der Ablesung und Abrechnung.

Nicht umlagefähig sind Anschaffung, Einbau, Finanzierung und Reparaturen der Wärmepumpe. Das sind Investitions- bzw. Instandhaltungskosten, keine Betriebskosten.

Ein Vorteil am Rande: Da eine Wärmepumpe keinen Brennstoff im Sinne des Brennstoffemissionshandels verbrennt, fallen keine CO2-Kosten nach dem CO2KostAufG an, die zwischen Vermieter und Mieter aufzuteilen wären. Der CO2-Ausweis, der bei Gas und Öl Pflicht ist, entfällt hier in der Regel.

Die zentrale Falle: Strom-kWh sind keine Wärme-kWh

Eine Wärmepumpe macht aus einer Kilowattstunde Strom typischerweise drei bis vier Kilowattstunden Wärme. Dieses Verhältnis heißt Jahresarbeitszahl (JAZ). Für die Abrechnung heißt das: Der Stromverbrauch der Wärmepumpe und die im Haus verteilte Wärme sind zwei verschiedene Zahlen, die du nie direkt miteinander verrechnen darfst.

Relevant wird das bei der verbundenen Anlage, wenn die Wärmepumpe auch das Warmwasser erzeugt. Dann müssen die Gesamtkosten zunächst rechnerisch auf Heizung und Warmwasser aufgeteilt werden (§ 9 HeizKV). Die Warmwasser-Wärmemenge ist dafür grundsätzlich mit einem Wärmemengenzähler zu messen (§ 9 Abs. 2 HeizKV). Nur wenn die Messung einen unzumutbar hohen Aufwand verursachen würde, darf ersatzweise gerechnet werden: Q = 2,5 × Warmwasservolumen in m³ × (Warmwassertemperatur − 10 °C), das Ergebnis ist die Warmwasser-Wärme in kWh. Wie diese Formel im Detail funktioniert, zeigt der Ratgeber Warmwasserkosten nach HeizKV berechnen.

Der Anteil der Warmwasserkosten ergibt sich dann aus Warmwasser-Wärme geteilt durch Gesamt-Wärme. Beide Zahlen müssen Wärmemengen sein. Wer die Warmwasser-Wärme stattdessen durch den Stromverbrauch der Wärmepumpe teilt, überschätzt den Warmwasseranteil ungefähr um die Jahresarbeitszahl, und im Extremfall kommt rechnerisch mehr als 100 Prozent heraus.

Rechenbeispiel: Dreifamilienhaus mit Erdwärme

Ein Haus mit drei Wohnungen, die Erdwärmepumpe erzeugt Heizung und Warmwasser:

• Stromverbrauch der Wärmepumpe: 8.500 kWh, Stromkosten inkl. Grundpreis: 3.000 Euro
• Wartung: 300 Euro, Summe der Position: 3.300 Euro
• Erzeugte Gesamtwärme laut zentralem Wärmemengenzähler: 30.000 kWh
• Warmwasserverbrauch aller Wohnungen: 75 m³ bei 60 °C, kein Warmwasser-Wärmezähler abgelesen

Warmwasser-Wärme nach der Ersatzformel: 2,5 × 75 × (60 − 10) = 9.375 kWh. Der Warmwasseranteil beträgt 9.375 / 30.000 = 31,25 Prozent, also 1.031,25 Euro Warmwasserkosten und 2.268,75 Euro Heizkosten. Beide Blöcke werden anschließend getrennt auf die Mieter verteilt: die Heizkosten nach den Heizungs-Verbrauchswerten, die Warmwasserkosten nach den Warmwasser-Zählerständen der Wohnungen, jeweils zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch. Wie der Grund- und Verbrauchskostenanteil funktioniert, erklärt der Ratgeber Grundkosten und Verbrauchskosten.

Zum Vergleich die Falle: Hätte man die 9.375 kWh Warmwasser-Wärme fälschlich durch die 8.500 kWh Strom geteilt, käme ein „Warmwasseranteil" von 110 Prozent heraus, ein offensichtlich unmögliches Ergebnis. Bei weniger Warmwasserverbrauch fällt der Fehler kleiner aus und bleibt oft unbemerkt, die Abrechnung ist trotzdem falsch.

Wärmezähler neu eingebaut, aber kein Anfangsstand?

Ein häufiger Übergangsfall: Der Warmwasser-Wärmezähler wurde erst während des Abrechnungszeitraums eingebaut oder es fehlt der Ablesestand vom Periodenbeginn. Dann lässt sich die Wärmemenge für diese eine Periode noch nicht aus dem Zähler ermitteln, und die Ersatzformel dient als Übergangslösung. Wichtig: Notiere den aktuellen Zählerstand mit Datum (ein Foto genügt), er ist der Anfangsstand der nächsten Abrechnung, mit der du dann normgerecht misst. Dauerhaft ohne Messung zu rechnen ist riskant: Ohne nachweisbare Ausnahme darf der Mieter die gesamte Position um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizKV, BGH, Urteil vom 12.01.2022, VIII ZR 151/20).

So trägst du es im Nebenkostenrechner ein

Im Nebenkostenrechner wählst du bei den Betriebskosten die Kostenart „Heizung & Warmwasser (verbunden)". Dort trägst du ein:

• Jahresbetrag: Stromkosten der Wärmepumpe plus Wartung und Erfassungskosten.
• Gesamtenergie: die erzeugte Wärme in kWh (zentraler Wärmemengenzähler oder Summe der Wohnungs-Wärmezähler plus Warmwasser-Wärme), nicht der Stromverbrauch.
• Gemessene WW-Wärmemenge, falls ein Warmwasser-Wärmezähler abgelesen wurde; andernfalls Warmwasservolumen und Warmwassertemperatur, dann rechnet der Rechner die Ersatzformel automatisch.
• Je Mieter die Heizungs-Verbrauchswerte und den Warmwasser-Verbrauch in m³.

Die Trennung nach § 9 HeizKV und die 70/30-Verteilung übernimmt der Rechner, inklusive Warnhinweisen, wenn Angaben fehlen.

Häufige Fragen

Die Wärmepumpe hat keinen eigenen Stromzähler. Darf ich schätzen?

Ohne eigenen Zähler lässt sich der Wärmepumpen-Strom nicht sauber vom übrigen Strom abgrenzen, eine bloße Schätzung ist angreifbar und verstößt schnell gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot. Lass einen Zwischenzähler setzen, die Kosten dafür sind überschaubar und der Zähler gehört zu den umlagefähigen Erfassungskosten.

Brauche ich die Jahresarbeitszahl für die Abrechnung?

Nein. Wenn du durchgehend mit Wärmemengen rechnest (Gesamtwärme und Warmwasser-Wärme), kommt die Jahresarbeitszahl in der Abrechnung nicht vor. Sie wird nur gebraucht, wenn keine Gesamtwärme gemessen wird und aus dem Strom auf die Wärme hochgerechnet werden soll, und genau dann werden Abrechnungen fehleranfällig.

Gilt das alles auch für Erdwärme?

Ja. Erdwärme (Sole-Wasser-Wärmepumpe) ist abrechnungstechnisch eine Wärmepumpe wie jede andere: Stromkosten statt Brennstoff, Verteilung nach HeizKV, Warmwasser-Trennung nach § 9 HeizKV bei verbundener Anlage.

Muss ich bei einer Wärmepumpe CO2-Kosten aufteilen?

In der Regel nein. Das CO2KostAufG verteilt die CO2-Kosten aus dem Brennstoffemissionshandel (Gas, Öl). Beim Strombezug einer Wärmepumpe fallen solche Brennstoff-CO2-Kosten nicht an, es gibt daher nichts aufzuteilen.

Was gilt bei einem Zweifamilienhaus, in dem ich selbst wohne?

Dann könnt ihr die Abrechnung vertraglich abweichend von der HeizKV regeln (§ 2 HeizKV), etwa nach Wohnfläche. Ohne eine solche Vereinbarung bleibt es auch dort bei der verbrauchsabhängigen Abrechnung.