Nebenkostenabrechnung nach Auszug: Fristen und Kaution

Auch nach dem Auszug muss dein Vermieter über die Nebenkosten abrechnen, aber nicht sofort: Die Abrechnung für dein letztes Mietjahr kommt zum regulären Termin, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Bis dahin darf er einen angemessenen Teil der Kaution zurückhalten, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist, aber nicht die ganze Kaution. Damit die Abrechnung stimmt, gehören beim Auszug die Zählerstände ins Übergabeprotokoll. Hier findest du Fristen, Kautionsregeln und eine Checkliste für die Übergabe.

Wann die Abrechnung nach dem Auszug kommt

Der Vermieter muss für den gesamten Zeitraum abrechnen, in dem das Mietverhältnis bestand (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Auszug ändert den Stichtag nicht: Maßgeblich ist das Ende des Abrechnungszeitraums, nicht dein Auszugsdatum. Eine Zwischenabrechnung zum Auszug schuldet der Vermieter nicht, denn zu Teilabrechnungen ist er nicht verpflichtet.

Beispiel: Auszug zum 30. Juni 2025

Der Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr.

• Abrechnung 2024: vollständiges Jahr, musste bis spätestens 31.12.2025 bei dir sein.
• Abrechnung 2025: nur für den 01.01. bis 30.06.2025, muss bis spätestens 31.12.2026 bei dir sein.

Kommt die Abrechnung zu spät, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben musst du trotzdem bekommen. Alles zu den Fristen steht im Ratgeber Frist für die Nebenkostenabrechnung.

So werden die Kosten bis zum Auszug berechnet

• Kosten ohne Verbrauchsbezug (Grundsteuer, Versicherung, Müll, Hauswart): zeitanteilig für deine Mietzeit, meist tagesgenau.
• Heizung: Die Verbrauchskosten werden nach der Zwischenablesung zum Auszugstag verteilt, die Grundkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig (§ 9b HeizkostenV). Nur wenn die Zwischenablesung nicht möglich oder zu ungenau war, werden die gesamten Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig verteilt.
• Warmwasser: Verbrauch nach Zwischenablesung, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig.
• Kaltwasser: Mit Wohnungswasserzähler nach den Zählerständen zum Auszug, ohne Zähler nach dem vereinbarten Schlüssel zeitanteilig. Gradtagszahlen spielen beim Wasser keine Rolle.

Die Gebühr des Messdienstes für die Zwischenablesung darf dir nicht als Betriebskosten berechnet werden (BGH, Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07), es sei denn, dein Mietvertrag regelt das wirksam anders. Wie die Aufteilung im Einzelnen aussieht, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel.

Übergabeprotokoll: Zählerstände und Zustand festhalten

Das Übergabeprotokoll ist beim Auszug dein wichtigstes Beweismittel, für den Zustand der Wohnung und für die Nebenkosten. Ohne dokumentierte Zählerstände lässt sich später kaum nachprüfen, ob dir der richtige Verbrauch berechnet wurde.

Das gehört ins Protokoll

• Datum der Übergabe und Namen aller Anwesenden.
• Heizkostenverteiler an jedem Heizkörper (Anzeigewert und Gerätenummer). Sie sind in Mietwohnungen weit häufiger als eigene Wärmezähler.
• Wärmezähler der Wohnung, falls vorhanden.
• Wasserzähler, Kalt- und Warmwasser getrennt, mit Zählernummer.
• Stromzähler und bei einer Etagenheizung der Gaszähler der Wohnung.
• Zustand der Räume mit konkreten Mängeln und Fotos.
• Schlüssel: Anzahl und Art der zurückgegebenen Schlüssel.
• Unterschriften von Mieter und Vermieter, und eine Kopie für dich.

Fotografiere jeden Zähler so, dass Stand und Zählernummer lesbar sind. Verweigert eine Seite die Unterschrift, wird das im Protokoll vermerkt; ein Zeuge und Fotos stärken dann die eigene Position. Eine Vorlage bekommst du mit dem Übergabeprotokoll-Generator oder als Wohnungsübergabeprotokoll zum Download.

Wer die Zählerstände weiterleitet

• Heizung und Warmwasser: Die Zwischenablesung veranlasst der Vermieter, meist über den Messdienst (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV).
• Wasser im Mehrfamilienhaus: Das Wasserwerk rechnet mit dem Eigentümer über den Hauptzähler ab, nicht wohnungsweise. Die Wohnungszähler wertet der Vermieter oder Messdienst in der Nebenkostenabrechnung aus.
• Strom und eigenes Gas: Hast du einen eigenen Vertrag, meldest du den Zählerstand zum Auszug selbst deinem Lieferanten und kündigst oder ziehst den Vertrag um.

Kaution: Wie viel darf der Vermieter einbehalten?

Die Kaution sichert auch Forderungen, die erst nach dem Auszug fällig werden, etwa eine Nachzahlung aus der letzten Nebenkostenabrechnung. Der BGH hat entschieden: Ist eine Nachforderung zu erwarten, darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution bis zum Ablauf seiner Abrechnungsfrist zurückbehalten (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05).

• Nur ein angemessener Betrag: Maßstab ist die zu erwartende Nachzahlung. Anhaltspunkte sind die Ergebnisse der Vorjahre und gestiegene Kosten.
• Nicht die ganze Kaution: Den Teil, der für die Nebenkosten und andere konkrete Forderungen nicht gebraucht wird, muss der Vermieter nach einer angemessenen Prüfzeit auszahlen.
• Keine feste Frist: Das Gesetz nennt weder eine Monatsfrist noch eine feste Höhe. Die oft genannten drei bis sechs Monate sind ein Richtwert aus der Praxis, keine gesetzliche Regel.
• Nach Ablauf der Abrechnungsfrist: Hat der Vermieter bis dahin nicht abgerechnet und die Verspätung zu vertreten, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen. Für einen Einbehalt wegen der Nebenkosten gibt es dann keinen Grund mehr.

Wann die Kaution insgesamt zurückzuzahlen ist, steht im Ratgeber Mietkaution: Rückzahlung und Frist.

§ 548 BGB: sechs Monate für Schadensersatz, nicht für die Nachzahlung

Ansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung, also Schadensersatz etwa für beschädigte Böden, verjähren nach § 548 Abs. 1 BGB in sechs Monaten. Die Frist beginnt, sobald der Vermieter die Wohnung zurückerhält. Deshalb ist das Datum der Schlüsselrückgabe im Protokoll wichtig.

Diese kurze Frist gilt nicht für die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung. Für sie gelten die zwölfmonatige Abrechnungsfrist und danach die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Dasselbe gilt für dein Guthaben. Ob der Vermieter mit einem verjährten Schadensersatzanspruch noch gegen die Kaution aufrechnen kann, richtet sich nach § 215 BGB. Mehr dazu im Ratgeber § 548 BGB: Verjährung von Vermieteransprüchen.

Guthaben und Nachzahlung nach dem Auszug

Guthaben

Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, muss der Vermieter es auszahlen, auch wenn das Mietverhältnis längst beendet ist. Fordere es schriftlich an und setze eine Frist von zwei bis vier Wochen. Der Vermieter darf das Guthaben mit eigenen fälligen Forderungen gegen dich verrechnen, zum Beispiel mit einem Mietrückstand. Bestreitest du eine solche Forderung, widersprich der Verrechnung schriftlich. Mehr im Ratgeber Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung.

Nachzahlung

Eine Nachzahlung musst du auch nach dem Auszug leisten, wenn

• die Abrechnung innerhalb der Zwölf-Monats-Frist zugegangen ist oder der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat,
• sie formell ordnungsgemäß ist und
• nur Kosten enthält, die umlagefähig und im Mietvertrag vereinbart sind (nicht umlagefähige Kosten).

Viele Vermieter verrechnen die Nachzahlung direkt mit dem einbehaltenen Teil der Kaution. Prüfe die Abrechnung deshalb genau, bevor du den Rest der Kaution akzeptierst. Einwendungen kannst du innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erheben. Die ganze Abrechnung prüft der KI-Check für Nebenkostenabrechnungen; der Prüfbericht kostet ab 9,90 € einmalig. Wie ein Bericht aussieht, zeigt der Beispielbericht.

Was tun, wenn der Vermieter nicht abrechnet?

• Schriftlich auffordern: Verlange die Abrechnung mit einer Frist von etwa vier Wochen, am besten nachweisbar per Einschreiben.
• Nachzahlung verweigern: Nach Fristablauf ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (Nebenkostenabrechnung zu spät).
• Vorauszahlungen zurückfordern: Ist das Mietverhältnis beendet und rechnet der Vermieter nicht fristgerecht ab, kannst du die Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum vollständig zurückverlangen, ohne zuerst auf Erteilung der Abrechnung klagen zu müssen (BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04). Im Beispiel oben: Liegt bis zum 31.12.2026 keine Abrechnung für 2025 vor, kannst du die Vorauszahlungen für Januar bis Juni 2025 zurückfordern. Rechnet der Vermieter danach doch noch ab, wird mit dem Ergebnis verrechnet.
• Kautionsrest einfordern: Ein Einbehalt wegen der Nebenkosten ist dann nicht mehr gerechtfertigt.

Checkliste für Mieter beim Auszug

• Übergabeprotokoll mit allen Zählerständen, Fotos und Unterschriften erstellen und eine Kopie behalten.
• Neue Anschrift dem Vermieter schriftlich mitteilen, damit Abrechnung und Kaution ankommen.
• Vorauszahlungen des letzten Jahres aus den Kontoauszügen zusammenstellen.
• Abrechnungsfrist in den Kalender eintragen: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
• Kaution nachhalten: Ist kein konkreter Sicherungsbedarf mehr erkennbar, schriftlich zur Abrechnung und Auszahlung auffordern.

Häufige Fragen

Wie lange hat der Vermieter nach meinem Auszug Zeit für die Nebenkostenabrechnung?

Bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, nicht nach deinem Auszug. Ziehst du am 30. Juni 2025 aus und wird nach Kalenderjahr abgerechnet, muss die Abrechnung für 2025 bis zum 31. Dezember 2026 bei dir sein.

Darf der Vermieter die Kaution bis zur Nebenkostenabrechnung einbehalten?

Einen angemessenen Teil ja, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Maßstab ist die voraussichtliche Nachforderung, nicht die ganze Kaution. Den Rest muss er nach einer angemessenen Prüfzeit auszahlen.

Gilt die Sechsmonatsfrist des § 548 BGB auch für die Nebenkosten-Nachzahlung?

Nein. § 548 BGB betrifft Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung. Die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung verjährt nach der Regelverjährung in drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist.

Ich habe meine neue Adresse nicht mitgeteilt. Gilt die Abrechnung trotzdem als zugegangen?

Die Abrechnung muss dir zugehen, das Absenden allein reicht nicht. Konnte der Vermieter dich aber nicht erreichen, weil du keine neue Anschrift hinterlassen hast, hat er eine Verspätung unter Umständen nicht zu vertreten und kann die Nachzahlung dann auch nach Fristablauf noch verlangen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Teile deine neue Adresse deshalb immer schriftlich mit.

Muss ich beim Auszug die Zählerstände selbst ablesen?

Ablesen und Weitermelden für Heizung und Warmwasser ist Sache des Vermieters. Trotzdem solltest du alle Zählerstände im Übergabeprotokoll festhalten und fotografieren. So kannst du später prüfen, ob in der Abrechnung der richtige Verbrauch steht.